Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

• данные о работе после заполнения личного листа;

• данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия (при наличии таковой). Инициаторами составления характеристики могут быть:

• руководство предприятия;

• сам работник;

• сторонние организации;

• судебные и иные государственные органы власти.

Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:

• поручения какой-либо работы;

• повышения в должности;

• отправки в командировку;

• поиска мотивации сотрудника;

• определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств);

• совместимости с коллективом;

• прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в ________________…».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеетследующие реквизиты:

• название вида документа (характеристика);

• указание должности лица, которому выдается характеристика;

• наименование организации, выдающей характеристику;

• имя, отчество и фамилия сотрудника;

• текст;

• подписи, печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.

Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть – собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:

• его отношения к работе;

• творческого потенциала;

• работоспособности;

• дисциплинированности;

• уровня профессиональной пригодности;

• степени контактности и коммуникабельности;

• поведения в быту;

• субъективные выводы о способностях работника;

• рекомендации по использованию выявленных качеств;

• приблизительный «психологический портрет»;

• вероятностный прогноз поведения;

• иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.

Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:

• в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984–1990 гг. – работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);

• временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);

• даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);

• составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.