Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

Часто мы не можем решить совсем маленькую задачку из-за спора за и против, идущего в нашей душе каждый раз, когда нам нужно собраться и сделать совсем маленький шаг. И чем дольше идет внутренняя борьба, отнимающая все силы, тем меньше их остается для самого действия – первого шага.

Способ решения мелких неприятных дел

У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра делать одно маленькое неприятное дело. Начав с решения одной небольшой задачи, мы обеспечим себе хорошее настроение на весь день: действительно, ведь ничего страшного не произошло, мы просто победили одну маленькую «лягушку», и нам есть чем гордиться. Про остальных «лягушек» мы в этот день не вспоминаем – их очередь придет в следующие дни. Если же мы будем откладывать решение съесть «лягушку» «на потом», то она весь день будет маячить перед нами, отравляя все настроение.

Дмитрий Витер, один из участников ТМ-сообщества и автор статей по тайм-менеджменту, делится своим опытом решения мелких неприятных задач, позволяющим быстро, без колебаний и сомнений принимать решения.

Принять решение без сомнений Еще в школе, благодаря чтению модного тогда Карнеги, мне запомнился термин «ограничение беспокойства». Суть его в том, что вы заранее планируете, как долго будете принимать решение. После чего решение должно быть принято по заранее составленному плану или выбрано наугад. В жизни я многократно прибегал к этому методу. Если маршрутка не придет в течение 20 минут (и ни минутой больше!), я буду ловить машину. Если я в течение пяти минут не приму решение о том, идти ли мне на комедию или на боевик, пойду на боевик. Если я не напишу эту статью до конца мая, то брошу эту затею. Сам факт наличия ограничения (пусть и «искусственного») дисциплинирует и помогает определиться с решением. Этот метод также является отличным способом «борьбы с беспокойством», сокращая мучительное время принятия решения. Нередко в магазинах сувениров вижу «деловую игрушку»: волчок или кубик с надписями «Да», «Нет», «Отложить» и т. д. Не такая уж бесполезная вещь, если вдуматься. Да, жизненно важные вопросы решать таким образом нельзя. Но если речь идет о сравнительно простой задаче, то такой способ принятия решения сэкономит вам время. Ведь его стоимость может превысить стоимость самого решения, которое вы за это время принимаете[52].

Преимущества использования способа работы с мелкими задачами-«лягушками»:

• дает возможность чувствовать себя победителем весь день;

• избавляет от чувства тревоги: съеденная «лягушка» не маячит целый день на горизонте;

• снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело выполняю, а всего лишь избавляюсь от «лягушки»;

• позволяет быстро принять решение, не тратя силы и энергию на сомнения, а время – на переживания;

• не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы.

Контроль за исполнением с помощью «Таблицы ежедневных дел»

Из главы «Обзор задач и его роль в принятии решений» вам уже знаком такой инструмент тайм-менеджмента, как «Таблица регулярных задач».

Напомним, в чем заключается ее суть: по вертикали вы вписываете все регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение какого-либо дела плюсом или ставите прочерк, если сегодня до этого дела «не дошли руки».

Такая таблица идеально подходит для осуществления контроля за ходом выполнения задач («бифштексов» и «лягушек»), помогает ежедневно мотивировать себя на их выполнение и не дает ни о чем забыть (таблица 6.3).

Анализ таблицы занимает несколько секунд – если в графе стоят регулярные отметки о выполнении дела, вам не следует заострять на нем внимание. Если же появилось несколько отметок о невыполнении, стоит отнестись к этой задаче более серьезно. Такой простой анализ дает сильный мотивационный импульс к ее выполнению.

Важно учитывать и место, куда вы поместите свою таблицу. Целесообразнее всего положить или прикрепить ее так, чтобы в течение дня несколько раз просматривать список текущих дел. Подобными местами могут быть ежедневник, рабочий стол, доска планирования, стена рядом с компьютером и т. д.

Можно совмещать выполнение ежедневных дел с принципом промежуточных радостей. Это означает, что вы обещаете сами себе за регулярное выполнение обязательных, но, возможно, не очень приятных дел какие-нибудь небольшие награды, которые будут стимулировать вас на достижение намеченных целей. Например, за каждые 15 съеденных «лягушек» можно вознаградить себя походом в кино, а за каждые десять «бифштексов» – побаловать часом общения в чате.

Приведенная таблица при условии, что вы будете видеть ее несколько раз в день, напомнит вам о выполнении тех или иных задач, чаще всего рутинных, решение которых не требует особых временных затрат или усилий, но постоянно перекладывается и переносится.

Основные выводы

1. При распределении нагрузки важно учитывать влияние на человека биоритмов и выстраивать свой рабочий день в соответствии с ними.

2. Эффективный отдых – залог продуктивной работы. Он должен быть спланированным, ритмичным, с максимальной степенью переключения и сменой контекста.

3. Мотивировать себя на работу можно с помощью различных приемов: «якорения», выполнения несложных технических операций, вознаграждения себя за выполнение определенного объема работы, а также методов «швейцарского сыра» и «будильника».

4. Крупные, трудные задачи-«слоны» удастся решить, если разделить их на «бифштексы», а также с помощью метода «швейцарского сыра». С мелкими делами-«лягушками» можно справиться, выполняя их по одному каждый день с утра.

Контрольные вопросы

1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?

2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?

3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным? Назовите их.

4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?

5. Что такое творческая лень? Она полезна или является недостатком?

6. Как называются крупные неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

7. Как называются мелкие неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

8. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.

9. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного»?

10. В чем заключается суть метода «швейцарского сыра»?