Деловой этикет и протокол. Краткое руководство для профессионала - Кароль Бэннет

В книге «Как завязывать разговор и находить новых друзей» авторы предлагают вам запомнить некоторые правила, которые подскажут вам, что делать:

1. Улыбка

2. Открытая поза

3. Наклоненность тела вперед

4. Касание с приятным рукопожатием

5. Зрительный контакт

6. Кивок в знак согласия

Искренняя улыбка с искрящимися глазами — это мощный способ передать свое желание познакомиться с другим человеком. Просто улыбнитесь и поздоровайтесь. И у вас тут же появится собеседник.

Недружелюбная поза может оттолкнуть людей так же легко, как легко их может привлечь улыбка. Сутулость, скрещенные руки или наклоненная поза с ногами крест-накрест — все это считается негативными или закрытыми позами. С другой стороны, всегда легче подойти к человеку, который стоит, нежели чем к тому, который сидит. Если вы стоите прямо, приняв внимательную позу, — это положительный сигнал. Поставьте обе ноги на пол, поддерживая свое тело в прямом положении. Передайте другим людям с помощью языка тела, что вы хотите вступить в разговор.

Когда вы начинаете разговор с другим человеком, несколько наклонитесь к нему. Аналогичным жестом является наклон головы вперед. Взгляните на японцев, которые сгибаются почти до пояса и кланяются, когда с кем-то знакомятся. Американцы слегка кивают или наклоняются вперед, что, возможно, является пережитком, оставшимся с тех времен, когда люди раскланивались и делали реверансы.

Противоположностью всего перечисленного является поза, когда вы прислонились к чему-то или задрали вверх подбородок, что говорит о том, что вам все не по нраву.

Выполняйте свои обещания

Не полагайтесь на свою память. Заведите для себя систему отслеживания, чтобы помнить, какие обещания вы дали, и выполнить их. Носите с собой, например, блокнот, так чтобы вы могли записать даже самое маленькое обещание, которое вы дали.

На самом деле вы оказываете любезность людям и приятно их удивляете, когда вы помните о кажущихся неважными вещах. «Норман, вот статья о «Харлей-Дэвидсон», о которой я тебе говорил». «Соня, вот фамилия моего врача и его телефон, которые я тебе обещал». «Джо, вот веб-сайт, о котором мы говорили».

Воспользуйтесь планнингом в своем компьютере, чтобы писать себе записки-напоминания. «Мари завтра летит в Вашингтон. Позвони и спроси, не нужна ли ей помощь». «Маме Генри сегодня сделали операцию. Пошли ей открытку». «Дочь Эла на следующей неделе получает степень магистра гуманитарных наук. Купи ей подарок». Вас будут воспринимать как сопереживающего человека, если вы будете общаться с людьми и помнить о важных событиях в их жизни. Ваша осведомленность и заботливость сработают вам во благо.

Как обмениваться визитными карточками

Визитная карточка дает вам возможность взаимодействовать с людьми в деловой среде. Вы можете обмениваться визитными карточками на профессиональных собраниях и во время других событий, где вы тренируете свои навыки общения.

На вашей личной визитной карточке должна быть вся относящаяся к делу информация — ваше имя, адрес и номер телефона. Такая информация как адрес электронной почты, номер факса, логотип или девиз — это полезные дополнения. Если у вас еще нет работы или если вы работаете дома, вам следует хорошенько поразмыслить над тем, чтобы разместить на визитной карточке ваш домашний адрес. Рассмотрите возможность получения ящика на почте в качестве официального адреса. Возможно, достаточно будет вашего телефонного номера и адреса электронной почты. Обязательно убедитесь, что ваша визитная карточка выглядит профессионально, а не представляет собой хаотичное нагромождение сведений.

В программе «Microsoft Publisher» есть очень простой Мастер, который проведет вас через весь процесс разработки визитной карточки и придаст ей профессиональный вид.

Вы можете купить пустые бланки карточек в магазине канцелярских товаров и воспользоваться ими для того, чтобы впечатать в них свои данные. Вручите несколько визитных карточек людям и понаблюдайте за их реакцией. Оцените информацию на карточке, прежде чем распечатать еще. Попросите совета у друзей и коллег. Ваша визитная карточка — это ваше заявление о себе, так что все в ней должно быть правильно.

Познакомившись с новыми людьми и поговорив с ними, скорее всего, вы захотите получить их визитные карточки. Тогда вы можете вежливо попросить: «Не могли бы вы дать мне свою визитную карточку?» Но помните, что обмен визитными карточками должен следовать после какого-то предметного разговора.

Рассортируйте полученные вами визитные карточки. Возможно, вам захочется написать пару слов прямо на визитной карточке, чтобы это послужило вам в дальнейшем подсказкой (например, «Ему интересно поговорить со мной после того, как я закончу институт»).

Резюме ключевых концепций

Представляя одного человека другому, принимайте во внимание, кто является «старшим» или имеет более высокий ранг; это человек, которому должен быть представлен другой человек.

Представляя кому-то кого-то, включите в представление несколько слов о человеке, которые помогут представляемых друг другу людям завязать разговор.

Когда вас кому-то представляют, как можно быстрее повторите имя человека, чтобы вам проще было его запомнить.

Американское рукопожатие является твердым, но не сокрушительным; скомбинируйте его с искренней беседой.

Светский разговор становится интереснее, если вы пользуетесь открытыми вопросами, которые приглашают собеседника дать более подробный ответ.

Развитию диалога очень способствует заблаговременное его планирование, еще до того как вы вошли в комнату.

Носите с собой ручку и бумагу, чтобы делать для себя пометки, помогающие отслеживать выполнение всех данных вами обещаний.

Всегда носите с собой профессионально выполненные визитные карточки, чтобы обмениваться ими с другими людьми на деловом мероприятии.

Офисный этикет

О главном

Этот раздел рассказывает

• ОБ ОБРАЗЦОВОМ ПОВЕДЕНИИ, КОТОРОЕ ДЕМОНСТРИРУЕТ УВАЖЕНИЕ К ВАШЕМУ РАБОТОДАТЕЛЮ И КОЛЛЕГАМ

• О ТАКТИЧЕСКИХ МЕТОДАХ ПРЕОДОЛЕНИЯ НЕЛОВКИХ ОФИСНЫХ СИТУАЦИЙ

• О ТОМ, КАК ПОЖАЛОВАТЬСЯ НАЧАЛЬНИКУ И ПРЕДОСТАВИТЬ РЕШЕНИЕ, КОТОРОЕ ВЫ СМОЖЕТЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ

• О ТОМ, КАК ОСТАВЛЯТЬ ДЕЙСТВЕННЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СООБЩЕНИЯ НА АВТООТВЕТЧИКЕ

Чтобы придать вашей жизни на работе качество вашей личной жизни, вам следует прикладывать в отношении нее столько же сил, энергии и навыков. Будьте пунктуальны. Будьте сдержанны. Сопереживайте. Не выдавайте секреты. Имейте широкий кругозор. Одевайтесь согласно случаю. Ведите себя достойно. Нигде Правило Золотой Середины не проявляется настолько сильно, как на работе.

Рабочий день

Менеджмент раздражают работники, которые постоянно смотрят на часы. Менеджеров особенно сильно раздражают те, кто за 15 или 20 минут до конца рабочего дня начинают собирать вещи, чтобы уйти с работы. Так же невыносимы для начальства люди, приходящие на работу вовремя, но тратящие по 15 пли 20 минут на то, чтобы подготовиться к рабочему дню. Если ваш рабочий день начинается в 8:30 утра, вам следует быть в офисе за столом в 8:30 (то есть ваше пальто уже должно висеть на вешалке, а кофе должен дымиться в чашке). Сходным образом, если ваш рабочий день заканчивается в 5 вечера, то именно в 5 вечера и следует начинать собирать свои вещи перед уходом. Если у вас есть час на обед, это не значит, что вы можете уйти за 15 минут до обеденного перерыва и вернуться через 15 минут после его окончания. Не забывайте, что вам платят за то, что вы работаете определенное количество часов. Вы должны выдавать своему работодателю определенное количество времени реальной работы.

Если вы работник, получающий заработную плату, у вас еще больше обязательств по выполнению поставленных перед вамп задач. В американской культуре человек, работающий за повременную заработную плату, часто нарабатывает за неделю больше часов, чем офисный работник, включая обеденное время. На самом деле, обед — это отличное время для того, чтобы переделать массу работы. Во время обеда вас не отвлекают так, как обычно. Приятная атмосфера в ресторане подразумевает иное настроение. Если вы можете не прерывать работу во время обеда, возьмите блокнот, чтобы делать пометки или планировать стратегии.

Не ленитесь пригласить пообедать своих сослуживцев — людей, с которыми вы работаете на всех уровнях. Примерно за 15 минут до обеда зайдите в офис и скажите: «Есть ли здесь кто-то, у кого нет планов на обед? У меня на сегодня ничего не запланировано, и я хотел бы пообедать с кем-то за компанию». Даже если вы не получите никаких предложений (и почувствуете себя несколько отверженным), вы будете в офисе гонцом доброй воли.