Офисный компьютер для женщин - Евгения Пастернак

• #ЗНАЧ! – ошибка в типе данных, используемых в формуле. Возможно, в одной из ячеек диапазона находится текст.

• #ИМЯ? – ошибка в имени функции или адресах ячеек и диапазонов, присутствующих в формуле.

• #ССЫЛКА! – удалены или перемещены ячейки или диапазоны, на которые ссылается формула.

• #ДЕЛ/0! – при расчете происходит деление на ноль.

• ###### – данные не умещаются по ширине в ячейку. Увеличьте ширину столбца перетаскиванием границы заголовка.

Если Excel обнаружит ошибку в написании формулы (например, будут пропущены или поставлены лишние скобки, если между аргументами функции будет отсутствовать разделитель (;), обнаружится меньше аргументов, чем того требует функция), он выдаст сообщение об ошибке, похожее на то, что вы видите на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Excel обнаружил ошибку в формуле

В этом случае нужно вернуться к ячейке с формулой, перепроверить ее и исправить ошибку.

Самая опасная ошибка – неправильный ввод адресов ячеек и диапазонов в формулу. Программа определяет только математические ошибки и ошибки написания формул, но предугадать, данные каких именно ячеек должны присутствовать в формуле, не может. За этим должны внимательно следить вы.

Проще всего проверить правильность указания адресов ячеек и диапазонов в формуле так. Щелкните два раза на ячейке, содержащей формулу. При этом ячейки и диапазоны, входящие в нее, будут выделены в таблице рамками с маркерами, цвет которых соответствует цвету ссылки в формуле (см. рис. 2.24). Если был указан неправильный адрес, перетащите рамку на нужную ячейку (или измените ее размеры протаскиванием маркера при увеличении или уменьшении диапазона).

Строим диаграмму

В Excel есть средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить то, что отражают ваши числа в таблице.

Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка (рис. 2.27). Посмотрите, сколько видов диаграмм мы можем нарисовать! График, гистограмма, диаграмма того или иного вида. Для чего такое разнообразие? Можно сказать, что для красоты… Но есть случаи, когда нагляднее график, например вам нужно показать, как меняется что-то со временем. Иногда круговая диаграмма, допустим, когда нужно показать, сколько народа проголосовало за делегата Иванова. А если вам нужно что-то сравнить, то удобнее всего гистограмма или линейчатая диаграмма.

Рис. 2.27. Кнопки вставки графиков и диаграмм

Мы с вами потренируемся рисовать диаграммку на примере личного бюджета. Увидите, как можно наглядно отобразить все свои статьи расходов.

Рис. 2.28. Таблица для построения диаграммы

В первую очередь нужно создать таблицу, на основе которой будет построена диаграмма. Таблица должна иметь стандартный вид: данные нужно поместить в один или несколько столбцов (в зависимости от задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

Для себя я составила вот такую таблицу ежемесячных расходов (рис. 2.28). Сделайте у себя такую же, цифры можете подставлять свои. Заполнять ячейки, надеюсь, у вас уже получается без труда.

После того как таблица создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке Круговая. Для нашей задачи лучше всего подойдет объемная диаграмма (рис. 2.29). Выберите ее щелчком кнопки мышки.

Рис. 2.29. Выбираем тип диаграммы

В результате на нашем листе появится вот такая диаграммка (рис. 2.30). Неплохо для начала. Но мы с вами ее еще доработаем.

Рис. 2.30. В таком виде диаграмма была вставлена на лист

Посмотрите, в легенде не отображается статья расходов Кредиты. Спряталась куда-то. Давайте-ка потянем рамку диаграммы за нижний маркер (там, где точечки) вниз, чтобы отобразить ее. Если хотите саму диаграмму подвинуть, наведите указатель мышки на рамку в то место, где нет точечек, и когда он примет вид , двигайте диаграмму в произвольном направлении.

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляются три новые вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Давайте-ка займемся этим. Было бы хорошо, если бы над каждым сегментом круга отображался процент расходов от общей суммы затрат. Это можно сделать, выбрав макет с процентами. Предлагаю вариант Макет 6 (рис. 2.31).

Рис. 2.31. Выбираем для диаграммы новый макет

Вот уже и процентики появились. Для пущей красоты можно еще и стиль выбрать в соседней группе Стили диаграмм.

Надо бы изменить название диаграммы, а то Сумма – не очень удачное название. Обзовем наш шедевр Расходы за месяц. Щелкаем на названии, оно выделится рамкой. Удаляем надпись Сумма (все точно так же, как в Word) и набираем новое.

В заключение предлагаю как-нибудь красивенько оформить область нашего графика. Щелкните кнопкой мышки на его рамке, перейдите на вкладку Формат, в группе Стили фигур щелкните на кнопке Дополнительные параметры (рис. 2.32) и выберите стиль, который вам нравится. Вот что у меня получилось в итоге (рис. 2.33). По-моему, очень даже художественно.

Рис. 2.32. Выбираем стиль для области диаграммы

Рис. 2.33. Готовая диаграмма

Больше всего денег у меня тянет еда, коммуналка и кредит. А у вас?

Сортировка, фильтрация и поиск

Довольно часто возникают ситуации, когда нужно отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Давайте-ка откроем нашу табличку с прибылью от продажи косметики (см. рис. 2.25). Ее можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы отсортировать список по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Настраиваемая сортировка.

В открывшемся окне (рис. 2.34) в области Столбец в списке Сортировать по выберите пункт Цена без скидки, а в области Порядок – По возрастанию или По убыванию, как хотите. Нажмите ОК, чтобы все отсортировалось по цене (рис. 2.35).

Рис. 2.34. Окно настройки сортировки

Рис. 2.35. Список отсортирован по возрастанию цены

Списки в Excel можно фильтровать. То есть отбирать данные, удовлетворяющие какому-либо условию. Предположим, в нашем списке нужно отобрать товары, стоимость которых не превышает определенной суммы.

Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков. Если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию, и выполнять данную команду не нужно (если только вы не убрали кнопки).

Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 2.36) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК.

Рис. 2.36. Задаем порог для фильтрации данных

В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Поиск и замена данных в ячейках Excel выполняется так же, как и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш Ctrl+F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и выполните команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.