Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда-нибудь заняться, будь у вас время, деньги и желание? Предлагаю вам составить свой список «Когда-нибудь/может быть». К типичным категориям относятся:

• вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;

• хобби, которыми можно заняться;

• навыки, которые стоит освоить;

• грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;

• одежда и аксессуары, которые стоит купить;

• игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;

• поездки, которые стоит совершить;

• организации, в которые нужно записаться;

• служебные проекты, в которых стоит поучаствовать;

• вещи, которые стоит увидеть и сделать.

Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (т. е. с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в список «Когда-нибудь/может быть». Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение нескольких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.

Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.

Аристотель Особые категории в списке «Когда-нибудь/может быть»

Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, которые подразумевают возможность осуществления массы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.

• Пища — рецепты, меню, рестораны, вина.

• Занятия с детьми.

• Книги, которые нужно прочесть.

• Компакт-диски, которые нужно купить.

• Видеокассеты, которые стоит купить или взять напрокат.

• Культурные мероприятия.

• Интересные подарки.

• Идеи по садоводству.

• Сайты.

• Интересные маршруты выходного дня.

• Идеи для деловых встреч.

• Идеи для вечеринок.

• Идеи — разное (вы не знаете, куда еще их поместить!).

Списки подобного типа могут стоять на пересечении категорий справочного материала и «Когда-нибудь/может быть». К справочным сведениям их можно отнести, поскольку вы можете просто собирать и добавлять в список названия хороших вин, ресторанов или книг, а к классу «Когда-нибудь/может быть» — потому что у вас будет возможность регулярно обращаться к списку, чтобы в определенный момент вспомнить об одном ли нескольких проектах.

В любом случае, в этом состоит еще одна серьезная причина, по которой стоит завести организационную систему, позволяющую легко и просто фиксировать идеи, способные придать вашей жизни значимость и разнообразие, не замусоривая свой разум и рабочее пространство нерешенными и незавершенными проблемами.

Угроза появления папок и стопок «Отложить для последующего ознакомления»

Многие создают стопку, папку или целый ящик под названием «Отложить для последующего ознакомления», которое в общих чертах подходит под определение категории «Когда-нибудь/возможно». Они говорят себе: «Когда будет время, возможно, мне захочется этим заняться», и папка «Отложить для последующего ознакомления» кажется самым подходящим местом для таких материалов. Лично я не рекомендую создавать подсистемы данного типа, поскольку практически в каждом из случаев, с которыми я сталкивался, клиент «откладывал» материал, но так и не возвращался к нему: стопка приводила его в замешательство и вызывала подсознательное внутреннее сопротивление. Категория «Когда-нибудь/может быть» теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Также есть существенная разница между эффективным инструментом, таким как папка «Когда-нибудь/может быть», и некой безразмерной емкостью для «рутины». Как правило, значительную часть рутинного материала нужно сразу выбросить, какие-то сведения следует перенести в категорию «Прочесть/просмотреть», какие-то — в раздел справочной информации, а некоторые данные нужно поместить в календарь или памятную книжку, чтобы вернуться к ним через месяц или в начале следующего квартала, причем определенные документы могут предполагать дальнейшие активные действия с вашей стороны. Не один раз, проработав чей-то ящик (или папку) «Отложенного для последующего рассмотрения» материала, я обнаруживал, что там ничего не осталось!

Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для размещения напоминаний о делах, которые вы можете наметить на будущее. Большинство людей, которых я тренировал, были очень далеки от максимальной эффективности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря — хранение информации, привязанной к конкретному дню. Эта категория может включать целый ряд данных, но один из наиболее творческих способов развить указанное направление применения календаря — вносить туда дела, которые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться к ним позднее. Вот несколько из многочисленных примеров данных, которые можно заносить в календарь.

• «Спусковые механизмы» для активизации проектов.

• Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

• Катализаторы принятия решений.

«Спусковые механизмы» для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то можно выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует поместить в ячейку календаря, предназначенную для напоминаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типичными примерами таких проектов являются:

• Специальные мероприятия, которые следует проводить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т. д.).

• Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести «ежегодную конференцию по продажам» в список проектов?).

• Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и культурных мероприятиях, в которых вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это «приближение», и поместите соответствующее напоминание под нужной датой — например: