Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Наверное, в вашем доме, как у большинства людей, есть место для хранения: может быть, подвал, в котором вы давно (возможно, и все десять лет назад!) планировали провести уборку и навести порядок. Если так, то какая-то часть вашего сознания, вероятно, считает, что вы должны были заниматься уборкой своего подвала 24 часа в сутки на протяжении последних десяти лет! Неудивительно, что многие люди такие усталые! А вы слышали свой тоненький внутренний голосок каждый раз, когда проходите мимо: «Почему мы проходим мимо подвала? Разве мы не должны наводить там порядок?» И только чтобы не слышать этого назойливого ворчания, вы стараетесь избегать этой части дома. Если вы хотите, чтобы внутренний голос замолчал, у вас есть три варианта действий, касающихся этой договоренности с самим собой.

Понизить планку требований к подвалу (возможно, вы уже это сделали). «Ну да, у меня беспорядок в подвале... и что с того?»

Принять решение сделать уборку в подвале.

Хотя бы занести пункт «Убраться в подвале» в список «Когда-нибудь / может быть».

После этого, когда вы еженедельно просматриваете этот список и видите этот пункт, вы можете сказать себе: «Не на этой неделе». В следующий раз, когда вы будете проходить мимо подвала, ваша совесть будет спокойна: «Не на этой неделе!» Я говорю совершенно серьезно. Похоже, часть нашего сознания не может отличить внутреннюю договоренность с собой о наведении порядка в подвале от решения о покупке компании или улучшении личных финансов. В нашем сознании все это — всего лишь договоренности, выполненные или нарушенные. Если вы храните задачу только в своей голове, то эта задача станет нарушенной договоренностью, если вы не займетесь ее решением в данный момент.

Основное отличие от традиционной методики тайм-менеджмента

Этот подход коренным образом отличается от традиционного тайм-менеджмента. В рамках большинства имеющихся моделей складывается впечатление, что если задача, которую вы должны завершить, не очень важна, то не столь необходимо управлять, руководить и следить за ее выполнением. Однако, как показывает мой опыт, это ошибка, по крайней мере с точки зрения функционирования подсознательной части нашего мозга. Впрочем, именно так работает наше сознание, поэтому каждая договоренность должна быть сделана сознательно. Это означает, что ее нужно зафиксировать, объективно оценить и регулярно сознательно пересматривать, чтобы она заняла свое место в вашей системе личной организации. Если этого не сделать, этот вопрос отнимет гораздо больше вашей внутренней энергии, чем того заслуживает.

По моему опыту все, что хранится только у вас в голове, поглощает либо больше, либо меньше внимания, чем заслуживает. Причина, по которой необходимо провести процесс сбора, не в том, что все проблемы одинаково важны, а в том, что это не так. Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которое они вызывают, и внимания, которого они требуют.

Каким должен быть объем сбора информации?

Вам стоит организовывать в систему всю информацию, которую вы еще не собрали. Когда вы говорите себе: «В следующий раз, когда я буду в магазине, нужно купить масло», запишите это в свой список покупок, и вы сразу почувствуете себя чуть лучше. Когда вы вспоминаете, что вам нужно позвонить своему финансовому консультанту по поводу трастового фонда, сделайте напоминание об этом где-нибудь, где вы обязательно его увидите, когда у вас будет телефон под рукой, и вам станет немного легче. Но вы будете чувствовать себя абсолютно по-другому, когда будете знать, что собрали всю информацию.

Когда вы поймете, сколько еще информации осталось храниться в вашей голове? Только тогда, когда там не останется ничего. Если какая-то часть вашего сознания хотя бы смутно подозревает, что вы собрали не все, вы не сможете точно определить, сколько информации собрали. Как вы поймете, что ваше сознание очистилось? Когда больше ничего не будет всплывать у вас в памяти как напоминание о чем-то.

Это не означает, что ваше сознание будет пустым. В сознательном состоянии ваш мозг всегда на чем-то концентрируется. Но если вы сосредоточиваетесь на каждой проблеме отдельно, не отвлекаясь ни на что другое, вы действительно в «потоке».

Советую вам больше думать не о проблемах, а об их решении. Обдумывание проектов и ситуаций должно приносить пользу, а не вызывать стресс от напоминания, что они существуют и что с ними нужно что-то делать. Для того чтобы действовать более продуктивно, нужно собрать полную картину своих обязательств. Требуются концентрация и определенная привычка, чтобы осознавать и фиксировать даже самые незначительные договоренности с самим собой, когда они возникают. Максимально полное проведение процедуры сбора информации и формирование у себя привычки записывать все новые дела по мере их возникновения скажутся на вашей продуктивности даже больше, чем вы можете себе представить.

Когда вы полностью сосредоточены на одном деле, которым занимаетесь, вы находитесь в «потоке» и для вас нет разницы между работой и игрой.

Процесс сбора на уровне компаний и отношений

Что происходит, когда каждому участнику группы — в браке, в отделе, в семье, в компании — можно доверять, не опасаясь, что он что-то упустит из виду? Честно говоря, достигнув этого, вы вряд ли будете задумываться о том, кто и как «владеет мячом»: ваше внимание будет занято более серьезными предметами для размышления.

Но если пробелы в общении существуют, то, вероятно, в корпоративной культуре и во взаимоотношениях имеется определенный уровень беспокойства и нервозности. Большинство людей уверены, что без их постоянного контроля проблемы просто затеряются в системе, а затем в любой момент могут обернуться катастрофой. Они не отдают себе отчета в источнике этого чувства, поскольку, часто оказываясь в подобной ситуации, воспринимают ее уже как нечто постоянное и неизменное — как земное притяжение. Однако все может быть иначе.

Вычерпывание воды из протека­ющей лодки отнимает силы, которые нужны, чтобы грести.

Я уже давно обратил на это внимание. Когда я начинаю общаться с неплохими людьми, которые не следуют этим принципам, я это сразу замечаю. Я руководствуюсь стандартами, которые помогают мне сохранять ясную голову и держать под контролем свои корзины «Входящие» уже более тридцати лет. Когда необработанная запись лежит без дела в чьей-то корзине или когда мой собеседник в ходе разговора кивает и говорит: «Да, я так и сделаю», но при этом нигде больше не фиксирует свое обещание, у меня в голове сразу раздается тревожный звоночек. В моем мире это недопустимо. Есть дела более важные, чем заботы о пробелах в системе.

Я должен быть уверен в том, что любая просьба или относящаяся к делу информация, которую я отправляю по электронной почте или оставляю как голосовое сообщение, то, о чем я говорю или передаю в форме записки, попадет в систему собеседника, будет обработано, организовано и доступно для обращения в качестве варианта дальнейших действий. Если получатель обрабатывает только голосовые сообщения, а не электронную почту или записки на бумаге, это вынуждает меня ограничиваться только его (или ее) любимым носителем. Такое поведение недопустимо для любой компании, которая заботится о том, чтобы при взаимодействии с ней затрачивались минимальные усилия.

Когда требуются какие-либо изменения, хочется быть уверенным в том, что с необходимыми инициативами справятся должным образом. Качество любой целостной системы определяется ее самым слабым звеном. И зачастую ахиллесовой пятой организации становится руководитель, неспособный обеспечить активную и своевременную коммуникацию в системе.

Особенно часто я замечаю подобное в компаниях, где корзин «Входящие» либо не существует вообще, либо они переполнены и очевидно, что ими слишком долго никто не занимался. Такие компании обычно страдают от серьезных провалов в коммуникации, потому что их система ненадежна. Я консультировал руководителей, у которых календарь был просто переполнен записями о назначенных встречах. Однако как только они начинали своевременно отвечать на электронные письма, ситуация коренным образом менялась. Когда сотрудники и другие люди начали по электронной почте получать то, что им было необходимо от руководителя, в формате обратной связи или каких-то решений, им больше не нужно было стараться попасть на личный прием для выяснения этих вопросов.

Когда в компаниях действительно есть четкие системы, вплоть до низкотехнологичного уровня бумажной коммуникации, ясность присутствует во всем. Это даже перестает быть сознательным усилием, поскольку внимание каждого сотрудника становится более сфокусированным. То же самое верно в отношении семей, в которых родители, дети, няня, домовладелец и все, кто часто общается с членами этой семьи, используют корзины для входящих материалов. Люди часто недоумевают, когда я говорю им, что мы с моей женой кладем разные вещи в корзины друг к другу, даже когда сидим рядом, — это кажется холодным и механическим действием. Помимо того что подобное поведение есть проявление вежливости, позволяющее не отрывать друг друга от текущей работы, такая практика укрепляет наши отношения и расширяет нашу свободу, поскольку механические действия выполняются в рамках системы, не отнимая внимания ни у кого из нас.