Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

В моей практике ни разу не встретился идеальный инструмент для управления проектами, который подходил бы всем. Множество приложений, которые, как заявляется, выполняют эту функцию, либо избыточны, либо слишком просты для того, что требуется большинству из нас. И я уже отмечал, что никогда не видел двух проектов, нуждавшихся в одинаковой степени детализации и структурирования для управления ими. Таким образом, довольно сложно создать единое приложение, которое устроило бы большинство людей. Остальным обычно удобно пользоваться отдельными элементами приложений.

Существует множество различных полезных цифровых инструментов. Большинство специалистов владеют текстовыми редакторами, программами для работы с таблицами и для создания презентаций. Любые программные средства могут оптимальным способом структурировать планы по проекту или части проекта, особенно после прохождения этапов определения миссии, видения и проведения мозгового штурма.

Наиболее полезными для неформального планирования и мозгового штурма представляются два типа приложений: для создания ассоциативных карт (mind-mapping) и для структурирования. Лично я практически во всех своих проектах использую первое. Это помогает сконцентрироваться во время мозгового штурма и собрать все спонтанные мысли по проекту по мере их возникновения. В большинстве случаев мне вполне достаточно ассоциативной карты, которая получается в результате, чтобы чувствовать, что проект находится у меня под контролем, и быть спокойным по этому поводу.

Для мозгового штурма подходят также приложения для структурирования, позволяющие создавать заголовки и подзаголовки, как подробные, так и краткие. Эту функцию также обеспечивают большинство текстовых редакторов. Эти программы подходят для разных уровней сложности: от простого списка из нескольких пунктов для организации вечеринки до создания структуры целой книги, которую вы пишете. Хотя программы для структурирования и текстовые редакторы помогают прежде всего упорядочить мыслительный процесс, благодаря простоте копирования, вставки и перестановки текстовых элементов в цифровом формате они также стимулируют творческое мышление.

ЦИФРОВОЕ СТРУКТУРИРОВАНИЕ

Существуют сложные программные средства управления проектами. Специалисты и компании, характер работы которых требует применения подобных инструментов, уже их используют. Как правило, эти приложения модифицированы под конкретные проекты. Программное обеспечение такого типа применяется для запуска космических кораблей на Марс, координации строительства зданий, создания самолетов и лекарственных препаратов.

С другой стороны, для цифрового управления проектами имеются и такие возможности, как фиксирование идей в приложении для заметок или в календаре, а также использование обычного текстового редактора.

Если вы продвинутый пользователь, то, несомненно, применяете разные программные средства для создания планов по проектам и сбора вспомогательных материалов. Со всеми этими приложениями должно быть удобно работать, чтобы вы могли сосредоточиться на мыслях о проекте, а не о компьютерных программах. Вам стоит регулярно проводить обзор содержания и его обновление, удалять устаревшую информацию и реорганизовывать оставшуюся. Помните, что ваш компьютер легко может превратиться в черную дыру: по мере того как объем информации, которую можно сохранить, все увеличивается, становится все проще сохранять все, а это ведет к полной потере контроля над материалами.

Как применить все это на практике?

Как и список дальнейших действий, список проектов всегда должен быть актуальным. Когда вы обновите его, выделите время (желательно от одного до трех часов), чтобы сгенерировать как можно больше идей по каждому проекту в вертикальной плоскости.

Приготовьтесь к работе, создайте необходимые условия и подойдите к проекту творчески. Вы окажетесь впереди большинства людей.

Вот ваша задача-минимум: возьмите пару проектов, которые в настоящий момент требуют от вас наибольшего внимания или которые вам интересны, и прямо сейчас или при первой возможности подумайте над ними, соберите материалы, организуйте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инструментов.

Сосредоточьтесь на каждом проекте, двигаясь «сверху вниз». Спросите себя: «Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?»

Возможно, вы просто изложите некоторые мысли на листе бумаги в виде ассоциативной карты, возьмете папку и поместите туда эту карту. Может быть, сформируете простой список и поместите его как примечание в свой цифровой инструмент планирования. Или создадите документ в текстовом редакторе и начнете упорядочивать его там.

Пусть наше преждевременное беспокойство превратится в предварительный анализ и планирование.

Уинстон Черчилль, британский государственный и политический деятель

Главное — научиться комфортно и эффективно работать со своими идеями. И выработать у себя привычку конструктивно концентрировать свою энергию на желаемых результатах и открытых вопросах, прежде чем жизнь заставит вас это сделать.

часть

III

Сила ключевых принципов

11. ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА СОБИРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ

ПОТЕНЦИАЛ этих простых техник и моделей гораздо выше, чем может показаться на первый взгляд. Фактически они предлагают системный подход, который позволяет освободить сознание от влияния отвлекающих факторов и обеспечивает высокую эффективность работы. Это само по себе уже можно считать достаточной причиной для их применения.

Согласованное управление внешними и внутренними обязательствами оптимизирует все ваши отношения.

Однако описанные здесь ключевые принципы обеспечивают еще более серьезные преимущества. В следующих трех главах на основании своего более чем тридцатилетнего опыта работы я расскажу о значительных результатах применения этих принципов. В долгосрочной перспективе это может не только оказаться чрезвычайно полезным отдельным людям, но и положительно повлиять на корпоративную культуру компании в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что на вас всегда можно положиться в том, как вы принимаете, обрабатываете и организуете полученную от них информацию и свои обязательства, их доверие к вам растет. Что более важно, вы приобретаете тот уровень уверенности при взаимодействии с окружающим миром, который не купишь. Все это обеспечивает эффективная система напоминаний о незавершенных или необработанных вопросах. Заметно повышается качество мыслительных процессов, качество общения и отношений как в личной, так и в профессиональной сфере.

А когда компании на корпоративном уровне внедряют эти эффективные методы, сводящие к минимуму сбои в коммуникации, когда каждый сотрудник несет ответственность за итоговые действия, когда обязательства четко ясны, а их исполнение отслеживается соответствующими сотрудниками, это способствует значительному повышению продуктивности в компании и снижению уровня стресса.

Личная выгода

Какие ощущения возникают у людей, когда они собирают информацию? Большинство признается, что они испытывали смешанные чувства: и положительные, и отрицательные одновременно. Как такое возможно?

Большинство людей после полного сбора информации чувствовали некоторую обеспокоенность. Когда я просил участников семинара, прошедших через облегченную версию этого процесса, описать свои чувства, то слышал такие определения, как «ощущение перегрузки», «паника», «расстройство», «усталость» и «раздражение». А были ли в обработанной вами стопке материалов вопросы, с решением которых вы затянули, потому что постоянно откладывали их на потом? Если да, у вас автоматически возникает чувство вины: «Я мог бы... должен был... мне следовало уже давно это сделать».

В то же самое время вы испытали облегчение или ощущение контроля при выполнении этого упражнения? Большинство признаются, что да. Как это возможно? Вы одновременно находитесь во власти абсолютно противоположных эмоций: беспокойства и облегчения, ощущения перегрузки и чувства контроля. Как это происходит?

Когда вы отыщете источник вашего негативного отношения к накопившимся делам, то поймете, как это случилось и как от этого избавиться. А если от процесса сбора вы испытали положительные ощущения, значит, начали избавляться от негатива.

Источник негативных эмоций

Откуда берутся негативные эмоции? Слишком много работы? Нет, работы всегда слишком много. Если ваши переживания связаны с тем, что работы больше, чем вы можете выполнить, вам никогда не избавиться от этого чувства. Причиной негативных эмоций является не то, что работы слишком много. Дело в другом.