Офисный компьютер для женщин - Евгения Пастернак

Рассмотрим, какие еще кнопки есть в группе Названия.

• Список иллюстраций . Включит в ваш документ список имеющих подпись иллюстраций, а именно схем, рисунков и формул.

• Обновить список иллюстраций . Обновление списка иллюстраций в процессе работы.

• Добавить перекрестную ссылку . Перекрестная ссылка – это ссылка на элемент, который находится в другой части документа. Например, на рис. 1.96 – см. Глава 1. Лепим из теста.

Рис. 1.96. Пример документа с перекрестной ссылкой

Рассмотрим перекрестные ссылки немножко подробнее.

Перекрестные ссылки могут работать как гиперссылки, то есть если щелкнуть на такой ссылке мышкой при нажатой клавише Ctrl, то вы перепрыгнете на заголовок Глава 1.

Как сделать перекрестную ссылку?

1. Вставьте курсор в нужное место в тексте. Лучше всего после написанного слова «смотри» (сокращенно «см.»).

2. Нажмите кнопку Добавить перекрестную ссылку . Откроется окно (рис. 1.97).

Рис. 1.97. Перекрестные ссылки

3. Задайте параметры:

• Тип ссылки – выберите из списка, на что именно выдаете ссылку (заголовок, рисунок, сноска и т. д.);

• Вставить ссылку на – раскройте список. Выбирайте, что хотите. Может быть написано, например, (см. стр. 25), (см. «Полный текст заголовка»), (см. выше);

• Вставить как гиперссылку – если поставить эту «птичку», то при нажатой клавише Ctrl курсор будет перескакивать к месту ссылки. Вот вам и отличие гиперссылки от перекрестной ссылки. Перекрестная ссылка не обязательно работает как гиперссылка.

• Для какого заголовка – если выдаете ссылку на заголовок, выберите, на какой.

4. Щелкните на кнопке Вставить.

Предметный указатель

Вы можете составить собственный предметный указатель.

Как это делается?

1. Выделяете в тексте слова (кусок текста), которые должны быть в указателе.

2. Нажимаете кнопку Пометить элемент. Откроется окно (рис. 1.98). Я пометила слово «слово».

Рис. 1.98. Выберите элемент своего будущего указателя

3. Нажмите кнопку Пометить, и выделенное слово будет отмечено в тексте как слово, которое должно быть в указателе. Если вы нажмете кнопку Пометить все, то отметятся все такие же слова, встречающиеся в тексте.

В обычном режиме меток указателя в тексте не будет видно. Зато если вы включите отображение скрытых символов (напоминаю, что для этого нужно щелкнуть на кнопке  в группе Абзац вкладки Главная), то увидите эти метки (рис. 1.99).

Рис. 1.99. Так выглядит элемент указателя в тексте

Вот такое слово.

Теперь нажмите кнопку Предметный указатель . Появится окно (рис. 1.100).

Рис. 1.100. Выбираем, как будет выглядеть наш указатель

Задайте нужные параметры указателя. А потом для вставки указателя нажмите кнопку ОК. Вот так, например, может выглядеть указатель (рис. 1.101). Слово, которое было отмечено, потом номера страниц в документе, где встречается это слово.

Рис. 1.101. Вот такой указатель

Кнопка Обновить указатель  очень удобна для больших документов, которые все время дорабатываются.

Таблица ссылок

Это аналог списка литературы, но для юридических источников, прав и законов.

Выделяете текст, помечаете его как ссылку, отмечаете, на что именно указывает эта ссылка: на закон, статью и т. д.

А потом кнопкой Таблица ссылок  вы можете вставить в свой документ (вернее, Word все сам вставит) список ссылок с указанием страниц.

Рассылки

Эта вкладка в меню создана для облегчения электронной и обычной переписки.

Создать

В эту группу входят следующие кнопки.

 Конверты. Позволяет создать и распечатать шаблон конверта. Чтобы долго не объяснять, посмотрите на Образец на вкладке Конверты в окне Конверты и наклейки, которое открывается при нажатии этой кнопки (рис. 1.102). От вас требуется только ввести нужные данные и правильно подать конверт на печать (рядом с образцом есть область Подача, в которой показано, как именно вам нужно засовывать конверт в принтер).

Рис. 1.102. Конверты

 Наклейки (рис. 1.103). Посмотрите на образец и введите нужные сведения. Печатать можно на «самоклейке».

Рис. 1.103. Наклейки

Начать слияние

Эта группа для тех, кто ведет активную переписку. Выполнить слияние – это значит составить письмо, которое нужно разослать многим людям (организациям). Часть текста в этом письме будет одинакова для всех, а часть Word сам будет менять для каждого отдельного получателя.

Откройте список кнопки Начать слияние и выберите строку Пошаговый мастер слияния. Вам довольно подробно объяснят, что нужно делать.

С помощью Word вы можете сделать свою записную книжку. Щелкните на кнопке Выбрать получателей и выберите команду Ввести новый список. Откроется окно (рис. 1.104).

Теперь ввести все ваши контакты – дело времени. Стрелка в заголовках столбца потом поможет вам отсортировать данные, так что вводить их можно в любом порядке.

В этом окне еще есть такие кнопки:

• Создать запись – для создания новой строки;

• Удалить запись – соответственно, для удаления строки;

• Найти – если у вас список разрастется до неприличных размеров, воспользуйтесь этой кнопкой, когда вам нужно будет что-то найти в списке;

Рис. 1.104. Создаем адресную книгу

• Настройка столбцов – имеются в виду столбцы, в которые вы вводите данные. Так, вы заполняете обращение к человеку, его имя, фамилию, адрес и т. д. Вы можете настроить себе нужные столбцы, чтобы вводить данные, которыми именно вы чаще всего пользуетесь.

А еще в списке кнопки Выбрать получателей есть строка Выбрать из контактов Outlook. Outlook – это почтовая программа пакета Microsoft Office, мы ее рассмотрим в гл. 4. Приятно, что все программы пакета работают вместе и что можно вот так запросто переносить сведения из одной программы в другую.

Составление документа и вставка полей

Эта группа в меню позволяет составить документ, который вы потом разошлете многим адресатам.

Представьте себе письмо (рис. 1.105).

Часть письма одинакова для всех, кому оно предназначено, но имя и адрес нужно вписать каждому свой.

Область документа, которая для всех адресатов разная, называется полем слияния. Имя поля всегда заключается в кавычки («»).

Рис. 1.105. Письмо для рассылки

С вашего позволения, остальные подробности я оставлю вам на самостоятельное изучение. Не забывайте, что вы всегда можете воспользоваться справкой, которая открывается при нажатии клавиши F1.

Просмотр результатов

Если вы ведете деловую переписку (точнее, рассылку, то есть отправляете свои письма большому количеству адресатов одновременно), то желательно не делать ошибок в адресах и именах тех, кому вы пишете ваши обращения.

Для этого и существует группа Просмотр результатов. Перед тем как окончательно выполнить слияние, вы можете вручную просмотреть все письма и исправить в них случайные ошибки.

Завершить

В этой группе находится единственная кнопка – Найти и объединить. С ее помощью можно завершить процесс слияния. Вы создадите отдельные документы для каждого письма, чтобы потом отправить их на принтер или разослать по электронной почте.

Рецензирование

Эта вкладка для редакторов (в смысле, тех самых, которые книги редактируют), а также для всех, кто работает с текстом. Правят, оставляют замечания и примечания.

Правописание

Проверка правописания – очень полезная вещь, к тому же она постоянно включена. Все неправильные слова сразу подчеркиваются, то есть все ошибки и опечатки тут же можно исправить. Но учтите, что это не панацея. Русский язык настолько богат и могуч, что далеко не все ошибки можно выловить.

Расскажу о возможностях проверки правописания подробнее.

Все неправильно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией (это орфографические ошибки), а предложения – зеленой (это грамматические ошибки).

Если слово подчеркнуто, а вы не понимаете, в чем ваша ошибка, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Теоретически в меню вам должны предложить правильный вариант написания слова, который можно выбрать из списка (рис. 1.106). На практике такого слова может просто не оказаться в словаре. Например, нет в словаре слова «комп», но его можно туда добавить (если выполнить команду Добавить в словарь).