Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

14. МЕТОДОЛОГИЯ GTD И КОГНИТИВНАЯ НАУКА

С МОМЕНТА первого издания книги «Как привести дела в порядок» результаты исследований в области социальной и когнитивной психологии документально подтвердили эффективность принципов, составляющих основу этой методологии. До недавних пор оценить эффективность этих принципов можно было лишь опытным путем. Любой, кто когда-либо применял методы GTD для сбора, обработки, организации, обзора своих материалов, сообщал о положительных результатах: ощущении ясности, контроля и концентрации, а также личных и профессиональных преимуществах, которые с этим связаны. Если вы сами хотя бы частично начали применять методы, о которых прочитали на страницах этой книги, то, несомненно, заметили положительные сдвиги в собственной манере поведения.

В ходе тщательных исследований, проведенных экспертами в области когнитивной науки, касавшихся как личных, так и профессиональных аспектов, были собраны данные, обес­печивающие фундаментальную поддержку этой методологии и проливающие свет на то, почему и как происходят улучшения. Это как если бы кто-то доказал существование силы притяжения, в то время как все мы всю свою сознательную жизнь активно подвергаемся ее воздействию и осознаем это. Однако эти исследования придают определенный вес моим рекомендациям по освоению управления рабочим процессом, которые я привожу здесь, а также объясняют, почему простые на первый взгляд процессы и модели поведения методологии Getting Things Done обеспечивают плодотворные результаты.

Исследования, подтверждающие эту методологию, появились в нескольких направлениях:

позитивная психология;

распределенное познание;

облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов;

теория потока;

теория руководства собой;

стремление к цели через намерение осуществления;

психологический капитал (PsyCap).

Методология GTD и позитивная психология

В 2000 году Мартин Селигман стал президентом Американской психологической ассоциации. В своей речи при вступлении на пост президента он призвал своих коллег-психологов сместить фокус с простого описания, изучения и диагностирования психических отклонений к тем чертам характера и особенностям человеческого поведения, которые свойственны удовлетворенным, счастливым людям, не обремененным психическими нарушениями. Конечно, его послание было просто расширенным представлением идей Абрахама Маслоу54, выдвинутых еще в середине ХХ века, о персональной самоактуализации как богатейшей области исследования в психологии. Однако именно после призыва Селигмана к действию позитивная психология развилась в полноправный подраздел психологической науки.

Исследования, вызванные изменением отношения к этой дисциплине, проводились как на базовом, так и на прикладном уровне. Они значительно повысили наше понимание многих психологических компонентов и способствовали улучшению жизни многих людей. Позитивная психология — довольно обширная дисциплина, однако выборкой ее наиболее релевантных аспектов являются счастье, психологическое благополучие, состояние потока / оптимального опыта, осмысленность, страсть, цель, подлинное лидерство, сильные стороны, ценности, характер и добродетель. Программы высшего образования по этой психологической дисциплине появились во всем мире и продолжают развиваться.

Какое отношение это имеет к методологии Getting Things Done? GTD — это больше чем способ управления задачами и проектами. Эта методология занимается фундаментальными вопросами осмысленной работы, осмысленного образа жизни, психологического благосостояния, а не просто предлагает методы повышения производительности и продуктивности.

Учитывая сказанное (и проверенное на практике, если вы применяете эту методологию!), интересно рассмотреть теории и исследования, которые изучают взаимоотношения психики, благосостояния и результатов деятельности в тесной связи с принципами и техниками методологии Getting Things Done.

Распределенное познание: ценность внешней системы

В 2008 году в одном специализированном журнале два бельгийских исследователя опубликовали увлекательную научную статью «Как привести дела в порядок: научная основа продуктивности без стресса». Авторы проанализировали мою методологию с точки зрения подтвержденных данных и рабочих теорий когнитивной науки55. Их блестящие и детальные оценки и выводы гораздо шире того, о чем я могу упомянуть на страницах этой книги (эта научная работа достойна внимательного изучения и неоднократного прочтения). Достаточно сказать, что главный тезис работы очень глубок: человеческий мозг предназначен для создания идей на основе определения моделей и образцов, но совсем не предназначен для хранения всей этой информации!

Ваш мозг предназначен для создания идей, а не для их хранения.

Из-за того, как шло развитие человеческого мозга, он отлично справляется с функцией осознания, но очень плохо — с функцией запоминания. Вы можете взглянуть, что записано у вас в календаре на сегодня, и в течение нескольких секунд у вас сложится полная картина дня со всеми делами, которыми нужно заняться. При этом у вас вряд ли получится воспроизвести по памяти содержание следующих четырнадцати дней из вашего календаря.

Новые открытия когнитивной науки, касающиеся нашей ограниченной возможности хранить в памяти нужные сведения в информационную эпоху, а также необходимости создания и использования качественной внешней системы, замечательно изложены в книге Дэниела Левитина The Organized Mind56.

Основная мысль книги: если вы используете память в качестве организационной системы (как это делают большинство людей), мозг будет перегружен и малоэффективен, потому что вы требуете от него напряженной работы, для которой он не предназначен.

Если же вы способны эффективно концентрировать внимание благодаря созданной оптимальной системе напоминаний для последующего обдумывания и дальнейших действий (например, прочитать электронное сообщение, затем назначить встречу по этому вопросу и занести ее в свой календарь), то мозг спокоен, так как полагается на то, что процесс мышления будет автоматическим и простым, когда ему дадут возможность сосредоточиться на конкретной задаче в нужное время, в нужном месте. Вы точно знаете, что увидите в календаре напоминание об этой встрече заранее, чтобы к ней подготовиться.

Методология GTD позволяет определить вопросы, требу­ющие концентрации внимания, причем сделать это, как только они возникли в поле зрения, и организовать напоминания для того, чтобы вернуться к процессу обдумывания в нужное время. Бельгийские исследователи научно обосновали, с чем наш мозг может эффективно справиться, а с чем нет, и показали, как мы можем более эффективно достигать значительных результатов при минимальных мыслительных затратах!57

Облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов

Плодотворная работа проделана в начале этого столетия д-ром Роем Баумейстером и его коллегами для изучения влияния, которое оказывают на сознание незавершенные вопросы: цели, проекты, результаты и т. д. — все то, что человек считает себя обязанным выполнить, но еще не завершил. Его выводы просто подтвердили то, что я несколько десятков лет наблюдал на практике: незавершенные задачи занимают место в сознании, что приводит к снижению ясности и концентрации58.

Что интересно с позиций методологии GTD, Баумейстер также доказал, что для облегчения нагрузки на психику эти задачи не обязательно выполнять полностью. Вполне достаточно надежного плана действий, дающего гарантию, что этим вопросом будут заниматься в дальнейшем59.

Согласно модели Баумейстера, определение следующего действия для выполнения обязательства является достаточным конечным результатом «планирования» при условии, что напоминание о нем помещается в такое место, где мы обязательно увидим его в течение разумного периода времени. Мои размышления и модель широко цитировались в его замечательной книге Willpower в рамках обширного контекста об управлении ментальными «мускулами», которые необходимо постоянно задействовать, особенно при интеллектуальной работе60.

Теория потока

Популярной концепцией, которую часто связывают с методологией GTD, является идея потока — состояния оптимального рабочего режима и вовлеченности в деятельность. Состояние потока — это то, что спортсмены называют «зоной комфорта», и оно имеет непосредственное отношение к идее «сознание как вода», о чем шла речь в первой главе.

Состояние потока характеризуется конкретными парамет­рами, и некоторые из них уже реализованы в подходе GTD. Для вхождения в состояние потока необходимо, чтобы при выполнении определенной задачи ваши навыки соответствовали уровню сложности этой задачи. Если сложность превосходит навыки, вы будете испытывать беспокойство. Если навыки превосходят уровень сложности задачи, наверное, вам будет скучно этим заниматься61. Состояние потока, как правило, сопровождается полной концентрацией на данной задаче, ощущением контроля над ситуацией и четким осознанием целей. Люди, находящиеся в состоянии потока, обычно знают, что должно произойти дальше, и получают немедленную обратную связь по мере выполнения задачи. Происходит слияние действия и осознания этого действия, в результате чего они теряют ощущение реальности и чувство времени. Обычно они руководствуются внутренней мотивацией, выполняя задачу ради нее самой, а не ради внешней награды. В состоянии потока люди часто работают в своем оптимальном режиме и полностью поглощены тем, что делают. Если человек однажды испытал состояние потока, затем он часто пытается повторить ту деятель­ность, которая позволила ему войти в это состояние.