Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметьте выполненные действия. Проверьте наличие напоминаний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список «Когда-нибудь/может быть». Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок «Подвешенные проблемы» и «Сопутствующие материалы». Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей работы, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решительно. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудесных, сумасшедших, творческих, заразительных, рискованных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыслом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощущение внутреннего равновесия.

«Точка зрения» — это то самое сугубо человеческое решение проблемы информационной перегрузки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого минимального уровня В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефицитным ресурсом.

Еженедельный обзор настолько важен, что вы просто обязаны воспитать в себе привычки, создать обстановку и подготовить инструментарий для его проведения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре — вы должны будете снова вернуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстрагироваться от повседневных проблем на пару часов — не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и наверстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее пространство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабочее время хотя бы отдаленно напоминает обычную сорокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тремя факторами.

• События прошедшей недели, скорее всего, еще не успевают забыться, и вы в состоянии провести детальное вскрытие («Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…»).

• Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

• Это прекрасно — очистить все уровни вашего сознания, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, например, часто приходится по субботам и воскресеньям работать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преимущество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) — частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник крупнейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатывает сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близкого) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привычку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда человек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не располагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реагировать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом — возвращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут позволить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налаживание процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тяготами непосредственно. Вам придется либо смириться с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, которую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выделить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение равновесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерактивных задач. Это — сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят «скомканный» пересмотр проблем на более приземленном уровне, им приходится преодолевать пробел, чтобы подняться на высоту 10 000 футов. Между сплошными встречами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересортировки проблем, необходимый для контроля деятельности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальнейшие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление — это сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самостоятельные умственные усилия… значит вы поддаетесь лени, и уже не властны над своей жизнью.