Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Горизонт 2. Это уровень «текущих профессиональных обязанностей» и «областей жизни, которые необходимо поддерживать на определенном уровне». Какие социальные роли вы выполняете? С точки зрения работы это относится к вашей занимаемой должности и обязанностям. С позиции личной жизни речь идет о том, какую роль вы играете в своей семье, в местном сообществе и каково ваше представление о самом себе.

Возможно, некоторые из этих ролей уже определены и прописаны. Если вы недавно заняли новую должность и у вас есть контракт или соглашение, закрепляющие ваши области компетенции, это уже неплохое начало. Если ранее вы занимались персональным целеполаганием или выполняли упражнения по прояснению ценностей и у вас остались какие-то материалы, добавьте в комплекс и их.

Если вы не вполне уверены, в чем состоит ваша работа, вы всегда будете ощущать перегрузку.

Далее рекомендую вам создать и поддерживать список «Зоны внимания». Возможно, его будет удобно разделить на подсписки: «Профессиональные» и «Личные». В этом случае нужно будет проводить обзор обоих подсписков. Это один из наиболее полезных списков, которые вы только можете создать для повышения уровня собственной организованности. Он не потребует еженедельного пересмотра, как список проектов. Скорее всего, он будет актуален в долгосрочной перспективе. В зависимости от скорости изменений в некоторых наиболее важных областях вашей жизни и работы его можно использовать как список напоминаний о новых потенциальных проектах и обращаться к нему с периодичностью от одного до трех месяцев.

У вас, вероятно, от четырех до семи основных областей ответственности на работе и примерно столько же — в личной жизни. Ваша работа может включать такие направления, как развитие персонала, системное проектирование, долгосрочное планирование, административная поддержка, обслуживание клиентов и маркетинг; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, контроль качества, управление активами и т. д. Если у вас собственный бизнес, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выполняли конкретные обязанности в крупной компании. Остальные сферы вашей жизни могут включать такие направления, как родительские обязанности, участие в партнерских соглашениях, духовная жизнь, здоровье, волонтерская деятельность, ведение домашнего хозяйства, управление финансами, саморазвитие, творческое самовыражение и т. д. Каждую из этих областей можно разбить на полезные подкатегории. Категория «Родительские обязанности» может включать отдельные контрольные списки для каждого из ваших детей. В категорию «Маркетинг» могут входить «Разработка программы», «Проведение исследования», «Социальные сети» и т. д.

Список «Зоны внимания» необходим для того, чтобы вы были уверены, что все ваши проекты и следующие действия определены и вы можете управлять своими обязательствами. Если бы вам понадобилось вести учет обязанностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обязательно обнаружили проекты, которые нужно добавить в список проектов. Проводя обзор этого списка, вы можете прийти к выводу, что некоторые области не требуют дополнительного внимания и находятся под контролем. В то же время какие-то области могут вызывать беспокойство, и нужно определить проект, чтобы разрешить эту ситуацию. Список «Зоны внимания» является лишь более абстрактной и проработанной версией списка напоминаний, о котором мы говорили ранее.

Каждый из моих клиентов за последние тридцать лет обнаруживал по крайней мере два или три существенных пробела на данном уровне обсуждения. Например, к стандартным обязанностям, входящим в сферу компетенции менеджера или руководителя, относится работа с персоналом. Поразмыслив, большинство людей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, например: «Усовершенствовать процедуры центра поддержки», «Нанять руководителя по кадрам», «Усовершенствовать процедуры оценки производительности». Если бы учет обязанностей касался личной жизни, могли бы появиться такие проекты, как «Найти занятия по йоге» и «Организовать летний отдых для детей».

Обсуждение приоритетов должно охватывать все уровни текущих соглашений между вами и другими людьми. Если вы заведете такой контрольный список своих профессиональных обязанностей и будете поддерживать его в актуальном состо­янии, то, вероятно, почувствуете больше спокойствия и большую степень контроля, чем большинство людей в нашей культурной среде. Очень немногие люди занимаются исключительно тем, для чего их наняли на работу. Необходимо постоянно иметь ясное представление о новых, меняющихся ожиданиях. В равной степени немногие люди совершают регулярный объективный обзор всех соответствующих областей своей жизни (семья, развлечения или финансы), чтобы закрыть существующие пробелы. Управление образом мышления и системами с этих уровней поможет вам перейти от надежды к твердой уверен­ности, когда вы делаете необходимый повседневный выбор своих конкретных занятий.

Горизонты 3–5. В то время как три нижних уровня касаются в основном текущего положения дел: ваших действий, проектов и зон ответственности, — начиная с уровня Горизонта 3 на первое место выходят факторы будущего, направления вашего движения и ваши намерения. На этих уровнях также нужно заниматься составлением списков (особенно на высшем уровне — миссии и принципов, — который постоянно является критерием контроля и корректировки действий и поведения). Однако главным образом на этих уровнях необходимо руководствоваться вопросом: «Какие текущие действия оправданны с точки зрения запланированных результатов и как я собираюсь их достичь?» Временной интервал при этом может быть от карь­ерных целей на один год (Горизонт 3) до ожиданий вашего служебного и материального положения через три года (Горизонт 4) и интуитивного определения цели вашей жизни и способов ее максимального воплощения (Горизонт 5).

Я объединил три верхних уровня, потому что зачастую ситуации могут быть отнесены к любой из этих категорий. Кроме того, поскольку методология Getting Things Done в большей степени нацелена на искусство достижения, чем на постановку целей и определение видения, я не буду углубляться в детальный анализ. Но по своей сути подобное исследование затрагивает очень глубокие и сложные области, включающие бизнес-стратегии, развитие организации, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и ценностей.

Если вы не знаете, к чему стремитесь и что для вас по-настоящему важно, то никогда не поймете, когда нужно остановиться.

Для наших целей важно сосредоточиться на том, какие мотивирующие факторы определяют всю вашу работу в полном объеме на данный момент (некоторые из них могут следовать из ваших обязательств более высокого уровня и намерений). Нужно ли изменить или прояснить ваши цели и направление движения на основании глубокого обдумывания, анализа и интуиции — это тема отдельного обсуждения. Даже в этом случае, вероятно, вы прямо сейчас сможете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Выбирайте сражения достаточно крупные, чтобы они имели значение, и достаточно мелкие, чтобы их можно было выиграть.

Джонатан Козол, публицист

Если бы вы мысленно нарисовали себе картину того, чем могли бы заниматься через год или полтора, или в чем состояла бы суть вашей работы на этом этапе, какие дальнейшие действия вызвала бы эта картина? На этом, более тонком уровне от чего-то лично вам необходимо избавиться, а с какими-то людьми и системами нужно взаимодействовать, чтобы воплотить задуманное. Поскольку сама работа является движущейся мишенью, а современный профессиональный мир находится в постоянном движении и изменении, как зыбучие пески, возможно, необходимо наметить проекты, чтобы обеспечить достижение результатов в заданной области.

В личной жизни, возможно, вы захотите уделить внимание вопросам, подобным этим: «Моя карьера будет стоять на месте, пока я четко не изложу свои цели начальнику [начальнику моего начальника]». Или: «Какие новые занятия появятся у моих детей в следующие пару лет и что я должен сделать в связи с этим?» Или: «Какая профилактика необходима, чтобы справиться с возникшей проблемой со здоровьем?»

С позиции долгосрочной перспективы вы могли бы оценить, как развивается ваша карьера; что происходит в вашей личной жизни; как ваша компания реагирует на изменение внешних условий и как это влияет на вас. Ответы на эти вопросы охватывают горизонт планирования сроком от года до пяти. Начиная отвечать на них, люди делают для себя важные выводы.