Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

Взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы (рис. 3.5), оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы.

В конверт результатов мы с чувством исполненного долга складываем наши стикеры задач с указанием сроков – намеченных и фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования – поглотители времени. Если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем как поглотителей и объясняем им почему. Наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Не обошлось без курьезов: одна наша коллега поначалу очень испугалась и сказала: «О Боже, за что мне это?» Но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее использования значителен. В первую очередь появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного и не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляются чувство времени, желание не тратить его впустую.

Преимуществом доски планирования являются ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А руководителю она служит незаменимым помощником для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время[33].

Outlook. Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook в том, что одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях.

Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института и открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным. Более подробно техника контекстного планирования с помощью Outlook будет рассмотрена в главе 8 данного издания.

3.3. Долгосрочное планирование

План достижения жизненных целей

[34]

Для того чтобы реализовать свою мечту, превратив желаемое в действительность, необходимо составить четкий план достижения значимой для вас цели. Стратегический и тактический планы можно составить в виде раздельных таблиц или объединить их в одну (таблица 3.3).

Таблица 3.3. План достижения цели

Каждая цель будет достижима только в том случае, если для нее определены критерии желаемого результата (их формулируете вы сами) и установлены сроки ее выполнения («когда-нибудь» не сбудется никогда). Только сформулировав желаемый результат и определив сроки исполнения своих целей, можно соотнести их с планами достижения целей и проверить, реалистичны ли они. Не стоит брать на себя слишком много: чем нереальнее задачи, тем меньше шансов их решить.

Устанавливайте конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных проектов. Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации, возникновение новых тенденций и исходя из этого осуществлять краткосрочное и среднесрочное планирование, позволяющее достигать промежуточных результатов.

3.4. Планирование дня

Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою работу таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один – начать планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно выстраивается здание нашей жизни.

Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Бόльшую же часть ее приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но… наши студенты не понимают этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.

Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это скучно…» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека – нескончаемая череда восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность обязательно отличается трудолюбием.

Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше структурировать все свои задачи, дела, а в целом и свою жизнь.

Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно потому (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.