Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Оценка эффективности мотивации компенсационного пакета, условий труда и неденежных источников. Пересмотр мотивационного пакета в случае существенных изменений исходных условий как самой позиции, так и рынка труда. Аудитор вправе ожидать прямую зависимость между степенью развития системы оценки эффективности мотивации и сложностью такой системы мотивации. Как и многое другое, мотивационный пакет должен меняться в ответ на изменение первоначальных условий, под которые он формировался. Как и в любом другом процессе изменения, должны присутствовать все составляющие. Должен быть инициатор, обоснование, процесс обсуждения и принятия окончательного решения, а также процесс оценки осуществленных изменений. Слабым местом в этой цепочке является процесс расчета планового экономического эффекта от изменения текущего мотивационного пакета, последующий расчет фактического эффекта и сопоставление его с плановым. Часто эти процессы подвержены манипуляциям и страдают от некомпетентности исполнителей, а то и вовсе отсутствуют, например под предлогом длительности процедуры расчетов. Аудитор должен помнить, что в большинстве случаев спешка указывает на наличие тех или иных проблем.

Обучение, инструктаж, проверки знаний

Данный подпроцесс включает в себя шесть основных этапов:

• оценка профпригодности на основании периодического тестирования и аттестации;

• оценка экономической целесообразности найма нового персонала по сравнению с затратами по доведению текущего уровня подготовки персонала до требуемого уровня;

• формирование программы обучения/повышения квалификации с учетом требований законодательства и техпроцессов;

• исполнение программы без ущерба для основного процесса производства;

• проведение требуемого по техпроцессу инструктажа до начала работы;

• проведение инструктажа по ОТ и ТБ до начала работы.

Оценка профпригодности на основании периодического тестирования и аттестации. Оценка экономической целесообразности найма нового персонала по сравнению с затратами по доведению текущего уровня подготовки персонала до требуемого уровня. Для российских предприятий хорошей практикой является уже само наличие процедуры оценки профпригодности, особенно если она детально дифференцирована для категорий одной профессии и формализована в виде внутреннего нормативного документа. Однако такой уровень развития подпроцесса присущ меньшей части российских предприятий. Данную процедуру проще создать для узкоспециализированных профессий, особенно если периодическая профессиональная аттестация предусмотрена российским законодательством. Существенным аспектом функционирования процедуры оценки профпригодности является обеспечение объективности, что опять же проще сделать в случае узкоспециализированных профессий.

Данные периодической оценки персонала должны использоваться в качестве исходных для проведения процедуры оценки экономической целесообразности найма нового персонала вместо персонала, прошедшего оценку. Наличие такой процедуры указывает на продвинутый уровень развития процесса управления персоналом.

Формирование программы обучения/повышения квалификации с учетом требований законодательства и техпроцессов. Исполнение программы без ущерба для основного процесса производства. Хорошей практикой является наличие процедуры отслеживания текущей квалификации сотрудников предприятия с целью соблюдения требований законодательства и требований техпроцессов. Основную часть контроля осуществляет дирекция по персоналу, требования по переобучению и/или переквалификации предусматриваются в должностных инструкциях, трудовых договорах, внутренних регламентирующих документах. Однако в большинстве ситуаций ответственность за осуществление такого контроля возлагается на непосредственного руководителя. Само по себе это не фатально, но из-за отсутствия в большинстве случаев механизмов исполнения процедуры непосредственными руководителями создает дополнительные риски, например риски технологических аварий и несчастных случаев.

Хорошей практикой является передача дирекции по персоналу функции формирования сводной программы обучения по предприятию и/или группе компаний, например в рамках холдинга. При правильном функционировании процесса «Закупки» централизация обеспечивает эффект масштаба, и в целом услуги сторонних компаний по обучению могут приобретаться со скидкой.

Программа обучения в целом аналогична программе ППР, планово-предупредительного ремонта, только применяется к людям, а не оборудованию. Поэтому при составлении бизнес-плана на предстоящий период требования программы обучения должны учитываться так же естественно, как и требования графика ППР. Негативный эффект от несоблюдения того и другого сопоставим.

Проведение требуемого по техпроцессу инструктажа до начала работы. Проведение инструктажа по ОТ и ТБ до начала работы. Хорошей практикой является извещение сотрудника обо всех существенных потенциальных опасностях и способах их предупреждения до того, как он приступит к исполнению своих обязанностей. Аудитор должен быть готов проверить знания сотрудников в этой области, т. к. наличие подписи сотрудника в журнале регистрации лиц, прошедших обучение/инструктаж, еще не гарантирует как самого обучения/инструктажа, так и наличия достаточных остаточных знаний. Виды, интенсивность и продолжительность инструктажа варьируют в широком диапазоне и зависят от ряда факторов, включая отрасль, номенклатуру используемого оборудования и законодательные требования. В любом случае как минимум данный подпроцесс должен функционировать системно, а не состоять из отдельных эпизодических мероприятий.

Оценка результатов труда

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• регистрация производственных показателей;

• расценка выработки и формирование суммы к оплате;

• регистрация условий для выплат, не связанных с производственными показателями позиции (премии, компенсации и т. д.).

Регистрация производственных показателей. Расценка выработки и формирование суммы к оплате. В целом основной задачей этого подпроцесса является создание и использование максимально объективной системы оценки результатов деятельности сотрудников.

Существует также ряд профессий, для которых любая система оценки имеет в целом субъективный характер. Наиболее распространенной категорией такого рода сотрудников является так называемый «офисный планктон», или административно-управленческий персонал. В целом чем более однозадачной и механической является работа, тем проще разработать объективную и исчерпывающую систему оценки результатов труда.

В базовом варианте этого подпроцесса непосредственный руководитель работника по окончании определенного периода (смены, вахты, месяца и т. д.) в специальном регистре, например наряде, отмечает показатели работы работника в штуках, погонных метрах, тоннах и т. д. Руководитель направления визирует свод зарегистрированных показателей. Каждый из фиксируемых показателей может быть оценен или, другими словами, переведен в деньги, используя заранее разработанные дирекцией по персоналу справочники. Таким образом, непосредственный руководитель передает в дирекцию по персоналу производственные завизированные показатели подчиненного сотрудника, которые на основании справочников конвертируются в деньги, выплачиваемые в виде заработной платы.

Аудитору стоит иметь в виду, что большинство систем регистрации производственных показателей и их использования для расчета, начисления и выплаты заработной платы имеют определенные недостатки. Лучшей можно считать ту систему, положительный эффект от использования которой превышает негативные моменты. Основной негатив связан с возможностью манипулировать показателями выработки и, следовательно, величиной заработной платы. Этот риск особенно высок на предприятиях, которые выполняют работы или оказывают услуги.

Разумеется, вышеперечисленное в большей степени относится к предприятиям, которые используют сдельную систему оплаты труда. Повременная система не требует такого щепетильного отношения к регистрации производственных показателей, т. к. оплачивается время, проведенное на работе, а не результат работы. При любой системе оплаты труда используются табели учета рабочего времени, поскольку табель является регистром использования рабочего времени. На основании данных табеля производится начисление и выплата заработной платы при повременной системе оплаты труда. На основании табеля и подтверждающих документов осуществляют ряд выплат, не связанных с производственными показателями, например выплату компенсации за больничный лист, а также следят за соблюдением требований законодательства к максимальной продолжительности рабочего дня.