Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Какое отношение это имеет к методологии Getting Things Done? GTD – это больше чем способ управления задачами и проектами. Эта методология занимается фундаментальными вопросами осмысленной работы, осмысленного образа жизни, психологического благосостояния, а не просто предлагает методы повышения производительности и продуктивности.

Учитывая сказанное (и проверенное на практике, если вы применяете эту методологию!), интересно рассмотреть теории и исследования, которые изучают взаимоотношения психики, благосостояния и результатов деятельности в тесной связи с принципами и техниками методологии Getting Things Done.

Распределенное познание: ценность внешней системы

В 2008 году в одном специализированном журнале два бельгийских исследователя опубликовали увлекательную научную статью «Как привести дела в порядок: научная основа продуктивности без стресса». Авторы проанализировали мою методологию с точки зрения подтвержденных данных и рабочих теорий когнитивной науки[55]. Их блестящие и детальные оценки и выводы гораздо шире того, о чем я могу упомянуть на страницах этой книги (эта научная работа достойна внимательного изучения и неоднократного прочтения). Достаточно сказать, что главный тезис работы очень глубок: человеческий мозг предназначен для создания идей на основе определения моделей и образцов, но совсем не предназначен для хранения всей этой информации!

Ваш мозг предназначен для создания идей, а не для их хранения.

Из-за того, как шло развитие человеческого мозга, он отлично справляется с функцией осознания, но очень плохо – с функцией запоминания. Вы можете взглянуть, что записано у вас в календаре на сегодня, и в течение нескольких секунд у вас сложится полная картина дня со всеми делами, которыми нужно заняться. При этом у вас вряд ли получится воспроизвести по памяти содержание следующих четырнадцати дней из вашего календаря.

Новые открытия когнитивной науки, касающиеся нашей ограниченной возможности хранить в памяти нужные сведения в информационную эпоху, а также необходимости создания и использования качественной внешней системы, замечательно изложены в книге Дэниела Левитина The Organized Mind[56].

Основная мысль книги: если вы используете память в качестве организационной системы (как это делают большинство людей), мозг будет перегружен и малоэффективен, потому что вы требуете от него напряженной работы, для которой он не предназначен.

Если же вы способны эффективно концентрировать внимание благодаря созданной оптимальной системе напоминаний для последующего обдумывания и дальнейших действий (например, прочитать электронное сообщение, затем назначить встречу по этому вопросу и занести ее в свой календарь), то мозг спокоен, так как полагается на то, что процесс мышления будет автоматическим и простым, когда ему дадут возможность сосредоточиться на конкретной задаче в нужное время, в нужном месте. Вы точно знаете, что увидите в календаре напоминание об этой встрече заранее, чтобы к ней подготовиться.

Методология GTD позволяет определить вопросы, требующие концентрации внимания, причем сделать это, как только они возникли в поле зрения, и организовать напоминания для того, чтобы вернуться к процессу обдумывания в нужное время. Бельгийские исследователи научно обосновали, с чем наш мозг может эффективно справиться, а с чем нет, и показали, как мы можем более эффективно достигать значительных результатов при минимальных мыслительных затратах![57]

Облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов

Плодотворная работа проделана в начале этого столетия д-ром Роем Баумейстером и его коллегами для изучения влияния, которое оказывают на сознание незавершенные вопросы: цели, проекты, результаты и т. д. – все то, что человек считает себя обязанным выполнить, но еще не завершил. Его выводы просто подтвердили то, что я несколько десятков лет наблюдал на практике: незавершенные задачи занимают место в сознании, что приводит к снижению ясности и концентрации[58].

Что интересно с позиций методологии GTD, Баумейстер также доказал, что для облегчения нагрузки на психику эти задачи не обязательно выполнять полностью. Вполне достаточно надежного плана действий, дающего гарантию, что этим вопросом будут заниматься в дальнейшем[59].

Согласно модели Баумейстера, определение следующего действия для выполнения обязательства является достаточным конечным результатом «планирования» при условии, что напоминание о нем помещается в такое место, где мы обязательно увидим его в течение разумного периода времени. Мои размышления и модель широко цитировались в его замечательной книге Willpower в рамках обширного контекста об управлении ментальными «мускулами», которые необходимо постоянно задействовать, особенно при интеллектуальной работе[60].

Теория потока

Популярной концепцией, которую часто связывают с методологией GTD, является идея потока – состояния оптимального рабочего режима и вовлеченности в деятельность. Состояние потока – это то, что спортсмены называют «зоной комфорта», и оно имеет непосредственное отношение к идее «сознание как вода», о чем шла речь в первой главе.

Состояние потока характеризуется конкретными параметрами, и некоторые из них уже реализованы в подходе GTD. Для вхождения в состояние потока необходимо, чтобы при выполнении определенной задачи ваши навыки соответствовали уровню сложности этой задачи. Если сложность превосходит навыки, вы будете испытывать беспокойство. Если навыки превосходят уровень сложности задачи, наверное, вам будет скучно этим заниматься[61]. Состояние потока, как правило, сопровождается полной концентрацией на данной задаче, ощущением контроля над ситуацией и четким осознанием целей. Люди, находящиеся в состоянии потока, обычно знают, что должно произойти дальше, и получают немедленную обратную связь по мере выполнения задачи. Происходит слияние действия и осознания этого действия, в результате чего они теряют ощущение реальности и чувство времени. Обычно они руководствуются внутренней мотивацией, выполняя задачу ради нее самой, а не ради внешней награды. В состоянии потока люди часто работают в своем оптимальном режиме и полностью поглощены тем, что делают. Если человек однажды испытал состояние потока, затем он часто пытается повторить ту деятельность, которая позволила ему войти в это состояние.

Концепция состояния потока изначально была сформулирована на основе исследования деятельности, связанной с отдыхом и развлечениями (например, скалолазание, рисование). Чиксентмихайи и Лефевр[62] выяснили, что со сложными задачами, требующими серьезных навыков, люди гораздо чаще сталкиваются в профессиональной деятельности (54 процента), чем отдыхая и развлекаясь (18 процентов). Как объясняет Чиксентмихайи, многим видам профессиональной деятельности присущи тот тип целей и структура обратной связи, которые могут позволить человеку на работе испытать состояние потока – явления, связанного с более высокими уровнями субъективного благосостояния[63].

Вы можете сознательно уделять свое внимание только одной задаче в конкретный момент. Если это все, что занимает ваше внимание, вы находитесь в состоянии потока.

Подход GTD включает в себя несколько элементов, необходимых для вхождения в состояние потока, а именно наличие четких целей и обратную связь. Он подразумевает концентрацию внимания только на одной задаче в конкретный момент, и это непосредственно связано с основной идеей состояния потока – состояния полного погружения в один вид деятельности, в которой стимулирующие возможности человека ограничены. Применение методологии GDT помогает людям проще входить в состояние потока на работе и в личной жизни. Переместив все свои задачи из головы во внешнюю систему, бывает проще видеть и отслеживать прогресс, что является формой обратной связи. Имея полную картину всех своих обязательств в профессиональной сфере и личной жизни, люди принимают более взвешенные решения, на что им стоит обратить внимание в каждый конкретный момент. Это, в свою очередь, позволяет им полностью погрузиться в выполнение конкретной задачи, что с большей вероятностью может привести к состоянию потока.

Теория руководства собой

Теория руководства собой возникла в середине 1980-х гг. в качестве расширения концепции управления собой. Согласно Неку и Манцу[64], управление собой – это процесс, с помощью которого люди контролируют собственное поведение и влияют на самих себя за счет использования определенных поведенческих и когнитивных стратегий. Теория руководства собой обрела невероятную популярность благодаря большому количеству книг, ориентированных на специалистов-практиков, теоретическим и эмпирическим публикациям в журналах, включению в учебники по управлению и развитию лидерских качеств, а также росту обучающих программ по руководству собой.