Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Что мне кажется по-настоящему невежливым, так это позво­лять сотрудникам уходить с совещания без чувства ясности. Истинный командный дух проявляется в ответственности, которую несут все, за определение реальных необходимых действий и назначение вполне конкретных ответственных лиц, чтобы освободить всех от раздражения, вызванного неопределенностью.

Если вы попадали в подобные ситуации, то поймете, что я имею в виду. Если нет, попробуйте: рискните и задавайте вопрос о том, каким должно быть следующее действие, в конце обсуждения каждого пункта на повестке дня вашего ближайшего рабочего совещания или разговора в кругу семьи за обедом.

Продуктивность

Продуктивность на уровне компании повышается естественным образом, когда начинает использоваться модель заблаговременного принятия решений о дальнейших действиях. По всем упомянутым выше причинам решение о том, как нужно распределить имеющиеся физические ресурсы для достижения желаемого результата сразу после того, как этот результат был сформулирован, будет более эффективным и потребует меньше усилий.

Программа действий сопряжена с рисками и затратами, но они гораздо меньше долгосрочных рисков и затрат, к которым может привести удобное без­действие.

Джон Кеннеди

Наивысшим навыком является умение пробиться через барьеры изощренного творческого мышления, способного заморозить любую деятельность, то есть через ту мыслительную паутину, которую мы сами плетем в своем сознании. Десятилетиями нас призывали к повышению продуктивности корпоративной деятельности. Этого можно было добиться при помощи всего, что способно максимизировать конечный результат. Однако в современном мире интеллектуального труда никакие компьютеры или достижения в сфере телекоммуникаций, никакие семинары по развитию лидерства не принесут результатов в этом отношении, пока не увеличится отдача на уровне деятельности от каждого во­влеченного сотрудника. А значит, нужно думать о проблемах, которые возникают в вашей жизни, до того как вам придется это сделать52.

Производительность увеличится только после повышения активной отдачи сотрудников. А в случае интеллектуального труда это означает заблаговременное, а не запоздалое принятие решений по дальнейшим действиям.

Расширение возможностей

Вероятно, наиболее существенное преимущество, которое обеспечивает концепция определения следующих действий, состоит в том, что это чрезвычайно повышает вашу способность достигать результатов, что соответственно ведет к росту самоуважения и развитию конструктивного взгляда на жизнь.

Люди постоянно занимаются делами, однако, как правило, вынуждены это делать под давлением со стороны собственной совести или окружающих. У них не появляется чувства победы, или контроля над ситуацией, или поддержки со стороны окружающих и внешнего мира. А между тем эти ощущения им необходимы.

Начните делать необходимое, затем — возможное, и неожиданно вы уже будете делать невозможное.

Св. Франциск Ассизский

Нужно менять повседневные привычки так же, как мы определяем незавершенные дела и шаги, которые нужно пред­принять, чтобы их завершить. Осознанный подход к решению проблем до того, как внешнее давление и внутренний стресс заставят вас ими заняться, станет прочным основанием для самоуважения, что распространится на все сферы вашей жизни. Вы капитан собственного корабля: чем чаще вы будете руководствоваться этим принципом, тем больших результатов удастся добиться.

Когда вы задаете себе вопрос, каково следующее действие, вы избавляетесь от комплекса жертвы. Этот вопрос подразумевает возможность изменения ситуации, наличие каких-то вариантов: что вы можете сделать, чтобы это случилось. Это своеобразная мантра, которая зачастую более действенна для создания положительной самооценки, чем тысячекратное повторение фразы: «Я сильная, эффективная личность и сам создаю собственную жизнь!»

Сотрудники вашей компании привыкли жаловаться? В следующий раз, когда кто-то начнет причитать, попробуйте спросить его: «Так каково же следующее действие?» Люди склонны сетовать только о том, что, по их мнению, можно изменить к лучшему. Вопрос о дальнейших действиях поднимает данную проблему. Если ситуацию можно изменить, значит, какие-то действия позволяют это сделать. В противном случае обстоятельства следует воспринимать как данность, которую необходимо учитывать в стратегии и тактике. Жалоба является признаком того, что человек не хочет рискнуть и продвинуться в направлении решения проблемы или не желает учитывать неизменные обстоятельства в своих планах. Это лишь временная и пустая форма самоутверждения.

Люди всегда обвиняют обсто­ятельства в том, что они таковы, какие есть. Я не верю в обстоятельства. Люди, которые добиваются своего в этом мире, встают и ищут подходящие обстоятельства, а если не могут их найти — создают сами.

Джордж Бернард Шоу, писатель, драматург

Я и мои коллеги редко занимаемся подобной саморекламой, однако я замечаю, что люди действительно открывают в себе новые возможности каждый день, когда применяют методику определения следующих действий, которой мы их обучаем. У них загорается взгляд, в походке появляется легкость, а в образе мышления и манере поведения — какая-то искра. Каждый из нас уже достаточно силен, но принятие решений и эффективное управление физическими действиями, необходимыми, чтобы сдвинуть дела с мертвой точки, кажется, тренируют эту силу, так что раскрываются более позитивные аспекты нашей сущности.

Когда вы начнете достигать результатов, вы действительно поверите, что способны достигать результатов. И эта вера позволит вам их достигать.

13. ВАЖНОСТЬ УМЕНИЯ КОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ НА РЕЗУЛЬТАТЕ

УМЕНИЕ направлять мыслительные процессы и воображение на изменение ситуации изучалось и продвигалось в самых разнообразных контекстах: от первых книг по позитивному мышлению до недавних открытий в сфере нейрофизиологии.

Лично я был заинтересован в применении данного принципа с точки зрения существующей реальности: помогает ли он привести дела в порядок? А если это так, то как наилучшим образом применить его к управлению своей жизнью? Действительно ли мы можем использовать эту информацию таким образом, чтобы добиться желаемого результата с меньшими затратами? Ответом на вопрос стало уверенное «Да!»

Концентрация и быстрый путь к цели

За годы работы я убедился, что применение методологии, изложенной в этой книге, помогает людям добиваться значительных результатов в своей повседневной деятельности. Если вы сделаете эту методологию своей стандартной практикой в любых ситуациях — от обработки электронной почты до приобретения дома или компании и до структурирования деловой встречи или общения с детьми, уровень вашей персональной продуктивности невероятно повысится.

Многие из моих клиентов, начавших применять эту методологию на практике, сейчас уже получили повышение по службе или нашли себе новую работу, изменили свои карьерные ожидания и образ жизни. Эти процедуры хорошо зарекомендовали себя в нашей повседневной рутинной деятельности. Когда вы демонстрируете себе и окружающим свою эффективность и способность справляться с делами на своем месте, скорее всего, вы там задержитесь недолго. Конечно, те люди, которые готовы начать применять методологию GTD, обычно уже активно занимаются саморазвитием и не думают, что продолжат выполнять все ту же работу год спустя. Однако им нравится сама возможность с помощью GTD добиться своей цели быстрее и с меньшей затратой усилий. Парадоксально, но факт: люди, которым меньше всего нужна эта методология, обычно осваивают ее быстрее и применяют активнее других. Сначала меня это озадачивало, а затем я понял, что одним из наиболее важных результатов применения методологии является так называемое освобождение от трения (как в силе торможения). А кто заинтересован в этом больше всего? Те, кто прилагает больше всех усилий, чтобы продвинуться вперед быстро и легко.

Мне многое дала возможность учиться и обучать других справляться с повседневной реальностью на базовом уровне, где резина касается асфальта, и применять силу позитивного мышления во всех практических ситуациях нашей повседневной жизни.

Часть подзаголовка «быстрый путь к цели», наверное, может ввести в заблуждение. Для некоторых главным изменением, которое эта методология привнесла в их жизнь, является как раз замедление скорости процессов, возможность прекратить бег по кругу, найти время позаботиться о себе53. Таким образом, подводя итог, можно сказать, что GTD помогает человеку стать более осознанным, сконцентрированным и способным добиваться желаемых изменений и результатов, какими бы они ни были.