Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Когда вы освободитесь от гнетущего беспокойства по поводу рутинных дел, вам будет гораздо проще сместить фокус внимания на то, что действительно важно. Как я говорил в главе 2, более высокие уровни Горизонта фокуса – миссия, видение, цель и принципы – являются определяющими критериями для расстановки приоритетов. Тем не менее большинству людей способность концентрироваться на них и эффективно исполнять кажется в лучшем случае непонятной и расплывчатой, а в худшем случае они просто избегают это делать, а затем испытывают чувство вины. Сознание, свободное от отвлекающих факторов, само по себе не приведет вас к обдумыванию сценариев невероятного успеха, которого вы хотите добиться через пять лет. Вам все равно необходимо осознанно направить внимание на обдумывание подобных вещей, но гораздо лучше, если это будет продуктивно.

Оптимальное применение внешней системы

Когда вы будете действовать на этом уровне владения методологией GTD, ваш творческий вектор от ее применения сместится от самых эффективных способов справляться с повседневной рутиной к максимальному использованию преимуществ от созданных вами самим напоминаний и контекста, чтобы генерировать творческие идеи, планы и действия, чего бы вы никогда раньше не сделали.

Разве не замечательно не думать так много о том, о чем нужно подумать?

Например, если вам когда-нибудь приходилось чистить систему хранения контактной информации и актуализировать ее, когда вы просматривали старые данные о людях и компаниях, наверняка попадались чьи-то контакты, которые заставляли вас подумать: «О, мне непременно нужно встретиться с этим человеком в связи с тем, над чем я сейчас работаю». Если эта скромная мысль впоследствии развивалась во что-то стоящее, то вы уже почувствовали хотя бы слабый вкус того, что можно использовать гораздо эффективнее. Сколько еще идей, которые могли бы изменить к лучшему какие-то аспекты наших отношений, работы, творческого самовыражения, могло возникнуть сегодня у каждого из нас, если бы только мы сконцентрировались на правильных вещах и смогли не упустить эти идеи?

Эта творческая и продуктивная аналитическая работа автоматически происходит при проведении, например, еженедельного обзора, когда вы просматриваете прошедшие и предстоящие события в календаре («О, это напомнило мне, что…!») и обновляете списки проектов и следующих действий («Ага… теперь мне нужно..!»). Регулярная переоценка содержания списка «Когда-нибудь / может быть» дает еще больший простор для творчества («Думаю, мне на самом деле стоит записаться на уроки живописи!»). А сколько других аспектов вашей деятельности и взаимоотношений могли бы улучшиться благодаря подобным напоминаниям и стимулам для обдумывания? Какие еще списки, если регулярно проводить их обзор, могут принести ценные идеи? Довольно непросто выработать у себя такие привычки, но открывающиеся возможности поистине безграничны.

На этом уровне владения методологией GTD особое значение приобретает простая идея контрольных списков. Как подтвердили ученые, занимающиеся когнитивной наукой, мозг очень плохо справляется с задачей запоминания и воспроизведения объема данных, зато очень эффективно производит оценку той информации, которая находится перед ним. Если освободить мозг от функции запоминания, он превращается в фантастический механизм, который кладет нужные решения «перед дверью», так что вам не приходится усердно обдумывать то, о чем нужно подумать.

С какой частотой вы хотите получать напоминания о членах семьи? О чем конкретно хотели бы получить напоминание, когда думаете о своем партнере, сыне, сестре? Кто, по вашему мнению, должен находиться в списке номер один вашей профессиональной сети (люди, взаимодействие с которыми представляет наибольшую ценность)? Как часто вам нужно просматривать этот список? Какого рода коммуникация необходима, чтобы поддерживать эти отношения, с какой частотой?

Очевидно, что существует бесконечное число возможностей, которыми может воспользоваться любой из нас, чтобы улучшить свою жизнь, если сформирована правильная система, призванная освободить сознание от той работы, для которой оно не предназначено, и усилить то, с чем оно великолепно справляется. Однако это не произойдет само по себе. Критерием продвинутого уровня владения методологией GTD является то, что вы осознаете эту динамику и используете мыслительные способности в качестве усилителя. Суть в том, чтобы иметь свободу генерировать и развивать идеи без ограничений, а затем использовать технику правильной обработки и организации этих записей и идей. Самые умные люди отдают себе отчет в том, что они не постоянно, а время от времени переживают периоды вдохновения, когда к ним в голову приходят гениальные идеи. Эти люди выстраивают системы и процессы так, чтобы воспользоваться этими гениальными идеями, которые зачастую погребены под ворохом тех скучных дел, которыми приходится заниматься повседневно.

Этот путь к совершенству в GTD: внедрение основ, использование более сложной, комплексной системы и усиление целенаправленного творческого фокуса – не представляет собой такую ограниченную последовательность, как я это сформулировал. Практически каждый человек демонстрирует отдельные аспекты всех этих уровней в ходе своей деятельности, и мне встречались новички, которые очень быстро достигали значительного прогресса. Однако, по моему опыту, когда речь идет о системе продуктивности без стресса в целом, необходим устойчивый прогресс по всем направлениям без пробелов. Невозможно сохранять чувство контроля, если в вашей электронной почте царит хаос. Вы не сможете беспрепятственно заниматься долгосрочным планированием, если не контролируете свою реальность из условных семидесяти пяти текущих проектов.

Вы постоянно действуете на всех этих уровнях, осознанно или бессознательно, внешне или внутренне. У вас есть назначенные встречи, проекты, действия, цели и ценности; кроме того, ваша работа налагает на вас определенные обязательства, в рамках которых вы должны действовать. Ваше владение методологией Getting Things Done просто отражает то спокойствие и хладнокровие, с которым вы справляетесь со всеми задачами. Неожиданное электронное письмо, сообщающее о серьезной проблеме, день рождения тети на этой неделе, возможные изменения в стратегии вашей компании или новая кухонная утварь, которую вы захотели купить, – с любым вопросом вы справляетесь быстро, эффективно и в нужном контексте, не оставляя в сознании ничего, кроме того, чем оно занято в данный конкретный момент.

Заключение

Надеюсь, эта книга оказалась для вас полезной и вы уже начали пожинать плоды: успеваете сделать больше, затрачивая при этом меньше усилий и нервов. Я искренне надеюсь, что вы ощутили чувство свободы от состояния «сознание как вода» и прилив творческой энергии, которые являются следствием применения этих техник. Те, кто начинает использовать методы GTD, всегда обнаруживают, что они таят в себе больший потенциал, чем кажется на первый взгляд, и вы сами, возможно, начали испытывать это на себе.

Готов поспорить, что методология Getting Things Done только подтвердила многое из того, что вы и так знали и в той или иной степени применяли на практике в своей личной жизни и профессиональной деятельности. Хотя, возможно, благодаря этой книге вам станет гораздо проще проявлять здравый смысл в мире, который не перестает поражать все большей сложностью и глубиной.

Моя цель заключалась не в том, чтобы внести свой вклад в копилку современных теорий и моделей, демонстрирующих, как стать успешным. Напротив, я попытался определить ключевые методы, не меняющиеся в угоду времени, которые при правильном применении работают всегда. Это как с силой притяжения: когда понимаешь базовый принцип, можно действовать гораздо эффективнее, чем бы вы ни занимались. Возможно, это новый способ вернуться к основам!

Методология Getting Things Done является дорожной картой, как достичь положительной, расслабленной концентрации внимания, которая характеризует наиболее продуктивное состояние. Предлагаю использовать ее как дорожную карту, как справочный инструмент, чтобы перейти в это состояние всякий раз, когда это необходимо.

И несколько финальных советов для тех, кто хочет продвинуться вперед.

• Создайте свою персональную физическую систему организации дел.

• Наведите порядок на своем рабочем месте.

• Организуйте корзины «Входящие».

• Создайте работающую и легкодоступную персональную систему хранения справочных материалов на работе и дома.

• Выберите хороший инструмент для создания списков и управления ими, которым вам будет приятно пользоваться.