Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;

• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;

• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.

Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29].

Контрольные вопросы

1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?

2. Что такое хронометраж?

3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?

4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?

5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?

6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?

7. Какие классификации расходов времени вы знаете?

8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.

9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?

10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?

Практические задания

Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Выполните задание.

1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?

3. Запишите все шаги в третью колонку.

4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.

Анализ поглотителей времени студента

Выполните задания.

1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.

2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.

5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:

1. выявите свои поглотители;

2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;

3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.

Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.

Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.

Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.

Глава 3

Планирование

Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.

3.1. Определение понятия. Задачи

Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок – обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».

Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.

Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование – это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.

Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (таблица 3.1). Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, нарушающее самый точный и детальный план.