Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Стратегии, включающие руководство собой, как правило, делятся на три категории: ориентированные на поведение, ориентированные на награду и модели конструктивного мышления.

Стратегии, ориентированные на поведение, обычно нацелены на рост самосознания человека. В контексте профессиональной деятельности они зачастую делают акцент на выполнении необходимой, но неприятной работы. Этот набор стратегий включает самонаблюдение, самопостановку целей, самонаграждение, самонаказание, самоопределение перспективы.

Стратегии, ориентированные на награду, предназначены для ситуаций, в которых наградой или мотивацией для человека является само выполнение этой деятельности. Эти стратегии предполагают изменение неприятных задач или работы с целью сделать их более приятными и намеренную концентрацию внимания на тех аспектах работы, которые могут считаться наградой.

Стратегии моделей конструктивного мышления способствуют созданию такого образа мышления, который окажет положительное влияние на результаты деятельности. Этот набор стратегий включает внутренний разговор, мысленную визуализацию, замещение неэффективных убеждений и предположений.

Искусство продуктивности без стресса заключается в том, чтобы создать для себя нужные напоминания о нужных вещах, которые вы заметите в нужное время.

Определенные аспекты методологии GTD связаны со всеми тремя типами руководства собой. Один из наиболее очевидных таких аспектов – концепция самонапоминаний. Хорошо выстроенная система GTD сама по себе стимулирует дальнейшие действия. Она также включает в себя компонент стратегии, ориентированной на награду. Есть своя прелесть в том, чтобы определять мелкие, но назойливые задачи и справляться с ними: при наличии свободного времени вполне можно «почистить» свою оперативную память. Наконец, ключевым элементом методологии GTD является представление работы не просто как серии крупных проектов, а как конкретных следующих действий. Этот шаг от упаднического настроения и ощущения, что вы перегружены работой, к состоянию, когда у вас появляются мотивация и желание продвинуться в выполнении своей работы, – замечательный пример сдвига вашего сознания в плоскость позитивного мышления.

Доказано, что использование стратегий руководства собой способствует повышению у людей самоэффективности, то есть веры в собственные силы. А это одна из наиболее хорошо изученных составляющих, когда речь заходит об организационной психологии. Она связана с удовлетворенностью работой, результативностью деятельности и другими положительными организационными характеристиками поведения как наемных сотрудников, так и предпринимателей.

Стремление к цели через намерение осуществления

Цели (желаемые результаты) являются критически важной частью жизни, и методология GTD способствует достижению как личных, так и профессиональных целей. Голлуитцер и Эттинген провели основные исследования по теме достижения целей, включая «намерение осуществления»[65]. Суть их теории в том, что лучший способ стимулировать в человеке стремление к цели (предпринимать действия для достижения обозначенной цели) заключается в том, чтобы создать причинно-следственную взаимосвязь в выполнении определенных действий, ведущих к достижению цели. Когда вы заранее планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать. Иными словами, если вы уверены, что то, что вы сделаете более или менее автоматически, явится достаточным зарядом для вас, чтобы продвинуться к цели, то этот заряд обязательно появится у вас, когда понадобится. Его не будут истощать ваши непрерывные волнения и бесконечные обдумывания, что именно нужно сделать и когда.

Методология GTD и концепция намерения осуществления связаны через использование системы как напоминания или подсказки для выполнения действий, ориентированных на результат. Например, вы можете сформулировать для себя намерение осуществления: «Если у меня выдастся час свободного времени, когда я нахожусь в офисе и еще полон сил и энергии, я просмотрю свой список дел и выберу какую-нибудь сложную и важную задачу для решения». Или: «Я проведу еженедельный обзор в воскресенье во второй половине дня». Или: «Я проведу очистку своей оперативной памяти, если почувствую, что нервничаю или перегружен». Количество подобных намерений осуществления может быть бесконечным.

Психологический капитал (PsyCap)

Концепция психологического капитала (PsyCap) является относительно новым подходом, в рамках которого психологи начали оценивать общее ресурсное состояние сотрудников и его эффект. Психологический капитал состоит из четырех аспектов: самоэффективности, оптимизма, психологической устойчивости и надежды.

• Самоэффективность – уверенность в собственных силах и способности предпринять необходимые действия для достижения успеха при решении сложной задачи.

• Оптимизм включает в себя создание позитивных установок относительно возможности достижения успеха сейчас и в будущем.

• Надежда означает упорное движение к цели и при необходимости смену маршрута для достижения этой цели.

• Психологическая устойчивость подразумевает способность вернуться к первоначальному состоянию (или даже лучше) после того, как человек столкнулся со сложностями или проблемами.

На основании каждой из этих четырех составляющих можно с определенной степенью точности предсказать различные результаты. Так, уровень оптимизма человека может статистически коррелировать с конкретными результатами или образом поведения. Вместе с тем, когда эти четыре компонента рассматриваются в совокупности в рамках PsyCap, можно предсказать гораздо больше, чем просто сумму отдельных эффектов этих компонентов. За относительно недолгий период своего существования концепция психологического капитала была связана со многими позитивными результатами, такими как производительность труда[66], а также психологическое благосостояние[67].

PsyCap скорее является описанием состояния, чем конкретной чертой характера: он способен меняться, развиваться или ухудшаться практически каждую минуту, как, например, настроение человека. В знакомых нам терминах он отражает разницу между вашим восприятием хорошего или плохого дня. Чувствуете ли вы себя «на все 100» или раздавлены тяжестью ситуации? Эти состояния легко поддаются изменению: можно сделать что-то, что улучшит ситуацию, без необходимости менять что-то глубоко внутри себя.

Методология Getting Things Done имеет непосредственное отношение ко всем четырем компонентам психологического капитала и его желаемым результатам. С помощью GTD люди создают полную картину своих обязательств перед самими собой и другими и далее поддерживают ее в актуальном состоянии, чтобы иметь возможность принимать взвешенные решения, чем заниматься (или не заниматься) в любой конкретный момент. Это автоматически повышает их уровень уверенности и контроля (самоэффективность). Простое определение всех открытых вопросов и их перенос из памяти во внешнюю систему при планомерном определении конкретных и выполнимых следующих действий является в чистом виде упражнением на развитие самоконтроля и самостоятельности. Человек, использующий методологию GTD, точно знает, что необходимо сделать и какое конкретное действие для этого нужно выполнить, принимая во внимание ограничения по имеющемуся запасу времени, энергии и местонахождению.

Применение методологии GTD на практике способствует повышению у людей оптимизма, поскольку позволяет отслеживать взаимосвязь между успешным выполнением проекта и их собственными осмысленными усилиями, которые к этому привели. Люди определяют значимые для них проекты, озвучивают следующие шаги, необходимые для их завершения, а затем, в идеале, выполняют весь процесс, пока проект не будет завершен. По мере того как достигается каждая следующая «победа», повышается способность человека брать на себя больше обязательств.

Кроме того, принцип методологии GTD (принимать решения, как только задача возникла в поле зрения, то есть «выполнять работу по планированию работы») можно расценивать как тренировку обоих аспектов надежды (постановка целей и определение способов достичь этих целей). В процессе принятия решений относительно только что возникшего вопроса люди ставят для себя цели («Каков желаемый результат?») и определяют шаги, необходимые для достижения этих целей («Каково следующее действие?»).