Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация у...

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов: Часть 1. Принципы». – М.: Стандартинформ, 2009. – 23 с.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Руководство для разработчиков стандартов по управлению документами». – М.: Стандартинформ, 2010. – 7 с.

Тема 2. Автоматизация процессов управления документацией

План:

1. Основные объекты и принципы автоматизации процессов управления документацией.

2. Типовые задачи автоматизации: создание, использование, передача, хранение, поиск, контроль исполнения документов.

Литература:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 116–137.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – С. 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – С. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – С. 39–47.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – С. 229–234.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – С. 149–153, 154–162.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – С. 42–53, 121–131.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Международной научно-практической конференции 26–27 ноября 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2010. – С. 352–360, 405–414.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – м.: Финансы и статистика, 2004. – С. 149–209, 453–471, 534–566.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Метод. Пособие / М.В. Ларин., О.И. Рысков; ВНИИДАД. – М, 2008. – С. 111–189.

Проанализировать материалы сайтов российских систем электронного документооборота, например:

eos.ru – «Дело» Компания эос;

letograf.ru – «Летограф» Компания Летограф;

evfrat.ru – «Евфрат» Компания Cognitive Technologies;

intertrust.ru – «Office – Media» Компания Интер – Траст;

directum.ru – «DIRECTUM» Компания DIRECTUM.

Подготовиться к анализу возможностей систем для документационного обеспечения управления. Подобрать варианты готовых решений для автоматизации процессов управления документацией.

Планы практических занятий и методические указания по их выполнению

Практические занятия по курсу «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков и закрепления теоретико-методологических знаний. Эти занятия построены в виде имитации реальных работ или технологических процессов, осуществляемых в информационном и документационном обеспечении управления.

Тематические разделы

Тема 1. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов офисных программ

1. Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ.

2. Решение задач ДОУ с применением текстовых редакторов.

3. Решение задач ДОУ с применением табличных редакторов.

Контрольные вопросы:

Как средствами пакетов офисных программ можно подготовить, регистрировать, хранить и обрабатывать документы?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением текстовых редакторов?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением табличных редакторов?

Тема 2. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые при управлении документацией

1. Изучение возможностей базы данных MS Access.

3. Особенности поиска информации в Интернете.

4. Выявление ресурсов Интернета на документационное обеспечение управления.

Контрольные вопросы:

1. Какие функции имеет база данных MS Access?

3. Какие особенности поиска информации в Интернете актуальны для Вас?

4. Перечислите выявленные Вами ресурсы Интернета для ДОУ.

Тема 3. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

1. Работа с автоматизированными системами ДОУ.

2. Изучение массива информации в 2–3 информационных справочных правовых системах.

3. Лабораторные занятия в системе электронного документооборота (СЭД) дают не только наглядное представление о назначении и всех функциональных возможностях системы, но и прививают навыки работы с ней. Представлены системы электронного документооборота российских производителей.

Примерные темы лабораторных занятий в системе электронного документооборота (СЭД)

1. Функциональные характеристики системы (регистрация документов, работа с файлами (электронными документами), работа с поручениями, работа с проектами документов, формирование дел, информационно – справочная работа и т. д.).

2. Настройка системы на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники).

3. Особенности регистрации РК (регистрационных карточек) различных групп документов.

4. Разделы РК и регистрация связанного документа.

5. Наложение и исполнение резолюций в РК.

6. Поиск РК документов.

7. Просмотр и печать РК.

8. Виды и параметры отчетов.

9. Журнал и реестр передачи документов.

10. Интеграция СЭД с другими программными продуктами.

Примерное задание к лабораторным работам

Предложена таблица:

СЭД – система электронного документооборота

Задания:

I. Проанализировать сайты вендоров.

II. Ответить на вопросы по всем предложенным в таблице СЭД:

1. Какие функции по управлению документацией (функции ДОУ) реализованы в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

2. Определить какие стандартные технологии (платформы), СУБД и программное обеспечение используются в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

Лабораторные занятия в информационно-справочной правовой системе прививают навыки работы, а также демонстрируют варианты решения проблем, связанных с поиском документов в системе и работой с ними.

Примерные темы лабораторных занятий в информационно-справочной правовой системе

1. Быстрый поиск: поиск конкретного документа.

Вам понадобилось найти и изучить текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Быстрый поиск: поиск конкретного документа; отправка документа по электронной почте.

– Вам позвонил Ваш коллега и попросил переслать ему по электронной почте текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

– Необходимо найти текст Федерального закона «Об Архивном деле» и сохранить его на диск в папку «Мои документы».

3. Быстрый поиск: поиск конкретного фрагмента документа; перенос фрагмента документа в MS Word.

Вы готовите к публикации материал. В связи с этим Вам необходимо найти статью 226 Гражданского кодекса (часть первая). Найдите эту статью и скопируйте ее в MS Word.

4. Быстрый поиск: поиск информации по вопросу; построение полного списка; работа с папками; документ на контроле.