Офисный компьютер для женщин - Евгения Пастернак

Если у вас открыто несколько документов в Word, то вы можете выбрать два из них и открыть их рядом, щелкнув на кнопке Рядом  (рис. 1.122).

Как вы видите, на рисунке расположены два окна рядом, в первом открыта вкладка Окна.

Синхронная прокрутка – это кнопка как раз для такого режима. Оба окна будут прокручиваться одним ползунком (или если вы будете крутить колесико мыши).

Рис. 1.122. Окна Рядом

Оба окна самостоятельны и независимы друг от друга. Вы можете их закрывать, разворачивать на весь экран и сворачивать. Но как только вы захотите вернуться в режим Рядом, нажмите кнопку Восстановить расположение окна.

Когда окна размещены рядом, вы можете легко переходить из одного в другое, просто щелкая в нужном окне мышкой.

Что там еще осталось в группе Окно вкладки Вид?

Если у вас открыто несколько документов в Word, то нажмите кнопку Перейти в другое окно и выберите в появившемся списке документ, к которому вы хотели бы перейти. По-моему, удобнее это делать с помощью эскизов Word на Панели задач Windows, но возможности лишними не бывают.

Макросы

Из справки Word: «Макрос – это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи».

Другими словами, это такие мини-программки, которые создают, используя программистские приемы.

Рассмотрение этих приемов явно выходит за рамки самоучителя для начинающих пользователей, поэтому оставим их до того момента, как станем серьезными и матерыми пользователищами.

Поскольку меню программы закончилось (ура!), но расставаться с Word совсем не хочется, вернемся к самому главному меню. Итак, сейчас мы подробно рассмотрим, что кроется за Кнопкой «Office».

Меню Кнопки «Office»

В самом начале урока я уже обращала ваше внимание на то, что в верхнем левом углу окна Word есть большая кнопка с логотипом Microsoft Office. Давайте нажмем ее и посмотрим, что за меню она скрывает (рис. 1.123).

Рис. 1.123. Меню Кнопки «Offices»

Создать

Хотите создать новый файл? Выполняйте самую первую команду! Откроется окно, в котором оранжевым цветом будет выделен значок Новый документ. Это именно то, что нам нужно. Справа внизу нажимаем кнопочку Создать, и в отдельном окне сразу же появится чистый бланк документа.

А вообще в Word есть много шаблонов разных документов. С их помощью вы можете создать изысканный факс, современное резюме, отчет… Даже не стану перечислять. В окне создания нового документа слева перейдите по ссылке Установленные шаблоны и сами все посмотрите.

А еще создать новый документ можно одним движением руки – нажав сочетание клавиш Ctrl+N.

Давайте в только что созданном документе что-нибудь напишем, например Это новый документ, и закроем его. Как и полагается, при закрытии нас спросят, нужно ли сохранять изменения в документе. Нажимаем Да и сохраняем наш документ в папку А это мои документы, это мы уже умеем. Название хотите изменяйте, хотите нет. Нажмите кнопку Сохранить, Word все запишет и закроет окно.

Открыть

Сохраненный документ можно открыть. Щелкаем на Кнопке «Office» и выполняем команду Открыть (либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+O (Open – открывать)). Видим такое окно (рис. 1.124).

Рис. 1.124. Окно открытия документа

В этом окне нужно добраться до нужной вам папки, выделить название необходимого документа и щелкнуть на кнопке Открыть.

Сохранить

Чтобы сохранить изменения, выберите пункт Сохранить в меню Кнопки «Office» или щелкните на кнопке Сохранить  на Панели быстрого доступа или нажмите сочетание клавиш Ctrl+S (видите, сколько вариантов на ваше благо!). Когда Word знает название файла и то, в какую папку его сохранять, он уже не задает нудных вопросов. Пожужжал себе тихонько и все сохранил.

Кстати, важное лирическое отступление о том, как правильно сохранять работу.

Это только кажется, что компьютер такой умный и надежный. На самом деле малейший сбой в системе, и вы получаете сообщение о том, что работа Word прекращена, и программа закрывается (рис. 1.125). Это весьма неутешительные сведения, учитывая то, что все, что мы не записали в память (то есть не сохранили), просто пропадает. И бесполезно рассказывать железному ящику, что вы этот текст три часа набирали. Он совершенно безжалостный и беспощадный.

Рис. 1.125. Такое окошко появляется, когда в работе программы происходит сбой

Выход один – как можно чаще сохранять документ. Просто нажимайте Ctrl+S или щелкайте вверху на кнопке . Много сил это не отнимет, зато нервов и времени сбережет достаточно.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вообще в Word есть функция автоматического сохранения документа, если ее никто не отключил. И срабатывает она каждые 10 минут. Так что в случае чего пропадет ну максимум 10 минут работы.

Сохранить как

Эта кнопка открывает такое меню (рис. 1.126).

Если щелкнуть на пункте Сохранить как в меню Кнопки «Office», то откроется окно сохранения файла. Эта команда позволяет переименовать файл или записать его в другое место. Попробуйте ввести новое название (щелкните в строке Имя файла мышкой и набирайте) и нажмите Сохранить. Сохранили? Здорово! Но учтите, что теперь у нас есть два одинаковых файла с разными названиями. Изменения в одном файле никак не повлияют на другой. То есть мы взяли наш файл и сохранили его еще раз, но с другим именем.

Рис. 1.126. Меню Сохранить как

А теперь очень важная информация к размышлению.

Документы, сохраненные в формате Word 2007 (а именно в таком формате мы их и сохраняли, наши файлы имеют расширение DOCX), нельзя открыть на компьютере, где установлена одна из предыдущих версий Word. Помните об этом при отправке документа коллегам или друзьям и в том случае, если собираетесь работать с ним на другом компьютере. В таких случаях для сохранения нужно использовать формат, поддерживаемый предыдущими версиями Word. Чтобы сохранить документ в формате предыдущих версий Word, нажмите Кнопку «Office» и наведите указатель мыши на строку Сохранить как. Появится список, в котором нужно щелкнуть на пункте Документ Word 97-2003. А дальше все как обычно – вы увидите окно сохранения, в котором уже знаете, что делать.

Чтобы вы не пугались, документы, созданные в Word более ранних версий, без проблем открываются в Word 2007. Но открываются они в режиме ограниченной функциональности (рис. 1.127).

Рис. 1.127. Документ из «старого» Word

Многие пункты меню в таком режиме просто не будут работать. Но, если понадобится, вам уже не составит никакого труда взять и пересохранить этот документ в формате Word 2007.

Кстати, когда открыт такой «ограниченный» документ, в меню Кнопки «Office» появляется новая кнопка Преобразовать (рис. 1.128).

Рис. 1.128. Можем сразу преобразовать документ

Так что вы справитесь с задачей легким движением руки.

Остальные форматы, в которых можно сохранить ваш документ, мы рассматривать не будем.

Печать

Список команды Печать включает следующие команды (рис. 1.129).

Рис. 1.129. Меню Печать

• Печать. Откроет диалоговое окно, в котором вы сможете настроить все параметры печати (рис. 1.130).

Рис. 1.130. Окно Печать

Вы сможете выбрать принтер, решить, какие страницы печатать, задать количество копий и число страниц на напечатанном листе. Когда все выберете, не забудьте нажать ОК.

• Быстрая печать. Если вы хотите распечатать документ без всех этих дополнительных настроек, то просто нажмите эту кнопку.

• Предварительный просмотр. Выбрав эту команду, вы сможете увидеть, как будет выглядеть текст на листе бумаги. Вот такой вид будет иметь файл, если его распечатать (рис. 1.131). В этом режиме сразу будут видны все недостатки (например, что название расположено не по центру). Указатель мыши при этом примет вид лупы. Щелкнув на странице, вы сможете увеличить ее для более детального просмотра. Повторный щелчок приведет к уменьшению масштаба.

Рис. 1.131. Предварительный просмотр документа

Чтобы закрыть окно предварительного просмотра, щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.

Подготовить