Делопроизводство. Подготовка служебных документов - Юрий Демин

Начальник отдела кадров

подпись Н. Н. Надеждина

31.01.2008

Заключение прилагается.

Начальник юридического отдела

подпись В. В. Викторова

01.02.2008

Замечания прилагаются.

Начальник отдела труда и заработной платы

подпись Г. Г. Грошев

01.02.2008

Глава 23 Справка о состоянии дел

Справка о состоянии дел – документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.

Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.

Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

СПРАВКА

«08» февраля 2008 года

№ 10/ок

О наказании техника Г. Д. Елкиной

Дана в том, что на основании записи № 33 в Журнале учета дисциплинарных взысканий работников компании за 2007 год (инв. 220/ок) установлено следующее.

1. Технику по инвентаризации группы инвентаризации отдела материально-технического обеспечения Елкиной Галине Дмитриевне за ненадлежащее исполнение без уважительной причины своих трудовых обязанностей приказом по персоналу генерального директора от 30.11.2007 № 440-п объявлено дисциплинарное взыскание «выговор» .

2. До настоящего времени дисциплинарное взыскание с Елкиной Г. Д. не снято, в связи с чем она считается имеющей дисциплинарное взыскание .

3. Других неснятых дисциплинарных взысканий Елкина Г. Д. не имеет .

Справка дана в связи с рассмотрением вопроса о целесообразности снятия с Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания.

Начальник отдела кадров Подпись Николаева О. П.

Инспектор по кадрам Подпись Туляков С. Р.

Глава 24 Выписка

Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120] . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании. Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.

ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121]

Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ номер документа;

♦ отметка о наименовании вида документа («Выписка»);

♦ текст документа [122] ;

♦ заверительная надпись установленной формы;

♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже [123] .

Приложение № 3

к Административному регламенту

Федерального агентства по управлению

особыми экономическими зонами

от 26 апреля 2007 г.

ВЫПИСКА

из реестра резидентов особой экономической зоны

Дата   № ___

Настоящая выписка содержит сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе согласно данным реестра резидентов особой экономической зоны

____________________________________________________________

(полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(сокращенное наименование юридического лица) ____________________________________________________________

(фирменное наименование)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(адрес (место нахождения) юридического лица/место жительства индивидуального предпринимателя)

ИНН организации ______________ / КПП _________ / ________

ОГРН: __________________________

ИНН индивидуального предпринимателя ______________________

ОГРНИП: _______________________

«___» «_____________» «____» за регистрационным номером ________

____________________________________________________________

(наименование органа, осуществившего регистрацию)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Должность уполномоченного лица

органа, осуществившего регистрацию Фамилия И.О.

М.П.

Глава 25 Копия

Копия документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [124] . Порядок оформления копии документа определяется федеральными, территориальными, ведомственными (отраслевыми) нормативными правовыми актами [125] либо руководством компании.

Вместе с тем необходимо обратить внимание на сохраняющий свое действие [126] Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» [127] , в соответствии с которым предприятия, учреждения и организации вправе выдавать по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций и необходимых заявителям для решения вопросов, касающихся их прав и законных интересов. Такие копии должны выдаваться на бланках предприятий, учреждений и организаций [128] .

Указанный порядок распространяется и на выдачу предприятиями, учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если получить непосредственно у последних копии этих документов затруднительно (невозможно). Кроме того, предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, кроме того, на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации [129] .

Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу копии, как и в случае с выпиской из документа, может служить оформленная в письменном виде заявка, заявление или запрос. Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ номер документа;

♦ отметка о наименовании вида документа («Копия»);

♦ текст документа [130] ;

♦ заверительная надпись установленной формы;

♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже.

КОПИЯ

Открытое акционерное общество «Аверс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«31» июля 2008 г. г. Екатеринбург № 105-р

Об установлении временного порядка заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам

В связи с опубликованием и вступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам управления персоналом в целях упорядочения работы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, генеральный директор ОАО «Вега» отдал

следующее распоряжение:

1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2008 разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласовании с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкции определить:

1.1. Порядок заключения договоров о допуске к коммерческой тайне предприятия.

1.2. Порядок заключения ученических договоров.

1.3. Порядок заключения договоров о коллективной и индивидуальной материальной ответственности.

2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции, указанной в п. 1 настоящего распоряжения, при заключении с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, руководствоваться прилагаемым Временным порядком заключения договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 к настоящему распоряжению).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.