Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пытаетесь выделить из списков только самое важное, то, очевидно, ответ отрицательный.

Я заметил, что люди успешнее справляются с непредвиденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и анализом той части работы, которая не лежит на поверхности. Очень просто соскользнуть в режим «занятости», или «срочности», особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необработанных и практически неконтролируемых задач.

Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электронного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.

Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинства профессионалов справедливо утверждение, что природа их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в разных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента — тогда придется сразу заняться их решением.

Все это — зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. Постоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов списка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пересмотр полных списков всех намеченных действий.

Если вы сознательно предпочитаете решение только что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это — лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершенствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматриваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовершенствования.

К тому же, если слишком долго игнорировать корзину входящих материалов и списки действий, то случайные проблемы, попавшие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, с которыми нужно разбираться по мере возникновения: они только подливают масла в огонь.

Многие люди пользуются неотвратимостью практически неиссякаемого потока спонтанных проблем как щитом, позволяющим скрыться от ответственности за определение объемов работы и ведение списков дел. Можно легко поддаться искушению и увлечься не столь важными проблемами, лежащими прямо на поверхности, особенно если ваша корзина для входящих материалов и система личной организации вышли из-под контроля. Слишком часто хождение вокруг да около становится предлогом для того, чтобы забыть о бесформенных стопках рутинных проблем.

Именно в такие моменты сильно ощущается необходимость навыков интеллектуальной работы. Большинство людей воспитывались в мире, где не нужно было устанавливать четкие границы выполняемой работы и управлять многочисленными незамкнутыми циклами. Но если вы воспитали в себе навыки и умения, позволяющие быстро внедрять входные сведения в четко определенную систему, то вам будет гораздо легче доверять своему внутреннему голосу, принимая решение о том, что делать, какие дела бросить и чем заняться вместо них.

Обладатели «черного пояса» по самоорганизации способны с быстротой молнии переключаться с одной проблемы на другую и обратно. Например, вы обрабатываете содержимое корзины, и тут входит ваш помощник и сообщает о ситуации, требующей вашего немедленного вмешательства. Вас не бросает в холодный пот — ваш лоток с документами остается на прежнем месте: бумаги лежат в одной стопке, готовые к дальнейшей обработке после вашего возвращения. Разговаривая по телефону, вы можете просматривать списки дальнейших действий и решать, чем займетесь, когда повесите трубку. Ожидая начала совещания, вы можете прорабатывать стопку «Прочесть/просмотреть», которую принесли с собой. А если непредвиденная беседа с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы можете без труда придумать, как использовать их наилучшим образом.

Игнорировать непредвиденные задачи (даже если их можно решить) означает жить без возможностей, без спонтанности и насыщенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь.

Вы можете выполнить лишь одно действие за раз. Завершив беседу с кем-то в офисе, вы не беретесь моментально за выполнение пунктов списков или обработку входных материалов. Проблема в том, чтобы обрести уверенность в своем решении, касающегося дальнейших действий.

Так как же принимать решение? Опять придется использовать интуитивные догадки — насколько важна непредвиденная работа по сравнению со всем остальным? Как долго вы можете позволять корзине для входящих документов оставаться без внимания, а рутинным проблемам — лежать мертвым грузом, и при этом доверять своим решениям о том, что делать дальше?

Люди часто жалуются на отвлекающие факторы, которые прерывают их работу. Но в нашей жизни прерывания неизбежны. Когда вы достигнете совершенства в управлении входящим материалом и станете достаточно организованным человеком для того, чтобы эффективно использовать возникающие окна свободного времени, вы сможете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете просматривать электронные сообщения в процессе телефонного совещания. Но сперва нужно научиться перескакивать с одной задачи на другую, чтобы поддерживать здоровое равновесие между направлениями деятельности. Ваш выбор по-прежнему будет определяться в соответствии с тем, насколько вам понятны сущность и цели вашей работы.

Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не потому, что таков путь наименьшего сопротивления, а потому, что она является самым важным направлением деятельности по сравнению со всем остальным.