Офисный компьютер для женщин - Евгения Пастернак

Мы уже научились таскать границы вручную, сейчас я расскажу, как сделать это автоматически. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее или его, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты ищите команду Автоподбор высоты столбца в меню этой же кнопки.

Теперь нажмите кнопку Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная. Что такое стиль ячейки? Это набор параметров форматирования. А если по-русски, то вы можете выбрать: шрифт, цвет заливки и шрифта, наличие и вид границы, числовой формат ячейки… Просто ищите то, что понравилось в коллекции (рис. 2.16), и щелкайте кнопкой мыши на нужном варианте.

Рис. 2.16. Выбор стиля ячеек

Кстати, вы можете применять стили оформления Excel и к отдельным ячейкам, и к таблице целиком.

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные в таблицу, а теперь решили ее оформить, выделите таблицу и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните кнопкой мыши на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх вашей выделенной таблицы будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т. д., которые нужно будет переименовать.

Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого выделите примерную область вашей будущей таблицы, нажмите кнопку Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу заготовки вы увидите маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши, и когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Перетаскивание границы можно выполнять только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и число строк, и число столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицы со стилями отдельных ячеек в ее составе. Вот смотрите, как я оформила свой расчет с использованием стиля из коллекции Excel (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Использование встроенного стиля таблицы

Формат чисел

Наконец-то добрались до формата чисел. Я уже не раз о нем упоминала, теперь разложу все по полочкам (хотя общий смысл вы уже могли понять).

Числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В этом разделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что в любую чистую ячейку вы можете смело вводить любые данные: текст, числа или формулы. Вас поймут и данные запомнят. А сейчас мы узнаем (или повторим) те особенные способы введения чисел, для которых Excel автоматически меняет формат.

• Если вы вводите число через запятую, Excel трактует это как десятичную дробь.

• При вводе чисел через точку, слэш или тире в ячейке устанавливается формат даты, и данные отображаются в виде даты.

• Если вы вводите число через двоеточие, автоматически устанавливается формат времени.

• Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак %.

• Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р… В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для вашего же удобства.

• Если вы отделите пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному, за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

• Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или 11/2, поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем нажмите пробел и наберите дробную часть, используя слэш, например 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не превращаясь в десятичную дробь).

Excel считает с точностью до 15 знака после запятой, однако в ячейках выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить, скоро расскажу как). Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Изменить формат числа можно, не только по-разному набирая числа, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают кнопки, которые находятся в группе Число на вкладке Главная.

• Откройте меню кнопки Числовой формат . Вы можете выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Сделаю лишь замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100, и к нему добавится знак %.

Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Коротко о каждом из них.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23 × 103, а число 0,00015 как 1,5 × 10-4. Точно так же поступит и Excel, если вы выберете экспоненциальный формат. Только он использует разделитель Е в записи вместо ×10. Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 как 1,5Е-04.

Текстовый формат можно использовать не только для текста. Он полезен, когда требуется, чтобы Excel распознавал число как текст, и оно не принимало участие в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

• Кнопка  переводит содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию выбран российский рубль. Если вам нужен доллар или евро, щелкните на стрелке этой кнопки и выберите нужный вариант.

• Кнопка  переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.

• С помощью кнопки  можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами по три знака.

• С помощью кнопок Увеличить разрядность   и Уменьшить разрядность  можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.

Проведение расчетов

Ну вот, теперь мы подходим к самому главному. Ведь основное назначение Excel – это расчеты. А расчеты – это формулы. Правила ввода простейших формул вы уже изучили выше. Сейчас мы попробуем разобраться с формулами посложнее.

Правила ввода формул

Правило 1. Ввод любой формулы всегда нужно начинать со знака равенства =.

Правило 2. В формуле могут находиться только:

• знаки арифметических действий: +, -, *, /, ^ (знак возведения числа в степень) и %;

• скобки (), [];

• числа, текст (он берется в кавычки);

• ссылки на ячейки и диапазоны ячеек (как на текущем листе, так и на других листах книги);

• встроенные функции.

Прочитали? Я понимаю ваше замешательство. Сейчас попробую объяснить подробнее. Что такое встроенная функция? Идем в строку формул, нажимаем кнопку Вставить функцию . В открывшемся окне Мастера функций выбираем в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Любуемся. Если вы мышкой выделите в списке любую из этих функций, то рядом появится подсказка, что именно эта функция делает.

Как видите, разнообразие функций огромно. Не расстраивайтесь, если не понимаете, зачем они все нужны. Я тоже далеко не все из них знаю, а пользуюсь буквально десятком. И вам, скорее всего, больше знать не понадобится.

Давайте рассмотрим конкретные примеры формул. Еще раз напоминаю, формула всегда начинается со знака =.

=А2+В2 – сложение значений двух ячеек.

=А1*0,8 – умножение числа из ячейки А1 на 0,8.

=D1^2+1 – возведение числа из ячейки D1 в квадрат и прибавление единицы к результату.

Пример использования встроенной функции:

=СУММ(А1:А5) – суммирование значений из диапазона ячеек А1:А5.

Еще немного теории. Вспомним еще раз школьный курс алгебры. Функция – это такая выдуманная математиками штука, которая описывает зависимость между двумя величинами. Помните, в школе писали f(x) = х2 или у = х2, где у – это функция, ах – аргумент функции. Y зависит от х. Меняем х, меняется и у. То есть функция зависит от аргумента.