Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.

Таблица 2.2. Первый способ учета времени

Таблица 2.3. Второй способ учета времени

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

Таблица 2.4. Третий способ учета времени

Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить его непродуктивные расходы, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» – полезного использования времени.

Сумму длительностей всех полезных работ А. А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времени «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффициент полезного действия», полезного использования времени.

Попробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты с использованием данных хронометража.

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

Формула для расчета коэффициента полезного использования времени:

Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража.

Такими показателями могут быть:

• любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

• любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

• любое желаемое действие, до которого «руки не доходят»;

• любое ресурсное занятие (то, чем хотелось бы заниматься, дело «для души»), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое просто нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и является показателем для хронометража (таблица 2.5). Выбор показателей осуществляем, опираясь на данные хронометража, проведенного в течение первых нескольких дней.

Таблица 2.5. Переформулирование целей в показатели

Шаг 3. Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис. 2.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

С помощью данного графика отслеживается динамика такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло два часа, то к концу первой недели ведения хронометража – 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч. 15 мин.

Аналогичным образом отслеживается динамика любого из показателей. Для большей наглядности можно совмещать на одном графике два из них.

Отслеживание поглотителя и важного, нужного дела, на которое не хватает времени Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, как в предыдущем случае, а в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом (рис. 2.4). На рис. 2.4 видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин., а на просмотр телевизионных программ – 80–120 мин., то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 мин., а высвобожденные резервы времени (1 ч. 15 мин.) были использованы для изучения английского языка.

Техника сокращенного хронометража

Она применяется в том случае, когда у вас уже сформировалось внутреннее «чувство времени» и выработалась устойчивая привычка вести его учет. При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными.

Метод простой письменной фиксации и фокусировки сознания на проблеме, лежащий в основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит: «Если хочешь, чтобы проблема была решена, – нарисуй ее и просто фиксируй все, что с ней происходит». Особенность человеческой психики такова, что, как только мы фокусируем на чем-либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону. При этом важным условием положительного результата является регулярность: нужно отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража. Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации. Самое главное здесь – не торопиться, и результат будет достигнут. Вот что рассказал о своем опыте ведения хронометража в статье «О системе Любищева» Г. С. Альтшуллер[25].

Я вел учет времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) 15 лет – по 1956 г. В том числе – 4,5 года на Севере. В хорошие годы выходило по 12–13 ч. в сутки, это очень много. На Севере в среднем по 7 ч. в день, и это было несоизмеримо труднее обычных 12–13 ч. После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учет, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто чувствую движение времени – выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала, это воспринимается как состояние физического дискомфорта.