Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как - Федор Нестеров

Армия должна быть все время занята делом

Все в мире относительно. Добро и зло, норма и отклонения от нее определяются только по отношению к какому-то эталонному значению. Факт в том, что у человека нет внутренней абсолютной точки отсчета, по отношению к которой он определяет свою жизнь, поэтому он вынужден свое состояние оценивать по отношению либо к поведению окружающих его людей, либо к своему собственному прошлому поведению.

К своему текущему состоянию человек быстро привыкает и через какое-то время считает его обычным. Если ваши подчиненные постоянно загружены работой, то они считают обычным делом активную работу в состоянии постоянной нагрузки.

Беда в том, что у большинства организаций нет постоянной загрузки, она всегда неравномерная: работы все время то мало, то много. В зависимости от типа бизнеса эта неравномерность может проявляться в течение дня, недели, месяца, года или даже нескольких лет. Если у сотрудников периоды авралов сочетаются с периодами спадов[20], то они могут вообразить, что их нормальное состояние – это работа во время спада, а аврал – это работа в режиме перегрузки.

У такого вывода есть множество негативных последствий. Прежде всего, упадет производительность труда – сотрудники будут работать медленнее. А в периоды авралов – просить дополнительных привилегий за ту же работу. В конечном счете затраты компании на заработную плату возрастут.

Еще хуже, если у сотрудников появится много свободного времени, в течение которого они будут предоставлены сами себе. Им станет скучно, и они начнут искать способы себя развлечь. Самым безобидным развлечением обычно бывает пустое времяпровождение в Интернете. Хуже, когда сотрудникам от скуки начинают лезть в голову дурные мысли и они начинают заниматься интригами. Еще хуже, когда от скуки сотрудники начинают делать что-то нестандартное. Так, большинство аварий и несчастных случаев возникают потому, что кому-то показалось интересным попробовать «нажать на эту кнопочку». Например, можно стереть базу клиентов из-за искреннего желания разобраться в том, как она устроена. Чтобы этого не произошло, ваши сотрудники должны быть постоянно заняты каким-то полезным делом. Тогда состояние загрузки они будут считать нормальным.

Первыми с этой проблемой столкнулись военные. Ведь армия – это организация с ярко выраженной сезонностью, в которой есть большое количество вооруженных людей. Во время боевых действий нагрузка может быть запредельной, а в промежутке между ними (не говоря уже про мирное время) активность резко падает. Поэтому главный применяемый военными принцип – армия должна быть постоянно занята делом. Тогда солдаты привыкают к высокой нагрузке и им некогда заниматься глупостями.

Чтобы использовать этот принцип на практике, вам нужно научиться загружать своих подчиненных во время спада деловой активности. Сделать это не так просто. Ничто так не раздражает подчиненных, как бестолковые задачи, ненужность которых очевидна. Поэтому задача должна быть явно полезной. Причем потребность в ней очень часто возникает мгновенно: вы идете по коридору и видите, что кто-то сидит без дела, и вам нужно срочно чем-то его занять, а мгновенно придумать полезную задачу очень сложно.

Единственный выход – задачи на период спада нужно придумывать заранее.

Проще всего заранее составлять длинный список возможных задач и иметь его наготове. Но никому не показывать! Как только подчиненный временно освободился, нужно доставать из списка очередную задачу и давать ему. При этом у сотрудника будет полная иллюзия, что эту задачу вы придумали здесь и сейчас.

Какие задачи лучше всего для этого подходят? Важные и несрочные:

♦ во-первых, их необходимость очевидна для всех, включая подчиненных. А выполнение таких задач будет каждый раз значительно продвигать вашу организацию вперед;

♦ во-вторых, они несрочные. ВнС задачи могут без потерь подождать в вашем списке, пока до них дойдет очередь, в то время как большинство текущих задач являются срочными и не смогут долго находиться в вашем списке (а слишком часто его обновлять – хлопотно для вас);

♦ в-третьих, ВнС задачи очень удобны для подчиненных тем, что раз они не срочные, то и выполнять их можно без явного напряжения. Это позволяет работать в комфортном и удобном для подчиненных режиме. А общее впечатление складывается такое, что без явных авралов дела сильно продвигаются вперед и все всё успевают. Это очень поднимает корпоративный дух подразделения.

Используя этот принцип, вы достигаете сразу трех целей:

♦ поддерживаете производительность труда подразделения на высоком уровне;

♦ загружаете подчиненных во время спада активности;

♦ сосредоточиваете все ресурсы на решении самых важных задач.

Задание 7. Армия должна быть занята делом

1. Определить периоды колебания загрузки сотрудников.

2. Выделить периоды спадов и авралов, причины их возникновения, длительность по времени.

3. Составить для своих подчиненных список важных и несрочных задач для их загрузки во время простоев.

4. Если длительность спадов явно не соответствует ориентировочным затратам времени на решение задач, разбить крупные задачи на более мелкие подзадачи.

Как справляться с множеством дел

Самое сложное – это понять, что никто не может сделать все свои дела и разрешить себе делать только самые важные, не обращая никакого внимания на другие.

Руководители всегда завалены делами. Поэтому наиболее частый их вопрос – как справляться с множеством дел? На эту тему есть одна старая история, уже давно превратившаяся в легенду[21]. И немудрено, ведь описанные в ней события произошли почти сто лет тому назад – в начале XX в.

Один из ее участников, Чарльз Майкл Шваб[22] (1862–1939), – легендарный руководитель, начинавший свою карьеру вместе с богатейшим человеком начала прошлого столетия – сталелитейным магнатом Эндрю Карнеги.

История о том, как Шваб объединил множество разнородных компаний в единую компанию US Steel и фактически создал массовый рынок производства стали, упоминается в известной книге Наполеона Хилла «Думай и богатей».

Но сейчас речь пойдет о другом случае.

Пример

Однажды эксперт по эффективности Айви Ли беседовал с Чарльзом Майклом Швабом, в то время – президентом сталелитейной компании Bethlehem Steel. Ли обрисовал Швабу услуги своей организации и закончил словами:

– Наша служба поможет вам лучше управлять.