Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

• графа 2 – дата приема на работу, увольнения;

• графа 3 – наименование организации, структурного подразделения, работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации, затем причина увольнения;

• графа 4 – наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Если дубликат выдается по причине недействительной записи, то в него переносятся все сведения из оригинала с точностью до запятой. Каждая внесенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (руководителя предприятия), а также печатью кадровой службы (предприятия). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Если документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Таким образом, при отсутствии необходимых документов, подтверждающих стаж, его можно восстановить только на основании судебного разбирательства, работодатель не имеет права самостоятельно принимать решение по восстановлению «потерянного» трудового стажа даже в том случае, если человек все время у него работал, но подтверждающие документы не сохранились.

При массовой утрате трудовых книжек дубликат трудовой книжки выдается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с п. 34 Правил. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы на данном предприятии осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

• о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При реорганизации, изменении названия предприятия в трудовой книжке делается запись в соответствии с п. 3.2. Инструкции: без проставления нумерации в графе 3 раздела «Сведения о работе» – «Предприятие „Феникс“ с 01.10.2005 переименовано в предприятие „Оникс“». В графе 4 проставляется основание переименования (приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер).

В соответствии с Правилами в трудовую книжку также вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги (государственные награды, государственные почетные звания, почетные грамоты, другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Российской Федерации). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, не делаются.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», здесь же указываются серия и номер вкладыша. Если работнику выдан вкладыш, но об этом нет отметки в трудовой книжке, необходимо поставить на титульном листе или на лицевой стороне обложки штамп с номером и серией выданного вкладыша.

Особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Пункт 15 Правил и ст. 5.2 Инструкции четко определяют, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением п.п.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносят запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт этой статьи ТК РФ.

Некоторые предприятия при внесении записи об увольнении ссылались на ст. 80 ТК РФ. Минтруд России в Постановлении от 10 октября 2003 г. № 69 дал точную формулировку в примере «уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Поэтому сотрудники, уволенные по ст. 80 ТК РФ после 29 апреля 2003 г. (после вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек; утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), имеют право потребовать внести исправительную запись. При внесении исправительной записи необходимо указать, что запись об увольнении по ст. 80 недействительна, а ниже вписать верную запись. При этом неправильная запись не зачеркивается. Исправления должно вносить предприятие, которое указало неверное основание увольнения. Однако если уволенный работник уже работает в другой организации, то исправить ошибку вправе и сама эта организация. Внести правку она сможет, если предприятие, сделавшее неправильную запись, направит на ее имя официальное письмо, в котором попросит изменить запись в трудовой книжке бывшего сотрудника.

Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством (Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ).