Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Овладение базовыми принципами методологии обеспечивает основу эффективного исполнения, а также возможность перехода на более высокий уровень контроля и фокуса: к проектам, к тому, как их определяют, ими управляют и их оценивают во взаимосвязи друг с другом и относительно более широкого контекста, в котором мы действуем. Эффективное применение внешней системы помогает освободить сознание и повышает когнитивные способности, предоставляя возможность еще более творческого и продуктивного использования комплексной системы управления жизненным процессом.

Основными критериями овладения следующим уровнем методологии Getting Things Done являются:

наличие полного, актуального и четкого списка всех проектов;

наличие рабочей карты всех ролей, обязанностей и интересов, личных и профессиональных;

наличие полной комплексной системы управления жизненным процессом, учитывающей текущие потребности и направление движения и использующейся для эффективного управления повседневными задачами;

тот факт, что проблемы и неожиданности стимулируют вас использовать эту методологию, а не бросать ее.

Когда проекты становятся сердцем системы действий

Совершенствуясь в использовании этой методологии, вы дости­гнете того этапа, когда список проектов станет для вас стимулом к действию, а не просто отражением списка следующих действий, а сами проекты — настоящим отражением ваших ролей, зон ответственности и внимания. К этому моменту центр притяжения вашей системы самоуправления сдвинется с уровня Основания на точку где-то между Горизонтом 1 и Горизонтом 2 (см. раздел «Модель анализа повседневной работы» в главе 2).

Хотя это и является ключевым условием достижения стабильного состояния продуктивности без стресса, у очень немногих людей, даже из числа тех, кто использует методологию Getting Things Done уже не один год, имеется полный список всех их проектов, который они периодически проверяют и пересматривают. Тем не менее те люди, которые действительно достигли этого уровня и осознали действенность этого метода, сделали именно список проектов главным инструментом, определяющим их деятельность.

С учетом того, что я предложил расширенное определение проекта (как любого результата, требующего более одного действия для его достижения, со сроком исполнения не больше одного года), для вас может оказаться непростой задачей выявление всех проектов, даже если они достаточно ясные («Поменять шины на автомобиле», «Починить принтер», «Найти новую няню» и т. д.). Однако настоящим доказательством степени зрелости в данном случае будет включение менее явных желаемых результатов, определенных в качестве выполнимых действий («Прояснить новую роль Фрэнка в команде», «Найти варианты повысить оценки Беттины по математике», «Разрешить спор с соседом по поводу границ участка» и т. д.). Вершины мастерства в овладении методологией GTD на данном этапе (по сути, вершины мастерства в управлении своей жизнью) вы достигнете, если осознаете абсолютно все, что занимает ваше внимание (беспокойства, проблемы, задачи, источники напряжения), и переведете это в достижимые результаты (проекты), которые можно исполнить с помощью конкретных следующих действий. Большинство людей сопротивляются тому, чтобы признать проблемы и возможности, пока не будут уверены, что смогут с ними успешно справиться, не отдавая себе отчета в том, что изучение, рассмотрение и до определенной степени принятие того факта, что они не могут решить какую-то проблему, — само по себе вполне приемлемый результат. Способность заняться дискуссией с соседом по поводу границы, оценками по математике своей дочери, ролью нового члена команды независимо от того, насколько неочевидными могут быть пути решения любой из этих проблем, определив соответствующий проект и предприняв конкретные шаги для его разрешения, является довольно зрелой практикой самоуправления.

Оценивайте и пополняйте список проектов, исходя из зон внимания

Все, что мы делаем, соответствует определенным аспектам тех ролей и обязанностей, которые мы на себя взяли, или нашим интересам. Я звоню брату, просто чтобы узнать, как у него дела, потому что для меня важны семейные отношения. Я покупаю овощи, потому что считаю важным здоровое питание. Я готовлю повестку дня к совету директоров, потому что это предполагает моя роль в компании.

Каждый раз, когда люди начинают на практике формировать контрольные списки для этого горизонта, то есть определяют свои зоны внимания в личной жизни и профессиональной сфере, они неизбежно осознают, что у них осталось еще много проектов, которые могут пополнить этот список. Кроме того, они обычно видят, что не уделяли должного внимания каким-то аспектам своей работы или личной жизни (или и тому и другому), и у них появляется стимул сделать список проектов более сбалансированным и полным.

Полная комплексная система управления жизнью

Третий аспект этого уровня овладения методологией заключается в том, что система должна стать не просто совокупностью различных списков, информации, инструментов и приложений, а скорее единым «контрольным пунктом», где все компоненты работают вместе для обеспечения эффективной реакции на любые возникающие обстоятельства. При этом вы обретаете способность корректировать собственные списки и категории и то, как вы их используете, в ответ на изменения, происходящие в жизни, а также начинаете более активно использовать новые возможности.

Это является отражением функциональной осознанности методологии GTD. Вы понимаете суть и значимость различных частей этой модели, а потому обладаете свободой выбирать, как их применять, чтобы они оптимальным образом соответствовали вашим потребностям. При необходимости вы можете создать собственный вариант системы GTD с нуля с помощью имеющихся в вашем распоряжении инструментов. Вы руководствуетесь принципом создания и применения необходимых ориентационных карт, чтобы обеспечить себе тот уровень концентрации, которого требуют конкретные обстоятельства.

Вас не ставит в тупик никакая информация; вы точно знаете, что с ней делать: с визиткой, которую получили за деловым обедом, с безрассудной идеей по поводу запуска нового проекта, с которой проснулись сегодня утром, с неожиданным приглашением на важное торжество или с результатами анализа крови после недавнего обследования. У вас есть правильное место хранения для любой потенциально важной информации. Вы легко можете увидеть, как расставили приоритеты предсто­ящей поездки. У вас под рукой все необходимое для следующего вебинара, который вы должны провести. Сбор необходимой финансовой информации о вашей компании для банка занимает минимум усилий. У вас множество идей по поводу семейных планов на ближайшие два года, и вы всегда готовы их обсудить. В вашем распоряжении динамичная, рабочая панель управления, которая поддерживает вашу деятельность в любом контексте: дома, на работе, в поездках.

В сложных обстоятельствах эту методологию используют активнее

Я часто слышу от людей, которые начали применять методологию, но пока не продвинулись особо далеко, что они временно перестали ею пользоваться, потому что у них была одна напряженная командировка за другой, или они болели, или неожиданно возникла кризисная ситуация с их главным клиентом, или им поручили вести важный проект в дополнение к основной работе, или... и так далее.

А одно из наиболее частых замечаний, которое я слышу от людей, овладевших методологией в достаточной степени, состоит в том, что именно применение Getting Things Done помогло им разрешить эти напряженные ситуации более эффективно и с меньшим уровнем стресса.

Таким образом, важным критерием прогресса в овладении методологией на этом уровне является тот самый переломный момент, когда проблемы и возможности стимулируют использование методов GTD, а не вынуждают пользователей от нее отказаться. Когда на работе возникает новая проблема, вы можете быстро взять ситуацию под контроль и освободить сознание, а не забивать голову этой проблемой. Как только у вас появляется возможность, вы определяете желаемые результаты, проекты и следующие действия относительно возникших обстоятельств, вместо того чтобы переживать по этому поводу. Фактически вы проводите еженедельный обзор в середине недели, так как вам необходимо сконцентрировать внимание и заново расставить акценты в работе с учетом новых обсто­ятельств, а не руководствоваться в своих действиях последней поступившей или самой эмоциональной информацией.

Действовать на этом уровне применения методологии GTD вполне возможно и по-настоящему плодотворно. Те, кто дости­гает этого уровня, описывают его как «создание условий для процветания». Вероятно, представления о «процветании» сильно отличаются у 24-летнего рок-музыканта и 43-летнего юриста с тремя детьми, однако общий опыт и то, как они будут его добиваться с помощью методологии GTD, одинаковы.