Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

• При возрастании сложности работ снижается целесообразность использования конвейерных аудиторов. Логика проста – в отношении квалификации не работает правило «1 + 1 = 2», т. к. два менее квалифицированных аудитора не дают в сумме одного более квалифицированного аудитора.

• Принцип «три единицы плюс три» – при процессном аудите работает подход, когда один аудитор выполняет аудит одного ключевого процесса на одном предприятии в течение трех месяцев. Это требование является минимальным с точки зрения численности, т. е. малоэффективно поручать одному аудитору выполнять, например, аудит двух процессов на одном предприятии одновременно. При этом квалификация аудитора должна быть минимум на уровне «аудитор», а еще лучше на уровне «продвинутый аудитор». Совсем хорошо, если аудитор при этом является универсальным или хотя бы конвейерным, но специализирующимся на данном процессе. При таком сочетании условий результаты аудита будут более-менее приемлемыми.

• Принцип «70 на 30» – при выполнении процессного аудита минимум 70 % времени уходит на операции, не требующие особого участия мозга, т. е. во многом механические. Это означает, что на одного аудитора, принимающего решения, должен приходиться как минимум один аудитор, способный выполнять механическую работу, а еще лучше два. При таком соотношении можно выполнить максимально возможный объем работы с наилучшим результатом. Разумеется, и квалифицированные аудиторы способны выполнять механическую работу, однако в таком случае их ресурс используется неэффективно.

• При увеличении эластичности бюджета возрастает целесообразность использования конвейерного аудита (см. рис. 18). В данном случае важен акцент именно на эластичность бюджета, а не просто на его величину. Для дела лучше, когда бюджет эластичен, т. е. формируется исходя из имеющегося объема задач, чем когда он фиксирован. Если уж аудиторы хотят изменить мир к лучшему, правильнее начать с себя. Когда руководитель ПВА ограничен строго определенной величиной бюджета, ему лучше сформировать команду из универсальных аудиторов. По отдельности они будут дороже, чем конвейерные аудиторы, однако смогут обеспечить высокую отдачу на единицу ресурсов и выполнять различные по тематике проекты. Для подразделения, живущего в условиях лимитов, это оптимальный подход к организации деятельности.

Рис. 18. Схема зависимости состава сотрудников ПВА от эластичности бюджета

Нюансы процесса подбора сотрудников

Ключевым этапом процесса подбора кандидатов практически на любую позицию в ПВА является собеседование. Можно организовать подбор сотрудников только по результатам формального тестирования, однако лучше этого не делать. Коллектив ПВА должен быть командой и разделять определенные общие ценности, которые в последнее время все реже встречаются среди людей. Кроме того, особую важность имеет психическая и эмоциональная устойчивость, наличие которой можно определить только по результатам личного общения.

Правильный подход к проведению собеседования – это совмещение тестирования профессиональных знаний и навыков с выявлением и оценкой околопрофессиональных способностей и навыков и личностных характеристик. Не имеет смысла устраивать тестирование в отрыве от практических навыков – мало иметь знания, важнее уметь ими пользоваться, т. к. аудитор должен в большей степени быть практиком. Также при собеседовании с аудиторами глупо ограничиваться только болтовней – есть люди, у которых прекрасно подвешен язык, однако на этом их полезные профессиональные и околопрофессиональные способности заканчиваются. В целом подход к проведению собеседований зависит от уровня, на который претендует конкретный человек (см. рис. 19).

Рис. 19. Зависимость содержания тестирования от уровня аудитора

При проведении собеседования со специалистами начального уровня имеет смысл сосредоточиться на тестировании околопрофессиональных навыков и качеств: математических и аналитических способностей, логического мышления, интеллекта. Эти качества лежат в основе такой фундаментальной способности, как способность к обучению. В природе отсутствуют хорошие внутренние аудиторы, у которых способность к обучению ниже среднего. По мере увеличения уровня тестирование должно смещаться в сторону профессиональных знаний и умений с бóльшим уклоном в нюансы той или иной тематики. Логика проста – специалист высокого уровня должен обладать умениями и знаниями, имеющими реальную, а не потенциальную практическую ценность.

Очень полезны тесты, не имеющие однозначно правильного ответа. Например, я уже долгое время пользуюсь тестом, состоящим из двух основных блоков – тестирование понимания процессов и тестирование понимания экономики предприятия. Для первой части теста я использую графическое описание процесса или части процесса с рядом намеренных ошибок и неточностей. Большинство таких ошибок и неточностей имеют ситуативный характер, т. е. актуальны при определенном сочетании факторов (например, отсутствие тендерной процедуры не всегда является существенным недостатком системы внутреннего контроля, для мелких сделок тендеры часто целесообразнее не проводить). Во второй части теста я предлагаю проанализировать бухгалтерскую отчетность (часто только формы 1 и 2) предприятия и на основе анализа представить предположения по нюансам операционной деятельности (например, увеличение валовой прибыли в текущем периоде по сравнению с прошлым периодом может означать увеличение цены реализации продукции предприятия). Меня интересует способность человека видеть за цифрами реальные события, которые привели к появлению этих цифр, а также способность моделировать такие события (т. е. делать предположения в отношении неочевидных фактов для сохранения причинно-следственной связи в рассуждениях). В процессе обсуждения результатов тестирования можно выявить и оценить степень развития околопрофессиональных способностей и навыков. Кроме того, результаты тестирования – это намного более продуктивная тема для обсуждения на собеседовании, чем разговоры «за жизнь».

Ключевой принцип построения программ тестирования при отборе сотрудников – использование однажды разработанной программы в течение длительного периода (от года), чтобы обеспечить сопоставимость результатов. Также, если программа используется достаточно долго, можно оценить ее эффективность путем последующих наблюдений и оценок сотрудников, принятых на работу.

По результатам многочисленных собеседований можно с уверенностью сказать, что хорошие аудиторы получаются из кандидатов, обладающих разнообразным опытом в различных сферах. Более уместно говорить о сочетании знаний, способностей, умений и навыков кандидата. Однако кандидаты, в опыте которых преобладают определенные компании, обладают рядом общих особенностей. Например, кандидаты из Большой четверки обладают хорошими навыками по организации работы (составление рабочих документов, методология аудита), однако часто выполняют работу поверхностно с точки зрения процессного аудита. Кандидаты с технической подготовкой часто хорошо разбираются в операционных процессах, но плохо представляют себе, как именно те или иные изменения в операционных процессах отразятся на экономике предприятия, плюс они плохо владеют методологией аудита и требуют дополнительного обучения.

Также существует ряд точечных нюансов, которые полезно принять во внимание при подборе сотрудников в ПВА.

• Вероятность встретить оптимального кандидата на вакансию обратно пропорциональна уровню позиции. Другими словами, чем выше уровень позиции и чем выше уровень требований, тем больше времени уйдет на поиск адекватного сотрудника. Это логично – для подготовки высококвалифицированных аудиторов необходимо сочетание ряда факторов, порой уникальных, в течение продолжительного времени.

• При прочих (!) равных условиях у правильных аудиторов старшего возраста есть небольшое преимущество перед более молодыми аудиторами – им охотнее верят. Аудиторы – это агенты перемен. Люди конструктивнее реагируют, когда о целесообразности и необходимости перемен им говорит человек, сопоставимый с ними или старше их по возрасту, а не вчерашний студент.

• По возможности необходимо наводить справки о потенциальных кандидатах. Еще лучше, если такая информация поступает от людей, мнению которых можно доверять (например, авторитетные коллеги из ПВА других компаний). Разумеется, при этом необходимо соблюдать этические принципы – при отказе кандидату предыдущие мероприятия по наведению справок не должны негативно отражаться на его карьере в текущей компании.