Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как - Федор Нестеров

Участникам любого совещания желательно предоставить возможность предварительно ознакомиться с информацией по обсуждаемым вопросам. Это правило обязательно в случае обсуждения вопросов с длинной историей, множеством уже совершенных действий и т. д.

Каждый человек по-разному обрабатывает информацию: одному достаточно просто взглянуть, а другому нужно все прочитать и взять сутки на обдумывание. Поэтому идеальный вариант – когда информация перед совещанием рассылается за день или несколько дней. Тогда участники придут на совещание не просто подготовленными, а с уже заранее сформированными мнениями, которые останется только обсудить.

Какую подготовку должны провести участники совещания до его начала

Во многих случаях нужно требовать от участников, чтобы они тоже провели подготовку к совещанию: собрали информацию, написали отчет о своей работе к отчетному собранию, нашли мнение эксперта к собранию по выработке решения. В таких случаях требования к участникам о том, какую подготовку они должны провести, нужно передать им вместе с другими материалами о совещании (датой, временем, повесткой дня, информацией для участников и т. п.).

Ответственность за сбор материалов от участников до начала совещания возлагается на организатора.

Что должно быть сделано в рамках организации совещания

Чем тщательнее проведена подготовка, тем выше будет результативность совещания и тем меньше затраты времени на его проведение. Поэтому лучше всего составить план подготовки совещания. Для этого можно использовать следующий список вопросов:

♦ конечная цель совещания;

♦ ожидаемый результат;

♦ прогноз продолжительности совещания и как ее можно сократить;

♦ дата, время и место совещания;

♦ кто созывает совещание;

♦ список участников;

♦ распределение ролей среди участников;

♦ какую информацию нужно подготовить и разослать участникам, в том числе описание цели совещания и его повестка;

♦ какую подготовку должны провести сами участники;

♦ какое оборудование и/или материалы нужны для проведения (бумага, ручки, доска или флипчарт с фломастерами, проектор для презентаций, вода для участников и т. п.).

Кроме того, необходимо, чтобы до проведения совещания лидер собрал команду подготовки совещания (ведущего, организатора и секретаря) и четко поставил им задачу на проведение совещания.

Пожалуйста, без фанатизма

В предыдущих разделах был описан полный комплекс задач по подготовке совещания по серьезному вопросу, такому как подведение итогов работы за период (с поощрениями, наказаниями и кадровыми выводами), обсуждение стратегии компании и т. п.

Большинство рабочих вопросов не являются такими масштабными, поэтому не нужно каждый раз фанатично исполнять все описанные процедуры. Единственным обязательным элементом будет выполнение функций лидера, который должен хорошо продумать, зачем он собирает совещание и что будет его конечным результатом. А уже из этого будут вытекать необходимый масштаб подготовки и формат проведения.

Признаки хорошо организованного совещания

Если все было хорошо организовано, то у участников мероприятия создается ощущение, что все происходило само собой, легко и непринужденно, а необходимое решение было очевидным и появилось быстро.

Иногда даже возникает легкий налет скуки и обыденности – ни тебе аврала, ни скандала. И только организаторы знают, скольких хлопот им это стоило.

Если у вас все получилось так – вы провели блестящую подготовку. Похвалите себя и сделайте что-то, чтобы донести это понимание до участников совещания. Иначе такую хорошую работу никто не будет ценить. Например, можно сделать хорошей традицией в конце каждого совещания при подведении итогов хвалить организаторов за хорошую организацию и показывать, за что именно.

Как определить уровень квалификации руководителя по его внешнему виду

Народная мудрость гласит, что для того, чтобы узнать человека, нужно съесть с ним пуд соли. Если пересчитать это количество (16 килограммов) на обычные нормы употребления соли в пищу, то получается, что для того, чтобы узнать человека, нужно провести с ним вместе не меньше 5 лет.

У современного руководителя обычно нет таких запасов времени. Он каждый день общается с множеством других руководителей, и для практической работы ему нужны быстрые и простые способы определения чужой квалификации.

Пример

К руководителю подразделения заглянул его друг, осмотрелся и заявил:

– Плохой из тебя руководитель!

Руководитель обиделся:

– Ты ведь ничего не знаешь обо мне и о моем подразделении. Как ты можешь судить об этом?

– А что тут знать? Посмотри на свое лицо и на лица своих подчиненных. У них лица веселые и отдохнувшие, а у тебя лицо загнанной лошади. А должно быть наоборот!

Этот краткий тест очень информативен.

Почему у тестируемого руководителя усталое лицо, а у подчиненных нет?

Потому что тестируемый руководитель не умеет организовать работу своих подчиненных, поэтому они недогружены, а сам он работает за все свое подразделение.

Можно ли считать рекомендацию друга правильной?

Нет! Потому что у хорошего руководителя подчиненные не могут выглядеть, как загнанные лошади. Загнанные лошади никого и никуда не повезут. На самом деле друг руководителя смог определить, что такое «плохо», но еще не знает, как выглядит «хорошо».

Эта история в изложенном виде является отбраковочным тестом. По ней и по реакции на нее можно понять, кто плохой руководитель.

Чтобы понять, кто хороший руководитель, нужно определить, какой должна быть внешняя картинка в его подразделении. Как должно выглядеть его лицо, уже понятно – оно не должно быть усталым. Идеальный вариант – отдохнувшее, воодушевленное, лучится энтузиазмом.

А как должны выглядеть подчиненные? У них должны быть хорошее настроение, рабочий настрой, они должны быть все время заняты полезным делом. Они любят свою работу, любят или уважают своего руководителя, лояльны к своей компании. Если вы видите такую картину, значит, перед вами руководитель первого уровня квалификации – он может организовать работу своих подчиненных.

Первый уровень руководителя – умение организовать работу своих подчиненных. У хорошего руководителя подчиненные всегда чем-то заняты, работают в хорошем темпе и довольны жизнью.

Вы уже знаете, что для того, чтобы добиться такого состояния, руководителю нужно научиться:

♦ планировать;

♦ выделять главные задачи;