Делопроизводство. Подготовка служебных документов - Юрий Демин

(наименование предприятия)

на __________ год __________________________

(место утверждения)

РАЗДЕЛ 1. Краткая характеристика хода реализации программы деятельности предприятия в предыдущем году и первом полугодии текущего года

1.1. ________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

(указывается информация о выполнении программы в предыдущем году, в ходе реализации программы деятельности предприятия в текущем году и об ожидаемых результатах ее выполнения в текущем году)

1.2. ________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(анализ причин отклонения (в том числе ожидаемого) фактических показателей деятельности предприятия от утвержденных) РАЗДЕЛ 2. Мероприятия по развитию предприятия

РАЗДЕЛ 3. Бюджет предприятия на планируемый период

РАЗДЕЛ 4. Показатели деятельности предприятия на планируемый период

1. Показатели экономической эффективности деятельности __________________________________________________________

(наименование предприятия) на _____________________ год

(планируемый период) (тыс. рублей)

2. Дополнительные показатели деятельности ____________________________________________________

(наименование предприятия) на _____________________ год

(планируемый период) (тыс. рублей)

3. Прогноз показателей экономической эффективности деятельности ____________________________________________________

(наименование предприятия) на ___________________________________ годы

(два года, следующих за планируемым)

(тыс. рублей)

Глава 34 Сводка

Сводка – документ, в установленной форме отражающий результаты обработки статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за краткосрочный период времени (часть суток (смена), сутки, неделя, декада). В сводке могут отражаться результаты выполнения строго определенного вида работ или нескольких видов, например, связанных между собой технологически.

Содержание сводки, как правило, представляется в табличной форме. Оформление документа производится на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4 (А5). Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 12 [162] .

Состав реквизитов сводки выглядит следующим образом:

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись.

Сводка подписывается исполнителем и его непосредственным начальником (руководителем соответствующего структурного подразделения (участка работы)).

Пример документа представлен ниже [163] .

Наименование предприятия [164]

СВОДКА

о результатах выполнения сменных заданий работниками цеха № 3

за период с 00:00 25 марта по 24:00 28 марта 2008 года

Начальник цеха № 3 подпись С. А. Сомов

29 марта 2008 г.

Начальник отделения

нормирования и учета подпись А. С. Пескова

29 марта 2008 г.

Глава 35 Отчет

Отчет – документ, в установленной форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более).

Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с отчетными показателями и пояснительный текст [165] . В свою очередь, структура пояснительного текста включает описательную и резюмирующую части. В первой дается характеристика отчетным показателям, во второй – формулируются выводы. Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [166] . В необходимых случаях проект отчета проходит согласование с заинтересованными сторонами.

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 12 [167] .

Состав реквизитов отчета включает:

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ гриф или (и) визы согласования;

♦ отметку о наличии приложения.

Отчет подписывается исполнителем и его непосредственным начальником (руководителем соответствующего структурного подразделения (участка работы)) либо специально уполномоченными лицами. [168]

Пример документа представлен ниже.

Приложение 1

к Порядку представления отчетов

об исполнении целевых программ

ОТЧЕТ [169]

об исполнении финансирования целевых программ Санкт-Петербурга

____________________________________________________________

(наименование программы, срок действия, основание принятия)

Раздел 5 Документы по персоналу 

Глава 36 Резюме

Резюме – краткая документальная самопрезентация соискателя вакансии перед потенциальным работодателем, специфический вид делового письма.

Отличительными особенностями содержания эффективного резюме принято считать доходчивость, убедительность и точность. Его объем в идеале не должен превышать листа писчей бумаги формата А4.

Структура документа должна обеспечивать компактное, последовательное и вместе с тем удобное для изучения расположение текста. Стиль резюме должен быть спокойным, доброжелательным, лаконичным.

Документ оформляется на листах писчей бумаги формата А4. При отправке резюме по электронной почте, как правило, досылается бумажная копия.

Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 11. Состав реквизитов резюме включает:

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись.

Пример документа представлен ниже.

Наименование (код) вакансии

Александрова Бронислава

(персональная и контактная информация соискателя)

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О КВАЛИФИКАЦИИ Энергичный лидер с позитивным опытом работы в России и за рубежом. Обладает знаниями и умениями, достаточными для эффективного управления производством – от его организации с нуля до точечного внедрения инноваций в существующие структуры. Особого успеха добилась в вопросах создания прогрессивных систем управления качеством, оптимизации обработки маркетинговой информации.

ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ (ПОЛНОМОЧИЯ) Планирование: стратегическое и оперативное (долгосрочное и среднесрочное).

Выработка и реализация оптимальных управленческих решений, в том числе нестандартных.

Организационное развитие, включая формирование сети обособленных подразделений.

Реинжиниринг производства. Риск-менеджмент. Управление изменениями.

Координация деятельности заместителей, структурных подразделений. Контроль промежуточных и итоговых результатов деятельности.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ (ОПЫТ РАБОТЫ) ОАО «Название»: январь 2006 – по настоящее время.

Должность: заместитель директора по управлению проектами головного офиса.

Содержание работы: координация работы отдела разработки проектов, контроль разработанных проектов на соответствие заданным параметрам (по сроками реализации и финансовым затратам). С началом реализации проектов – их маркетинговая и сбытовая поддержка.

Главные достижения: … Причина увольнения: …

ЗАО «Название»: июль 2004 – декабрь 2005

Должность: ведущий менеджер, менеджер, консультант отдела проектов.

Содержание работы: обоснование, планирование, представление и реализация проектов в области … (указать конкретно). Формирование «с нуля» бизнес-структур, ориентированных на достижение наивысших результатов продаж и минимизацию производственных затрат.

Главные достижения:. Причина увольнения:.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное: … Дополнительное: … Повышение квалификации: … Курсы: … Семинары: …

(указать, где получено, профессию и квалификацию по документу об образовании)

ЗНАНИЯ, УМЕНИЯ И НАВЫКИ

Владение технологиями управления, знание ин. языка, умение пользоваться программно-техническими средствами обеспечения управленческой деятельности (конкретно).

Подпись

Глава 37 Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу заявителя о содействии в реализации его законных прав или (и) подтверждающий согласие (несогласие) заявителя на выполнение определенных действий [170] . Сотрудник компании может обратиться с заявлением в связи с намерением: