Деловой этикет и протокол. Краткое руководство для профессионала - Кароль Бэннет

Каждый раз, когда происходит смена, я знакомлюсь с сотнями новых лиц.

Человек, работающий на одном месте, скажем, лет 40, не знаком со сложностью запоминания множества новых лиц. Оставаясь на одном месте, нетрудно выучить несколько новых имен вновь прибывших работников.

Будьте терпимы к людям, которые начинают знакомиться с вашим коллективом. Изо всех сил старайтесь запомнить, как зовут других людей, но не судите строго, если другие не могут запомнить, как зовут вас. Некоторых людей в щекотливых случаях выручают прозвища или нарицательные имена вместо настоящих имен: «здорово, приятель», «привет, напарник», «здравствуй, старик». Это помогает им выпутаться из ситуации, если они с трудом запоминают имена. Для начала неплохо уже и то, что вас приветствуют по-дружески.

Возможно, иногда приходится честно признаться, что вы забыли чье-то имя. Скажите что-то типа: «Виноват! Запамятовал, как вас зовут! Пожалуйста, напомните мне еще раз ваше имя».

Как пожать руку

Обмен рукопожатиями — это типично американский обычай. Если вы не очень любите пожимать руки, вы лишаете себя замечательной возможности наладить контакт с другими людьми.

Не ленитесь потренироваться в рукопожатии с близкими друзьями. Спросите у них, что они думают о вашем рукопожатии. Тренируйтесь, пока не отработаете уверенное рукопожатие. Другими словами, не выкручивайте себе и людям руки, не заставляйте их приседать или приподниматься на цыпочки. Ваши руки должны сойтись на одном уровне. Мужчины должны жать руку женщины так же, как если бы они жали руку другого мужчины.

Рукопожатие не должно приводить к переломам. Помните, что вы можете слишком сильным рукопожатием причинить боль человеку, на руке которого надето кольцо.

Однако рукопожатие не должно также быть вялым. Некоторых людей вялое рукопожатие оскорбляет, они считают, что таким образом вы показываете, что считаете их хрупкими, недостаточно сильными. Люди отдают предпочтение твердому дружескому рукопожатию.

Когда вы знаете, что вас представят другому человеку, освободите заблаговременно свою правую руку. Если вы женщина, повесьте сумку на плечо. Если вы находитесь на публичном мероприятии, держите тарелку или стакан в левой руке, чтобы ваша правая рука была свободна.

Три пожатия — пожалуй, это нормально. Слишком долгое рукопожатие не нужно.

Однако то, что вы преждевременно отпустили руку другого человека, может означать, что вам с ним дискомфортно. Положитесь на свои ощущения для оптимального выбора времени.

Когда вы знакомитесь с человеком, старайтесь дождаться, чтобы он первым высвободил руку. Это может показаться банальным, но люди это ценят (конечно, вместе с дружеской улыбкой и прямым зрительным контактом).

Если вы находитесь на работе, сидите за своим рабочим столом, когда заходит посетитель, обойдите свой стол, так чтобы вы стояли рядом с посетителем, когда будете жать ему руку. Это действие показывает вашу искреннюю заинтересованность в пришедшем человеке.

Давно прошли дни, когда женщины оставались сидеть в то время, как мужчины обменивались рукопожатиями. В деловой среде все люди должны стоять, признавая друг друга, и обмениваться друг с другом рукопожатиями. Женщинам, которые чувствуют себя неловко в этой роли, следует набраться смелости и репетировать рукопожатие до тех пор, пока они не почувствуют себя уверенно.

Как вести светский разговор

Некоторые люди боятся общественных мероприятий, потому что они не умеют вести светский разговор. Не нужно считать себя жертвой. Вы можете научиться контролировать беседу. Общественное мероприятие можно сделать настолько интересным, насколько это потребуется.

Одним из главных секретов хорошего разговора является умение задавать вопросы. Научитесь задавать открытые, незаконченные вопросы. Закрытый вопрос — это вопрос, который предполагает краткий односложный ответ. Вот несколько примеров тупиковых закрытых вопросов, которые не дадут пищи для поддержания разговора.

1. «Как у вас дела?»

2. «Вам здесь нравится?»

3. «Вы приехали с Браунами на одной машине?»

4. «Какой курс вы решили выбрать для повышения квалификации?»

Понимаете? Короткие ответы, соответственно, будут таковы:

1. «Спасибо, хорошо».

2. «Да».

3. «Нет, я приехала с Элис».

4. «Интернет-курс».

Если вы задаете открытые вопросы, вы получите более развернутые ответы. Вы на самом деле сможете повести разговор. Вам не придется много говорить, если вы того не хотите, но вы много узнаете о других людях. Вот примеры открытых вопросов, которыми следует пользоваться для начала и поддержания разговора:

1. «Расскажите мне о главном событии дня»

2. «С кем вы разговаривали и что узнали?»

3. «Как вы сюда добрались?»

4. «Чему вы научились на курсах, которые выбрали в рамках программы повышения квалификации персонала?»

Если вы задаете вопросы подобным образом, обязательно возникнет живая беседа, интересная и вам и другому человеку. Помимо этого, люди решат, что вы душа компании. Попробуйте.

Искусство диалога

На общественных мероприятиях люди обычно наиболее комфортно чувствуют себя среди знакомых. Они будут создавать группы, словно исключая из своего круга незнакомых людей. Люди непреднамеренно исключают других, но человек со стороны или новичок может почувствовать себя одиноким среди таких сложившихся групп. В этом разделе мы рассмотрим методы, которые помогут вам наладить контакт с новыми людьми.

Как входить в комнату. Комната, в которой много людей, может вас пугать, если у вас нет плана действий. Если вы подготовите план, перед тем как войти в комнату, это придаст вам больше уверенности, нежели чем если бы вы просто вошли в комнату, надеясь на авось.

Во-первых, задумайтесь, для чего вы сюда пришли, и сфокусируйтесь на этом. Находитесь ли вы тут, чтобы отметить достижение друга? Находитесь ли вы тут, чтобы пообщаться и познакомиться с новыми людьми? Находитесь ли вы тут, чтобы повидаться с друзьями, и, возможно, познакомиться с несколькими новыми людьми? Находитесь ли вы тут, чтобы встретить любовь всей своей жизни? И снова, сосредоточьтесь на том, зачем вы здесь. Ставьте перед собой реальные цели, их легче будет достичь. Цель найти шестерых новых друзей явно не является реалистичной. Будет проще познакомиться с одним новым человеком, с кем у вас есть что-то общее. Вы почувствуете, что задача выполнена, и не будете слишком в себе разочарованы, если будете ставить перед собой достижимые цели.

Затем устройтесь поудобнее и осмотритесь. После того, как вы в первый раз вошли в комнату, отойдите в сторонку и оглядитесь. Сделайте несколько глубоких вздохов и успокойтесь. Поищите знакомых людей, затем продолжите осматривать комнату. Ищите интересных людей, с которыми вы, возможно, захотите поговорить. Если вы обнаружите знакомых вам людей, подойдите и поприветствуйте их, но не оставайтесь с ними все свое время. Не забывайте о своем намерении познакомиться с новыми людьми. Держите в уме первоначальный план.

Как начать разговор. Не ждите, что люди будут подходить к вам и завязывать разговор. Если вы будете пассивны, скорее всего, вы довольно долго останетесь в одиночестве. Поищите кого-то, кто тоже один. Намного легче подойти к одному человеку и завязать разговор, нежели чем подойти к группе людей. Найдите такого человека и сразу вступите в разговор.

Представьтесь этому человеку. «Здравствуйте. Меня зовут. А вас?» Протяните руку для рукопожатия. Расскажите немного о себе; затем задайте несколько вопросов, чтобы начать беседу. Подготовьтесь заранее, особенно если вы застенчивы. Вот примеры возможных фраз с открытыми вопросами, они помогут вам завязать диалог:

1. «Я здесь впервые и никого не знаю. Вы с кем-нибудь здесь знакомы?»

2. «Я немного стесняюсь, когда дело касается таких мероприятий. Как это обычно происходит?»

3. «Я в первый раз на одном из таких мероприятий. А вы их раньше посещали? И как они проходят?»

4. «Кажется, я видел вас на прошлом собрании. И как оно вам?»

5. «Я пришел сюда работать на прошлой неделе. Чем вы занимаетесь в компании?»

6. «Я приехал на свадьбу из города. Как вы познакомились с женихом и невестой?»

Разбор на месте

Когда я в первый раз приехала в Санта-Розу, Калифорния, я знала здесь только нескольких человек. Я пошла на одну из своих первых вечеринок в частной усадьбе, но ни один из моих немногих знакомых еще не приехал. Мне не с кем было поговорить. Я увидела одинокого мужнину, облокотившегося на холодильник. Я начала задавать ему открытые вопросы. Он просиял, когда я начала с ним разговаривать, нам обоим нравилось общаться в стороне от толпы. Позднее я узнала, что мой новый знакомый, Чарльз Шульц, создатель «Peanuts», известен как застенчивый и неразговорчивый человек. Мы завязали знакомство, которое продлилось долгие годы.