Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

3.1. Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы для:

• регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

• организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

• организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

• облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (или, если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. При заполнении данной регистрационной формы необходимо учитывать следующий момент. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем.

Также необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

К сожалению, форма книги учета трудовых книжек не приспособлена под учет оформления дубликатов трудовой книжки. Тем не менее, данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Также данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12–13 даются ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графа карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

• журнал регистрации служебных заданий;

• журнал регистрации локальных нормативных актов;

• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

• журнал выдачи справок по личному составу;

• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

• журнал учета больничных листов;

• журнал регистрации увольнения с работы и др.

3.2. Журналы проверок

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.

Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы – пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:

• дата, время проведения мероприятия;

• правовые основания;

• цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;

• список выявленных нарушений;

• реквизиты составленного протокола;

• выданные предписания;

• фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.

Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.