Офисный компьютер для женщин - Евгения Пастернак

При перетаскивании левой кнопкой мыши перемещаются или копируются как содержимое ячейки, так и ее формат.

Другой способ перетаскивания – с удержанием правой кнопки мыши – дает возможность выбрать, что и каким образом должно быть перемещено или скопировано. Выделите нужную ячейку или диапазон, щелкните правой кнопкой мышки и, не отпуская ее, перетащите ячейки в новое место. Когда вы отпустите кнопку, появится контекстное меню (рис. 2.12), в котором нужно выполнить подходящую команду.

Рис. 2.12. Меню, которое открывается при перетаскивании правой кнопкой мыши

Как видите, в этом контекстном меню можно много чего выбрать. Вы можете, например, скопировать только значения и только формат.

Если вы выполните любую команду, которая начинается со слова Сдвинуть, то произойдет вот что. Допустим, вы выделили столбец В (рис. 2.11, справа), или, другими словами, диапазон В1:В10 Затем, нажав правую кнопку мыши, перетащили весь этот столбец на место столбца С, а потом выполнили команду Сдвинуть вправо и скопировать. Что случится? Столбец В займет место столбца С, а столбец С сдвинется вправо. Объяснять долго, проще попробовать. Дерзайте. Если не получится, не забывайте, что всегда можете отменить свое последнее действие.

Копирование и перемещение ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выполните команду Вырезать или Копировать. Или нажмите волшебные клавиши Ctrl+X и Ctrl+C.

Затем щелкните правой кнопкой на том месте, куда вы хотите вставить то, что вы вырезали или скопировали. Если это диапазон ячеек, то вы должны указать верхнюю левую ячейку его нового места.

Потом выполняйте команду Вставить или нажимайте Ctrl+V. Но учтите, что если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место можно и с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. Если вы воспользуетесь ею, то вставите ячейки из буфера обмена, а содержимое тех ячеек, куда вы копируйте, сдвинется вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда к готовой таблице нужно что-то добавить. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.

2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выполните команду Вставить ячейки.

3. В открывшемся окне (рис. 2.13) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.

То есть если вы выбираете ячейки, со сдвигом вниз, то на месте выделенных ячеек появятся новые, а те, что вы выделили, «уедут» вниз.

Рис. 2.13. Выбор способа добавления ячеек

Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Удаление ячеек

Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить в группе Ячейки. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого лежащих ниже ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, щелкните правой кнопкой мышки на выделении, выполните команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца щелкните правой кнопкой на заголовке и выполните команду Удалить из контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше я уже говорила о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать Delete. Точно также можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако имейте в виду, что при использовании клавиши Delete удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел сохранятся. Чтобы указать программе, что именно вы хотите удалить из ячеек (только содержимое, только формат или и то, и другое), щелкните на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните нужную команду (рис. 2.14). При выборе пункта Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.

Поскольку числа, введенные через точку, Excel воспринимает как даты, то, ошибившись со знаком препинания при наборе десятичной дроби, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и потом даже при правильном вводе дроби она превратится в дату. И только после того как вы очистите формат, вы сможете спокойно ввести любое число.

Рис. 2.14. Выбор варианта очистки ячеек

Работа с листами

Я уже говорила о том, что каждый новый файл Excel (книга) содержит три листа – электронные таблицы, переключаться между которыми можно, щелкая кнопкой мыши на ярлыках в нижней части окна. По умолчанию они называются Лист1, Лист2 и ЛистЗ. С листами можно выполнять стандартные действия: копировать, переименовывать, добавлять и удалять, перемещать.

Чтобы переименовать лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Переименовать. При этом название листа станет доступным для редактирования. Наберите новое имя и нажмите Enter.

Для создания нового листа щелкните на ярлычке Вставить лист , который находится справа от ярлычков листов.

Чтобы удалить ненужный лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Удалить.

Листы можно перемещать друг относительно друга. Для этого щелкните на ярлычке листа, который нужно переместить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите лист в новую позицию, которая помечается при перемещении маленькой черной стрелочкой. Скопировать лист можно таким же способом, если при перемещении удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Если в одной книге будет создано большое количество листов, то в окне не смогут отобразиться все их ярлыки. Для перемещения между ними используйте кнопки прокрутки и , расположенные слева от ярлычков.

Если в книге создано большое количество листов, можно пометить ярлычки важнейших из них определенным цветом, чтобы было проще ориентироваться. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке, наведите указатель мыши на подменю Цвет ярлычка и в открывшейся палитре выберите понравившийся оттенок.

Форматирование ячеек

Форматирование содержимого ячеек Excel ничем не отличается от форматирования текстовых таблиц в Word. Идем в группу Шрифт на вкладке Главная. Видим там кнопки шрифтов, заливки ячеек и отображения границ. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них мы уже знаем. Остановимся на новых.

Вот эти кнопки  позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню кнопки Ориентация  (нажмите ее стрелочку) можно задать направление поворота текста в ячейке.

Часто, если нужно написать заголовок, приходится объединять ячейки и текст одной из них помещать по центру всей области объединения. В Excel есть волшебная кнопка Объединить и поместить в центре .Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, который собираетесь объединять, включая ячейку с текстом, и нажмите эту кнопку.

На рис. 2.15 я вам привела примеры всех перечисленных приемов форматирования. Тренируйтесь, делайте у себя то же самое.

Рис. 2.15. Различные способы форматирования ячеек

Когда вы начнете работать с таблицами, то быстро поймете, что все время приходится менять ширину столбцов и высоту строк, чтобы содержимое ячеек полностью показывалось на экране, не перекрывая при этом другие ячейки.