Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Если вы заняты делом, осуществление которого растянется на продолжительное время (свадьба, дети, карьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.

• В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей организации и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

• Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

• Какие еще существенные события могут повлиять на определение возможных направлений моей деятельности?

Перечислю несколько возможных аспектов, которые выступают на первый план на данном этапе обсуждения.

• Изменение сущности вашей работы под действием смещения приоритетов компании. Вместо управления разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.

• Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повышений.

• Направление деятельности организации в контексте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.

• Жизненные предпочтения и изменение потребностей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьшается необходимость в том, чтобы вы сидели с ними дома, и растет ваш интерес к различным сферам капиталовложения и оформлению пенсии.

На наивысшем уровне мышления вам придется задать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это — концепция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

«Зачем?» — вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту отклонитесь от курса, который определяется вашими глубинными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.

Как выбросить из головы проблему расстановки приоритетов

Уделите хотя бы несколько минут (если вы этого еще не сделали) тому, чтобы сделать несколько неформальных заметок о вещах, о которых вы думали, читая эту главу. Какие бы мысли не попадали в расширенный радиус действия вашего внутреннего радара, зафиксируйте их на бумаге и выбросьте из головы.

Затем обработайте свои записи. Решите, действительно ли вам хочется заниматься делами, которые вы записали. Если ответ отрицательный, выбросьте листок, положите его в стопку «Когда-нибудь/может быть» или в папку под названием «Мечты и цели, к которым я могу вернуться в какой-то момент». Вы можете продолжить накопление подобных мыслей о будущем и придать процессу более формальный характер. Например, можете набросать новый бизнес-план со своими партнерами, продумать и выписать идеи грядущей сладкой жизни со своей половиной, начертить более подробную карту карьерного роста на следующие три года. Поместите новые задачи в список проектов и определите следующее действие. Затем выполните его, перенесите в список ожидаемых действий или поместите напоминание в соответствующий список.

Теперь можете заняться разработкой идей в рамках конкретных проектов, которые уже намечены, но, на ваш взгляд, еще не сформулированы в полной мере. Настраивайтесь на «вертикальную» обработку проектов.

Глава 10. Контроль над проектами

В главах с 4 по 9 речь шла о подходах и методах, позволяющих выбросить все из головы и интуитивно выбрать нужное занятие в любой момент времени. Это была горизонтальная плоскость — все, что требует вашего внимания и действий на «горизонтальной поверхности» вашей жизни. Последний фрагмент головоломки — вертикальная плоскость — образ мышления, позволяющий докопаться до сути, достичь заоблачных высот и развить творческий потенциал. Таким образом, мы возвращаемся к оптимизации и усовершенствованию процесса проектного планирования.

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы «в полевых условиях» с тысячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвящать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с минимальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не требует технологических приемов, необходимых для осуществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные менеджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяющим их освоить. В действительности нам нужна способность зафиксировать и задействовать больше творческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления — дефицит систем управления потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предполагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требующими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсознательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружите, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и привычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продуктивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется катастрофой.

Розабет Мосс Кантор

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проектов, которые позволяют воплотить замысел в жизнь.