Архитектура делового мероприятия. манифест - Маартен Ваннесте

Журналы

Все больше и больше погружаясь в индустрию деловых мероприятий, я получал все больше журналов. На сегодняшний момент мне известно около 30-ти различных журналов, из которых около 10-ти я получаю ежемесячно. Это европейские, американские и азиатские издания.

Не требуется объяснений, чтобы понять, что индустрия деловых мероприятий в настоящее время существует только сквозь призму индустрии гостеприимства. Просмотр содержимого журналов подтверждает, что в основном речь идет о гостеприимстве с некоторой долей личностного и профес-сионального развития – такие темы, как тайм-менеджмент, лидерство, менеджмент рисков, предпринимательские качества, баланс между карьерой и личной жизнью, стресс-менеджмент, менеджмент конфликтных ситуаций и тому подобное. Они напрямую не связаны с индустрией деловых мероприятий, но в общем и целом применимы к личной, профессиональной или деловой жизни.

Многомиллиардная индустрия

Является ли индустрия деловых мероприятий частью делового туризма/туризма/индустрии гостеприимства?

Полагаю, да, и по многим причинам кажется естественным, что индустрия деловых мероприятий крепко связана с туризмом/сферой гостеприимства.

Учитывая глобализацию компаний, а в равной степени и ассоциаций, количество международных деловых встреч и конференций сильно выросло за последние десятилетия.

(CIC, 20055)

Поэтому да, индустрия деловых мероприятий в настоящее время является частью индустрии гостеприимства (туризма и делового туризма). Это мой вывод, как наблюдателя со стороны. Я вижу возможности, а как скоро реализуются эти возможности, зависит только от самой индустрии.

Младший брат

В «Исследовании экономического эффекта 2004», предпринятого Советом конгрессно-выставочной отрасли, демонстрируется разбивка по прямым расходам на конгрессы и выставки. На проезд, отель и питание, как мы видим, тратится около 85% всей суммы. Около 15% идет на бизнес услуги (12%), технологии (0,2%) и иное (3%). Нам нужно посмотреть, сколько из последней цифры уходит на содержательный аспект.

Совет конгрессно-выставочной индустрии определяет прямые расходы так: «Все расходы, связанные с мероприятием, которые вливаются в местную экономику места его проведения. Прямые расходы включают траты участника, траты экспонента и траты организатора мероприятия»

Это фактически означает, что мы не знаем, сколько тратится на содержательный аспект деловых мероприятий.

В подглаве «Закупки» приведен один пример корпоративного мероприятия, в рамках которого 10% потрачено на производство и аудиовизуальные услуги, а 90% – на логистику. Типичен ли этот пример в том, как устроены бюджеты деловых мероприятий? Или у нас отсутствует информация, которую нужно добавить, чтобы получить целостную картину? Осмелюсь предположить, что в индустрии деловых мероприятий средние расходы на поддержку фактических целей делового мероприятия относительно малы.

Высшее образование в этой индустрии

Программы по менеджменту конференций или по управлению деловыми мероприятиями в большинстве случаев относятся к факультетам туризма. Профессор Роб Дэвидсон (Rob Davidson), с которым я познакомился на ежегодной конференции голландского отделения MPI, является ведущим лектором по бизнес туризму Вестминстерского университета в Лондоне и преподает курс по управлению деловыми мероприятиями. Он читал некоторые мои статьи и посетил мою сессию о содержательной стороне деловых мероприятий и о том, что в текущий момент этот аспект не развит или недостаточно развит. В рамках сессии кратко затрагивался вопрос о направленности образования по управлению деловыми мероприятиями в настоящее время, и что это может быть или что нужно добавить, чтобы такое образование стало целостным.

После презентации он подошел ко мне и с особым энтузиазмом сказал, что теперь он понимает, какие огромные возможности есть у учебных курсов по управлению деловыми мероприятиями, а также в целом у индустрии деловых мероприятий. Он также согласился, что текущий учебный материал в основном охватывает аспекты гостеприимства и туризма и не дает знаний о действительных причинах организации деловых мероприятий – о целях деловых мероприятий. Вопрос «чего достичь в умах участников» не задается. Не преподается то, как проектируются, обеспечиваются, достигаются или измеряются цели делового мероприятия – обучение, нетворкинг или мотивация участников.

Географическое связующее звено

Помимо крупных глобальных игроков – авиакомпаний и крупных гостиничных сетей – существуют и крупные местные игроки сферы гостеприимства и туризма. В каждой стране, во многих регионах и большинстве городов имеются центры, продвигающие эти места как дестинацию для поощрительных мероприятий, конференций и деловых встреч. Они называются конгресс-бюро. Зачастую эти центры являются частью туристических комитетов по понятным причинам: город считает участников конференции туристами, поскольку они приносят доход в местную туристическую отрасль. Помимо трат на площадки и отели, много средств тратится на рестораны и шоппинг, к примеру. 128 млрд. долларов только в США существенно подпитывает и местную казну.

Настоящая же причина, по которой организуются деловые мероприятия, приносит прибыль не только в месте их проведения. То, что люди почерпнут из конференции в Денвере, может применяться – а следовательно, и приносить прибыль – в Южной Африке и дюжине других стран. Денвер же полностью заинтересован в таких аспектах делового мероприятия, как туризм и гостеприимство, а не в его целях. Эти бюро административно и политически связаны и поддерживаются из-за налогов. Город, в который на 1-дневные конференции ежегодно съезжается 100 000 человек, получает около 25 млн. евро в обороте его отелей, ресторанов, сувенирных лавок, развлекательных заведений и т. п. В свою очередь, это приносит от 2 до 3 млн. в виде налогов для города, и еще намного больше в виде трудовых налогов и иных налогов6 НДС для страны. Часть этой суммы идет на финансирование конгресс-бюро.

Это объясняет, почему индустрия деловых мероприятий является частью туристической отрасли. И поскольку она – часть туристической отрасли, культивируется ее туристическая составляющая. Это заставляет меньше заниматься теми аспектами, которые относятся к тому, что такое деловые мероприятия на самом деле. Поскольку знаний о содержательной стороне деловых мероприятий мало, она остается частью туристической отрасли и привлекает специалистов по гостеприимству. Это «уловка-22» нашей индустрии.

Пример: Члены конгресс-бюро Антверпена

Эта таблица показывает закономерную лидирующую позицию организаций сферы туризма/индустрии гостеприимства в структуре конгресс-бюро.

Сложная природа организации делового мероприятия

Координаторы деловых мероприятий – это специалисты, получившие высшее образование в области управления деловыми мероприятиями, посещающие отраслевые выставки и читающие профильные журналы. Они являются целевой аудиторией отельной индустрии и дестинаций, стремящихся привлечь группы людей в конкретный город или отели.

У координаторов деловых мероприятий непростая работа. В среднем они чрезвычайно заняты, много времени проводят в разъездах и работают в условиях постоянного стресса вследствие бескомпромиссных и критических дедлайнов, с одной стороны, а с другой стороны – вследствие ограничений в бюджете.

Примерно 75% координаторов деловых мероприятий, работающих в фармацевтической отрасли, утверждают, что у них совсем нет или очень мало возможностей влияния на содержательную сторону деловых мероприятий. При этом, однако, их голос имеет большой вес в том, что касается аспектов гостеприимства в связи с организуемыми мероприятиями. Координаторы деловых мероприятий ищут подходящую площадку, резервируют и заключают контракт с местом проведения мероприятия, бронируют номера и билеты, организуют трансфер, питание, кофе-брейки, ищут и бронируют специальные помещения для заключительного ужина, резервируют рестораны для участников в их свободные дни и т. д. И все это для разношерстной группы людей, со всевозможными требованиями и ограничениями по питанию и иными индивидуальными потребностями. А еще есть приглашения, регистрация, оплата, бейджи, администраторы, информационные стойки и т. п.

На международном уровне такая работа требует огромного багажа знаний о культурных особенностях в таких вещах, как еда, привычки, время, этикет, безопасность, перевозка грузов, таможня, финансы и тому подобное.