Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

• Выбытие без последующей замены. Существует три формы такого выбытия: продажа, безвозмездная передача и списание. Независимо от формы выбытия его целесообразность необходимо обосновывать. В случае списания обоснование должно касаться экономической целесообразности, т. к. предполагается, что дальнейшее использование основного средства невыгодно. В случае продажи или безвозмездной передачи необходимо также рассмотреть влияние на способность предприятия достичь поставленных целей в отсутствие основного средства. Нередки ситуации, когда с энтузиазмом принимается решение о продаже части основных средств, а спустя какое-то время все вдруг резко понимают, что без этих основных средств обойтись нельзя. В большинстве случаев такие ситуации связаны с отсутствием хорошо поставленного процесса стратегического планирования и процесса прогнозирования, которые в свою очередь сильно зависят от объема и качества исходной информации для анализа. Нередко по тем же причинам происходит обратное – основные средства простаивают вместо того, чтобы на вырученные от их продажи деньги предприятие смогло оптимизировать свою деятельность. В связи с этим аудитору полезно проанализировать динамику выбытия и поступления основных средств. Если определенные основные средства продаются, а спустя какое-то время приобретаются аналогичные основные средства, это может указывать как на махинации, так и на ущербность управленческих навыков руководства предприятия. Ситуация может усугубляться еще, например, и тем, что часть приобретенных основных средств не используется в деятельности предприятия. Сам факт неиспользования основных средств по прямому назначению в течение длительного периода является интересным объектом для анализа.

• Выбытие с последующей заменой. Этот вариант выбытия имеет те же три формы: продажа, безвозмездная передача и списание. В отличие от первого варианта при обосновании целесообразности в этом случае необходим анализ преимуществ замены одного основного средства на другое. Аудитор должен иметь в виду, что нередко разница между старым и новым основным средством не очевидна. Необходимость замены может на самом деле иметь иную причину, чем та, что указывается в обосновании (например, использование бюджета на инвестиции в конце года, чтобы в следующем году его не урезали). В остальном все сказанное для первого варианта применимо и ко второму.

• Временное выбытие. Существует два основных варианта временного выбытия: консервация и сдача в аренду. Понятие «консервация» может обозначать две ситуации: консервация как понятие учета (в отношении основного средства не осуществляется никаких дополнительных действий) и консервация как понятие процесса (основное средство подвергается определенной обработке для сохранения его полезных свойств, например нанесение дополнительного слоя смазки на станки и их упаковка в ящики). Довольно часто предприятия не соблюдают требования бухгалтерского и налогового учета и не переводят основные средства в режим консервации, когда они не используются длительное время. В таких случаях аудитору необходимо оценить риски, связанные с ситуацией. Также аудитор должен оценить целесообразность длительного пребывания основных средств в режиме консервации, особенно при отсутствии у менеджмента понимания направлений развития предприятия на ближайшую и долгосрочную перспективу. В противовес консервации сдача временно не используемых основных средств в аренду представляет собой более выгодный вариант альтернативного использования. Длительность и условия договора аренды должны быть хорошо продуманы, чтобы предприятие могло с минимальными потерями и в требуемые сроки вернуть понадобившиеся основные средства. Аудитору следует обратить внимание на условия договора аренды – арендная плата должна как минимум покрывать расходы, связанные с владением основным средством, и условия эксплуатации должны быть оптимальными для сохранения исходных полезных свойств основного средства. Тем не менее для большинства предприятий сдача временно неиспользуемых основных средств в аренду не является той целью, для которой данные основные средства приобретались. Она должна рассматриваться как временный компромисс до принятия решения о дальнейшем развитии предприятия.

В свете вышесказанного существует три ситуации, к которым аудитор должен присмотреться:

• основные средства продаются, а затем аналогичные основные средства берутся в аренду;

• основные средства берутся в аренду, а аналогичные основные средства, находящиеся в собственности предприятия, простаивают;

• основные средства берутся в аренду, а аналогичные основные средства, находящиеся в собственности предприятия, сдаются в аренду, в том числе по более низким ставкам.

Целесообразность этих ситуаций в большинстве случаев сомнительна.

Аудитор также должен иметь в виду, что выбытие основного средства влечет разнообразные последствия для деятельности предприятия, некоторые из которых могут быть необратимыми. Анализ целесообразности выбытия является хорошей практикой, однако он бесполезен, если не рассматриваются все существенные аспекты выбытия основного средства.

Перечень и содержание базовых и специфичных рисков процесса

Перечень и содержание базовых контрольных процедур процесса (см. рис. 13)

Рис. 13. Базовая схема процесса «Управление активами» с указанием ключевых точек контроля

Перечень и содержание базовых тестов

Перечень и содержание лучших практик по процессу

Процесс «Управление персоналом»

Перечень основных подпроцессов и этапов процесса

Подпроцесс «Планирование потребности в персонале»

Данный подпроцесс включает в себя пять основных этапов:

• формирование/разработка процессов;

• расчет нормативов персонала в рамках процессов;

• формирование организационной структуры;

• оценка количества и качества персонала;

• формирование штатного расписания.

Формирование/разработка процессов. Расчет нормативов персонала в рамках процессов. Если вам когда-нибудь выпадала возможность самостоятельно составить бизнес-план предприятия или проекта, то весьма вероятно, что вы решали ряд нетривиальных задач. Одна из таких задач заключается в определении оптимального количества персонала, необходимого для обеспечения требуемого уровня функционирования предприятия или проекта. При определении количества необходимо учитывать ряд переменных факторов, таких как объем продаж, количество и степень автоматизации оборудования, особенности используемых технологий, обязательные требования к деталям организации производства, как со стороны законодательства, так и со стороны прочих регуляторов (например, профессиональных объединений). Как видно, задача по определению оптимального количества персонала весьма нетривиальна. В приведенной программе по процессу «Управление персоналом» она упрощена, т. к. не рассматриваются вопросы организации предприятия или проекта с нуля. Однако на любом предприятии должен быть процесс определения количества сотрудников, необходимого для выполнения работы.

Существует несколько вариантов построения такого процесса в зависимости от того, для какого ключевого процесса осуществляется расчет. При расчете количества работников для процесса «Производство» в большинстве случаев руководствуются вполне определенными источниками данных. Например, при расчете количества требуемых сотрудников для работы на какой-либо технологической установке (например, бумагоделательной машине) руководствуются как отраслевыми справочниками, так и технологической документацией, прилагаемой к установке (т. е. расчетами производителя установки). Сложнее обстоит дело с процессами, обслуживающими процесс «Производство». Например, при определении количества бухгалтеров для обеспечения процесса «Бухгалтерский учет и отчетность» сложновато опереться на какой-либо справочник. В этом случае опираются на критерии, имеющие, по большому счету, субъективный характер, например опыт людей, осуществляющих расчет как в области бухучета, так в области такого рода расчетов. Нередко прибегают к помощи экспертов. Однако эксперты зачастую не обладают требуемым уровнем независимости.