Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Имея под рукой объективный список задач, гораздо проще сказать «нет», не вступая в конфликт с самим собой.

Еще один мой клиент, предприниматель в сфере индивидуальных тренингов, признал, что создание списка задач существенно снизило уровень беспокойства и внутреннего напряжения в его жизни. Привычка класть все, что поглощало его мысли, в корзину, заставила его задуматься над тем, каким проблемам он действительно хочет уделить хоть какое-то внимание. Если у него не возникало желания класть напоминание в корзину, то он просто забывал о проблеме!

На мой взгляд, это — образец вполне зрелого образа мышления. Важное преимущество всей методологии состоит в том, что, взяв на себя обязательство фиксировать и отслеживать проблемы, занимающие ваши мысли, вы начнете серьезно задумываться над тем, какие задачи вы хотите брать на себя, а какие — нет. Отсутствие четких представлений об объемах работы напоминает незнание баланса и лимита кредитной карточки — в подобных случаях гораздо легче проявить безответственность.

Выполнить договоренность

Конечно же, одним из способов преодоления негативного отношения к проблемам является их решение, позволяющее отнести задачи к выполненным. Люди охотно берутся выполнять задачи, если впоследствии возникает ощущение, что они чего-то достигли. Если вы начали выполнять задания, занимающие менее двух минут, по мере их появления, уверен, ваше психологическое состояние заметно улучшится. Большинство моих клиентов, поработав со своими стопками бумаг, чувствуют себя прекрасно только потому, что смогли на основе правила двух минут покончить с массой дел.

От напряжения выполняемого к умиротворению выполненного.

Посвятите один из выходных выполнению массы мелких дел и заданий, которые накопились по дому и в вашей частной жизни. Когда вы зафиксируете все незамкнутые циклы, крупные и мелкие, и увидите их перед собой в одном списке, какая-то часть вашего сознания обязательно ощутит прилив вдохновения (творческого отвращения или ужаса), достаточного для того, чтобы начать их завершение и вычеркивание из перечня.

Похоже, все мы стремимся к победам. Эту потребность можно успешно удовлетворить, если ставить перед собой выполнимые задачи, решение которых можно без труда начать и закончить.

Вы когда-нибудь выполняли задачи, которые изначально не входили в список, так что их нужно было записать и сразу вычеркнуть? Если это так, то вы понимаете, что я имею в виду.

У данного подхода есть еще один аспект. Что бы вы ощутили, если бы полностью, успешно разобрались со всей стопкой документов и отработали весь список проблем? Наверное, вы бы прыгали до потолка от счастья, почувствовали прилив творческой энергии. Естественно, через три дня у вас появится… Что? Правильно — еще один список, вероятно, еще длиннее предыдущего! Вы будете в таком хорошем настроении, разобравшись со всеми проблемами, что вам захочется заниматься более серьезными вещами и строить более смелые планы.

Более того, как вы думаете, что сделает ваш начальник, увидев столь высокие уровни вашей компетентности и производительности? Правильно — даст вам больше работы! Это — «Уловка-22» в сфере профессионального развития: чем больше вы стараетесь, тем больше вам следует стараться.

Поэтому если вы не собираетесь существенно снижать свои стандарты или прекращать составление списков новых задач, то вам лучше усвоить третий вариант: иначе рискуете сгореть на работе.

Пересмотреть соглашение с самим собой

Допустим, я сказал вам, что встречусь с вами в четверг, в 16:00, но вскоре после того, как я назначил встречу, необходимость в ней отпала. Теперь, с учетом новых приоритетов, я принимаю решение не встречаться с вами в четверг в четыре. Вместо того, чтобы просто не явиться, что мне лучше сделать, чтобы не нарушить целостность отношений? Верно — позвонить вам и изменить договоренность. Пересмотр договоренности не является ее нарушением.

Теперь вы понимаете, почему вам сразу становится лучше, если вы выбрасываете из головы все проблемы, вносите их в список и помещаете его перед глазами? Вы автоматически пересматриваете соглашения с самим собой, когда смотрите на них, и либо сразу предпринимаете какие-то действия, либо говорите: «нет, не сейчас». Проблема в следующем: договоренности с самим собой невозможно пересмотреть, если вы не можете вспомнить об их заключении!

Именно прощение открывает единственную возможность творчески размышлять о будущем.

Тот факт, что вы не можете вспомнить о соглашении, заключенном с самим собой, не означает, что вы не чувствуете ответственности за его выполнение. Спросите любого психолога, какие представления о прошлом и будущем у той части вашего сознания, где хранятся списки невыполненных задач; ответ — никаких. Там все в настоящем времени. Это означает, что как только вы скажете себе, что нужно что-то сделать, и поместите напоминание в краткосрочную память, часть вашего сознания будет думать, что выполнением данной задачи нужно заниматься постоянно. А это значит, что если вы поставили перед собой две задачи и поместили их только в собственную оперативную память, то у вас сразу возникнет ощущение поражения и стресса, поскольку вы не можете одновременно заняться их выполнением.

Если вы принадлежите к большинству людей, то, вероятно, у вас дома есть какое-то складское помещение — может быть, гараж, который вы решили убрать и расчистить (возможно, это уже длится шесть лет). В таком случае часть вашего сознания думает, что вам следует чистить гараж по двадцать четыре часа в сутки в течение шести лет! Не удивительно, что многие люди такие усталые! А разве вы не слышите тихий внутренний голос в своем «мысленном совете», который каждый раз, когда вы проходите мимо гаража, спрашивает: «Почему мы проходим мимо гаража?! Разве мы не должны заниматься его уборкой!?» Поскольку вы не можете вынести этого скулежа, который гложет вас изнутри, вы, по мере возможности, вообще не заходите в гараж. Если вы хотите, чтобы голос заткнулся, то у вас есть три способа, позволяющие разобраться с собой:

1. Снизить свои требования к гаражу (возможно, вы это уже сделали). «Да, у меня захламленный гараж. А кому какое дело?»

2. Выполнить договоренность — вычистить гараж.

3. Хотя бы поместить уборку гаража в список «Когда-нибудь/может быть». В таком случае при еженедельном обзоре этого списка вы сможете, заметив этот пункт, сказать себе, «Не на этой неделе». И в очередной раз, проходя мимо гаража, вы услышите, как ваш внутренний голос скажет только: «Ха! Не на этой неделе».