Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Изнутри каждый успешный проект кажется катастрофой.

Розабет Мосс Кантор

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проектов, которые позволяют воплотить замысел в жизнь.

Далее приводится перечень практических советов и технических приемов, позволяющих облегчить неформальную процедуру естественного планирования, которую я советую применять. Хотя все мои советы базируются на соображениях здравого смысла, люди следуют им далеко не так часто, как могли бы. Пользуйтесь ими всегда, когда это возможно, вместо того, чтобы беречь мысли для формальных заседаний.

Необходимо наладить системы и приемы, которые помогут вам чаще, быстрее и глубже анализировать проекты и сложившиеся обстоятельства.

Какие проекты планировать

Большая часть задач, которые вы пометили в списке проектов, не потребует от вас особых усилий в сфере текущего планирования: вам понадобится только наметить в уме дальнейшие шаги в рамках их осуществления. Единственное, что вам понадобится сделать, к примеру, для «Техосмотра машины» — это найти в телефонной книжке ближайшую станцию техобслуживания, позвонить туда и назначить время.

Впрочем, есть два типа проектов, которые заслуживают хотя бы минимальных усилий в сфере планирования: (1) проекты, занимающие ваше внимание даже после того, как вы определили дальнейшие действия по ним, и (2) проекты, по которым спонтанно возникают полезные идеи и вспомогательные сведения.

Первый тип — проекты, о которых вы знаете, что для их осуществления необходимо согласовать и решить ряд вопросов — потребует более детального подхода, чем простое определение дальнейших действий. Вам предстоит выполнить один или несколько из четырех этапов естественной модели планирования: цели и принципы, видение/результат, мозговой штурм и/или сортировка материалов.

Второй тип — проекты, по которым идеи возникают спонтанно: в машине, на пляже или во время деловой встречи — требует создания надлежащего места, где можно зафиксировать сопутствующие идеи. Там идеи могут храниться до момента дальнейшего использования по мере надобности.

Проекты, дальнейшие действия по которым связаны с планированием

Наверное, для вас не составит труда сходу назвать сразу несколько проектов, которые, на ваш взгляд, требуют уточнения, конкретизации и более жесткого контроля. Вам предстоит важная встреча, и вы знаете, что должны составить повестку дня и подготовить материалы для нее. На вас только что свалилась работа по организации ежегодного собрания деловых партнеров, так что вы должны как можно быстрее упорядочить процесс подготовки, чтобы можно было передать подчиненным конкретные задачи. Вам нужно составить четкую характеристику новой должности в вашем коллективе, которую следует передать в отдел кадров. Если вы этого еще не сделали, сейчас же определите следующий шаг, с которого начнете процесс планирования, и поместите его в надлежащий список дальнейших действий. Затем проделайте следующие этапы процедуры планирования.

Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках процесса планирования — это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный момент, вы должны научиться мыслить свободными категориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рамках таких проектов должно формулироваться так: «Набросать идеи по проекту X».

В данном случае следует решить, где и как вы хотите совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для мозгового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо «За компьютером», либо «Где угодно» (поскольку я могу рисовать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутствующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В данном случае следующим шагом, вероятнее всего, будет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием «В офисе». Если вы носите заметки по проекту с собой — в папке, блокноте или памяти портативного компьютера, то «Упорядочение заметок по…» попадет в список «Где угодно», «Разное» (для случая сортировки вручную) или «Компьютер» (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в планировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообщения всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках проектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее соображения («Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров»), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров»), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете («Научно-поисковые фирмы, предоставляющие услуги руководящим работникам сферы продаж»).

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая может оказаться полезной. Много раз вы будете вспоминать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в различных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спагетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.