Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как - Федор Нестеров

♦ выделять главные задачи;

♦ распределять задачи между подчиненными;

♦ делать так, чтобы подчиненные были постоянно заняты делом,

♦ и многое другое.

В результате этого он может добиваться цели, оптимальным образом используя ресурсы своего подразделения.

Второй уровень руководителя – умение управлять своим временем. Это более высокий уровень квалификации. Умеющий управлять своим временем делит свой рабочий день на несколько частей так, что внутри каждой части может концентрироваться на определенных делах. Например, он может разделить время для работы с подчиненными и для встреч с клиентами.

Это очень просто заметить со стороны. Достаточно прийти к нему на встречу и посмотреть, будут ли вас прерывать во время встречи.

Если руководитель плохой – встреча будет постоянно прерываться какими-то внешними факторами: кто-то будет звонить, входить, что-то приносить и т. п. В общем, любым способом отвлекать руководителя от вашей встречи. Если руководитель хороший, то все время вашей встречи он будет работать с вами без всяких прерываний.

Почему этот уровень требует более высокого мастерства от руководителя? Потому что для того, чтобы высвободить свое время, руководителю нужно организовать работу не только своих подчиненных, но и других составляющих своего окружения, многие из которых ему не подчинены.

Как сделать так, чтобы вас не беспокоили члены вашего окружения? Нужно заранее дать им то, что им нужно, в удобной для них форме, чтобы у них не было повода к вам внезапно обращаться.

Пример

Предположим, вы финансовый директор и тратите много времени на звонки и встречи с учредителем. Причем происходит это в неудобные для вас моменты. Как можно сократить эти срочные вызовы?

Для этого нужно понять, что ему от вас нужно. Обычно ему от вас нужны информация или советы. Самый простой способ предоставить и то и другое – встретиться с учредителем и узнать, какая информация ему нужна и с какой частотой, а потом организовать предоставление этой информации. Для получения обратной связи – договориться с ним о регулярных встречах.

Если это сделать, у него просто не будет необходимости часто вас тревожить.

Есть еще один способ, который сложнее воплотить, но тем не менее реально. Воспринимайте его как некую игру, как борьбу за свое право распоряжаться своим временем.

Выполняйте следующие пункты по очереди, так же как вы раньше разгребали завалы несделанных дел.

1. Выбираете составляющую своего окружения, которая является главным «поглотителем вашего времени».

2. Выясняете, что ей от вас обычно нужно, и договариваетесь, как вы сможете это предоставлять в плановом порядке (используя ресурсы своего подразделения).

3. Организовываете процесс предоставления этого (возможно, придется придумать и реализовать целый комплекс мероприятий), постоянно отслеживая конечный результат – уменьшение потерь вашего времени на непредвиденные запросы из этого источника.

4. Делаете это до тех пор, пока ваши затраты времени на общение с данным источником не упадут до приемлемого уровня, снижать который уже нецелесообразно.

5. Снова анализируете свое окружение, выбираете следующий главный «поглотитель времени» и начинаете работать с ним.

Не увлекайтесь: борьба за свободное время не должна поглощать все ваше свободное время. Время не нужно вам само по себе, оно вам нужно для того, чтобы сделать что-то полезное.

Это скорее должно быть похоже на инвестиционный процесс: вы боретесь за то, чтобы у вас появилось свободное время, пока оно у вас не появится.

И вот вы счастливый обладатель некоторого количества свободного времени. Теперь его нужно инвестировать в полезное дело. Желательно в такое, чтобы побочным результатом от него было появление у вас дополнительного количества свободного времени (например, в планирование работы подчиненных).

Если вы инвестировали свое время правильно, то вы продвинулись по направлению к своей цели и у вас должно появиться еще больше свободного времени. Пора снова его инвестировать.

Так шаг за шагом ваше положение становится все лучше и лучше.

Тайное оружие

Как только вы научитесь определять квалификацию руководителя по внешнему виду, вам сразу же захочется похвастаться этим умением перед другими. Постарайтесь преодолеть это желание или же демонстрировать свое умение только очень близким людям.

Умение определять квалификацию руководителя по внешнему виду – это мощное и очень действенное тайное оружие. Как его можно применять?

Оценка конкурентов.

Взгляните на руководителей своего главного конкурента. Если они все ниже первого уровня, как вы думаете, они действительно представляют для вас угрозу? Если кто-то из них второго уровня, вам стоит следить за его действиями.

Выбор поставщиков.

Вы выбираете себе поставщика, от пунктуальности и надежности которого будет зависеть успех вашей компании. Какой минимальный уровень должен быть у руководителя компании-поставщика?

Существует огромное множество других ситуаций, в которых вам может пригодиться это новое тайное умение.

Оценка руководителей и кадрового резерва вашей компании.

Какова квалификация других руководителей вашей компании? Кто из них может быть интересен вам как лидер, с которым стоит иметь дело? Кто входит в кадровый резерв вашей компании? Какова квалификация руководителя у других кандидатов? Кто из них может составить вам конкуренцию?

Умение оценивать уровень руководителя может пригодиться вам в бесчисленном множестве случаев, и чем успешнее будет ваша карьера, тем более значимым может быть это умение.

Оценка собственной квалификации

Оценивать себя сложнее всего. Как отслеживать свой прогресс в умении руководить?

Оценка по уровням управления дает вам возможность посмотреть на себя со стороны: на каком уровне вы сейчас сами работаете? Для этого можно придумать десятки способов:

♦ регулярно всем подразделением делать групповую фотографию, а потом сравнивать, кто и как на ней выглядит;

♦ регулярно делать анализ рабочего дня: смотреть, сколько времени и на что потратили, наблюдать за своими подчиненными со стороны – лица, загрузка, настроение, лояльность и т. п.;

♦ отмечать, как проходят ваши встречи и самостоятельная работа, часто ли вас отвлекают (кто это делает, почему? что нужно сделать, чтобы это устранить?).

Глава 5. Сотрудники. Инструкция по эксплуатации[25]