Архитектура делового мероприятия. манифест - Маартен Ваннесте

Многие координаторы деловых мероприятий организуют для своей компании, ассоциации или клиентов большое количество мероприятий подряд. Они разъезжают по миру, чтобы самим осмотреть место проведения и оказать поддержку в организуемом мероприятии. Путешествий в жизни многих координаторов так много, что бесплатная поездка в Лиссабон не слишком их воодушевляет.

Дедлайны для координаторов деловых мероприятий – вещь бескомпромиссная: это означает, что они не могут отложить приветственный прием на день, какова бы не была причина. Дедлайн для возведения нового здания не критичен. Если здание готово месяц спустя, мы все равно его получим. Если деловое мероприятие начинается на день позже, все потеряно. Более того, как правило, те, на кого работают координаторы, – «инициаторы» мероприятия – не отводят им достаточно времени на подготовку. Работа по поиску и переговорам с площадкой, планирование всего того, что должно быть сделано, в большинстве случаев серьезно недооценивается. Вот почему координаторы деловых мероприятий – это специалисты, которые много работают, переключаются между множеством задач, устойчивы к стрессу и дисциплинированы. Почти 75% из них – женщины, судя по данным о членстве в ассоциации MPI. И все их время, внимание и энергия требуется для организации тех вещей, которые связаны с логистикой и гостеприимством одного делового мероприятия за другим. При такой нагрузке кажется естественным, что многие из таких организаторов не ищут дополнительной работы в виде формирования содержания делового мероприятия.

Большинство координаторов удовлетворены тем, что могут сосредоточиться на вещах, относящихся к гостеприимству. Некоторые хотели бы переключиться на содержательные аспекты и заниматься сущностью делового мероприятия, принимать более активное участие в достижении целей мероприятия.

Вот эта вторая категория обладает потенциалом стать теми, о ком вся эта книга – архитекторами делового мероприятия.

Большинство координаторов деловых мероприятий всеми мыслями, а что, вероятно, еще важнее, всем сердцем, привязаны к гостеприимству. Они любят этим заниматься: собирать людей вместе, делать так, чтобы каждый хорошо проводил время, чувствовал заботу – это истинный менталитет гостеприимства, принципиальный для индустрии деловых мероприятий.

Провода и кнопки

Большинство координаторов деловых мероприятий не слишком компетентны в технических вопросах вроде аудио/видеооборудование или ИКТ. Многие координаторы, однако, получают запросы на бронирование аудиовизуального оборудования для делового мероприятия и занимаются этим, поскольку это часть их работы, а не потому, что их воодушевляют микшерные пульты, микрофоны, диммеры, LCD-экраны, интернет кабели, системы для голосования, технологии нетворкинга и прочее.

Не всем нравятся кнопки, и для деловых мероприятий

это хорошо

В таких обстоятельствах производственной или технологической компании сложно иметь дело с клиентом, который, по существу, не сильно ценит технические штуки и всем своим сердцем, и душой предан не заключительной презентации, а ужину из пяти смен блюд. Это нелегкое сотрудничество с продуктом, который представляет собой неосязаемую услугу и который трудно продемонстрировать, в отличие от площадки, помещения для встречи и даже от ужина. Показать, что же такое это заключительное видео, просто невозможно до тех пор, пока не наступит момент заключительной сессии.

В этих условиях вполне естественно и приемлемо, что содержание, цели делового мероприятия остаются нетронутыми организаторами. Инициатор мероприятия, который является директором по маркетингу или продажам, остается один на один с содержанием мероприятия; в некоторых случаях ему помогает специалист по маркетингу или коммуникациям. Многим основополагающим элементам делового мероприятия и вовсе не уделяется внимание: необходимости проектирования программы, выбору подходящих форматов, обучению спикеров, привлечению фасилитаторов, поиску и выбору подходящих инструментов неформального делового общения, максимизации потенциала стадий «до» и «после» мероприятия. Единицы из инициаторов мероприятия действительно отводят время на эти ключевые вопросы, и еще меньше тех, кто может полагаться на полностью компетентных и специализирующихся на этом профессионалов.

Инициатор мероприятия – это не профессия

Словосочетание «инициатор делового мероприятия» встречается в этой книге примерно 130 раз. Некоторые компании назовут такого человека спонсором или принимающей стороной делового мероприятия; не существует официального названия для этой роли. Этот термин обозначает человека, или, в некоторых случаях, небольшую группу людей, которым принадлежит деловое мероприятие в том смысле, что они принимают решение о том, что такое мероприятие необходимо провести, они владеют бюджетом, и они решают, каковы цели мероприятия. Это инициатор мероприятия, а, следовательно, он решает, быть или не быть мероприятию. Хотя их редко встретишь на профильных выставках, они-то и есть наши главные клиенты. Хотя инициаторы деловых мероприятий не читают наши журналы, и редко являются членами ассоциаций индустрии деловых мероприятий, это они в конечном счете принимают решение о самом нашем существовании.

Инициатор мероприятия решает, быть или не быть мероприятию.

Инициатор делового мероприятия может быть кем угодно. В большинстве случаев он является менеджером по маркетингу, но он может быть и HR-менеджером, и директором по продажам, и управляющим, или занимать ряд других должностей. Ни в одном из этих вариантов роль инициатора мероприятия не является в действительности профессией. В большинстве случаев инициаторы мероприятия – это временная роль, а в лучшем случае, – это сотрудники, нанятые на неполный рабочий день на несколько недель. Иными словами, роль инициатора делового мероприятия – это не профессия. Нельзя пойти поучиться на курсы инициаторов делового мероприятия, не существует журнала «Инициатор делового мероприятия», и нет ассоциаций для инициаторов деловых мероприятий.

С кем говорит инициатор делового мероприятия, запуская очередной проект? С координатором и отделом маркетинга. Координатор с ходу начинает заниматься вопросами гостеприимства, логистическими потребностями участников. Содержанием занимается отдел маркетинга, в котором, в большинстве случаев, также не будет специалиста по деловым мероприятиям. Маркетинг будет отвечать за стиль и атмосферу, дизайн, брендинг, печатные материалы и т. д. Большинство инициаторов деловых мероприятий убеждены, что они знают, каковы цели мероприятия и как их достичь. Они убеждены, что они знают все, что необходимо знать о достижении целей и о проектировании делового мероприятия таким образом, который бы способствовал его целям.

Они тратят сотни тысяч или даже миллионы на деловое мероприятие, полагаясь на свой собственный опыт в качестве временного работника.

Огромное количество людей тратит огромное количество времени на огромное количество планов

Они отвлекают от работы сотни специалистов на несколько дней, при этом получая ограниченную помощь в некоторых аспектах организации мероприятия от не специализирующихся в этом людей. Они выходят к обращаются к самым главным 500 клиентам компании, руководствуясь лишь своим внутренним чутьем, а не профессиональной методологией проектирования. Они используют такой же формат, как и в прошлом году, основываясь лишь на положительных отзывах участников. Вот как это происходит с большинством деловых мероприятий. В марте 2008 я нашел подтверждение этому на примере одной из крупнейших нефтяных компаний, у которой не существовало стандартных процедур для организации содержания делового мероприятия. У них организовано обеспечение для того, что связано с затратами на поездки и проживание, но нет стандартных рабочих процедур (SOP) для содержательной стороны.

При строительстве небольшого склада за полмиллиона долларов любая международная организация будет работать по строгим процедурам, тщательно подойдет к выбору архитектора и строительной компании. При затратах на деловое мероприятие в два раза или более, ни один из этих принципов правильного и рачительного управления не соблюдается.

Мне только предстоит познакомиться с инициатором делового мероприятия, у которого была бы методология для построения мероприятия или процедуры по улучшению содержательной части. Инициатор деловых мероприятий – это временная работа, поэтому как можно винить их в этом?

Инициатор деловых мероприятий – это временная работа