Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

А теперь нам предстоит ответить на следующий вопрос: «Каковы дальнейшие действия?»

Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаю вернуться к списку, куда вы поместили мысленный материал (см. главу 5). Или, по крайней мере, подумать обо всех проектах, которые могут занимать ваши мысли. У вас не возникает ощущения, что их осуществление продвигается не так уверенно и не так эффективно, как могло бы? Вполне вероятно, что это так: несколько проектов немного застряли на месте.

Если бы вы не знали наверняка, что вам действительно необходимо первым делом позвонить кому-то, отправить электронное сообщение, просмотреть какие-то материалы или купить что-то в магазине, то не выполнили бы этих действий. Самое смешное, что на определение первого шага практически по каждому пункту списка вам понадобилось бы всего лишь около десяти секунд. Но именно эти десять секунд размышлений и есть та процедура, которую основная масса людей не проделывает с большинством пунктов списка.

Например, в списке моего клиента может оказаться такой пункт, как «шины».

Я спрашиваю: «Что имеется в виду?»

Он отвечает: «Ну, мне нужно поменять шины на автомобиле».

«Так каким будет ваш первый шаг?»

На этом этапе клиент обычно морщит лоб, думает пару секунд и приходит к заключению: «Ну, наверное, надо позвонить в магазин автозапчастей и узнать расценки».

Примерно столько времени нужно, чтобы решить, каково первоочередное действие практически по каждому пункту. Всего лишь несколько секунд сосредоточенных рассуждений, которые большинство людей еще не проделали с основной массой материала.

Также, вероятнее всего, можно утверждать, что человек, который хочет поставить новые шины на свой автомобиль, уже достаточно давно озабочен этой проблемой. И, вероятно, он уже не раз находился у телефона и имел в своем распоряжении достаточно времени и/или сил для того, чтобы сделать необходимый звонок. Почему же он так и не позвонил? Потому что последнее, чем ему хотелось заняться в тот момент, был пересмотр всех проектов, включая замену шин, и определение дальнейших действий по этому поводу. Проще говоря, он вообще не был настроен на размышления.

Ему нужно было заранее определить требуемые действия. Если они уже определены, то, когда у него появится пятнадцать свободных минут перед началом совещания, а запас энергии по десятибалльной шкале будет равен 4,2, он сможет взглянуть на список возможных вариантов и с радостью увидеть в нем пункт «Позвонить в магазин запчастей и узнать расценки». «Эту задачу я могу с успехом выполнить», — подумает он, и у него появится реальный мотив для того, чтобы позвонить и затем ощутить вкус победы после завершения полезного дела при текущем запасе времени и энергии. При данных обстоятельствах он не может начать подготовку черновика серьезного договора с клиентом, но ресурсы позволяют ему набрать номер и быстро получить полезную информацию. Вполне вероятно, что в скором времени он, взглянув на новые шины своего автомобиля, почувствует прилив гордости.

Определение содержания конкретных действий на самом приземленном уровне и упорядочение надежных вешек-напоминаний о них являются ключевыми средствами повышения производительности.

Секрет завоевания преимущества состоит в том, чтобы начать. Секрет успешного начала — в том, чтобы разбить сложные непосильные проблемы на маленькие выполнимые задания и начать с самого первого из них.

Это — доступная методика, которую мы в состоянии постоянно оттачивать.

Часто даже самые простые затеи заходят в тупик, потому что мы не можем окончательно решить, каким будет следующий шаг. Участники моих семинаров часто вносят в списки такие задания, как «Отладить работу автомобиля». Является ли отладка первоочередным действием? Нет, если вы не идете к машине в рабочей одежде, с гаечным ключом в руке.

«Так каким же будет ваш следующий шаг?»

«Ой… Ну, надо отвезти машину в гараж. Ах да, сначала нужно узнать, возьмут ли ее в ремонт. Наверно, следует позвонить в мастерскую и назначить время».

«У вас есть номер?»

«Черт, нет… У меня нет номера гаража. Фред посоветовал мне хорошую мастерскую, но номера у меня нет. Я знал, что в уравнении слишком много неизвестных».

Если не определен следующий шаг, то между текущим положением вещей и желаемым результатом остается несократимый разрыв.

Часто именно это и происходит с массой проблем, возникающих у различных людей. Мы смотрим на проект, и часть нашего сознания думает: «У меня есть не все сведения, необходимые для достижения результата». Мы знаем, что чего-то не хватает, но не знаем чего, поэтому отказываемся от осуществления проекта.

«Так каковы ваши дальнейшие действия?»

«Мне нужно узнать номер. Наверно, можно узнать его у Фреда».

«У вас есть номер Фреда?»

«У меня есть номер Фреда!»

Таким образом, на самом деле первым шагом будет «Позвонить Фреду, чтобы узнать номер мастерской».

Вы заметили, сколько предыдущих шагов нужно отследить для того, чтобы четко определить следующее действие по проекту? Это типичный случай. В списках большинства людей присутствует масса проектов подобного рода.

Поистине, у самых умных из нас больше всего непринятых решений и необработанных пунктов в списках. В чем причина? Подумайте о том, как наше тело реагирует на образы, возникающие в сознании. Оказывается, нервная система не отличает яркого представления от реальности.

Чтобы доказать это самому себе, представьте, как вы входите в супермаркет и идете по ярко освещенному отделу фруктов и овощей. Вы уже там? Хорошо, теперь подойдите к лоткам с цитрусовыми — апельсинами, лимонами, грейпфрутами. Теперь найдите там большую кучу лимонов. Рядом с ними — доска для нарезки фруктов и нож. Возьмите один из этих больших желтых лимонов и разрежьте его на половинки. Ощутите лимонный аромат! Плод настолько сочный, что сок проливается на доску. Теперь возьмите половинку лимона и разрежьте ее на половинки, чтобы у вас в руках осталась четверть. Хорошо, теперь вспомните, как вы ели лимоны в детстве… Возьмите свою лимонную дольку в рот и вонзите в нее зубы! Хрусть!

Если вы следовали моим инструкциям, то, вероятно, заметили, что содержание слюны у вас во рту хоть немного увеличилось. Ваш организм по-настоящему пытался усвоить лимонную кислоту! Но она была только в вашем воображении!

Великие люди способны рисовать картины в своем воображении, представлять события быстрее и красочнее, чем все остальные.