Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

«Ролодексы» и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нужно держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная информация всех типов — номера домашних, рабочих, мобильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, любимых винах и блюдах и т. д. В более официальной рабочей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокнотов, которые продавались на протяжении последних пятидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется никаких действий — это только информация, доступ к которой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших индивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о намеченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут определены и упорядочены в списки напоминаний, телефонные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколько информации нужно хранить, где и на каких носителях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становится все легче применять и подсоединять к большим базам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в зависимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный вопрос не является ключевым, поскольку все ваши проекты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный материал в любой форме представляет собой данные, которые нужно зафиксировать и сделать доступными в соответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единственный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блокнот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных мероприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процессе работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходимости всегда найти в Интернете? Если информация понадобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного материала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить проблемы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упорядочения и сортировки необходимого объема ссылочного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью полученной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

Последняя проблема в рамках системы организации заключается в том, как отслеживать задачи, которые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до проектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномасштабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища «замороженных» дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (может быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, которые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки «Когда-нибудь/может быть» различного рода, оставлять напоминания в календаре или «памятной книжке».

Весьма вероятно, что, полностью расчистив все закоулки своего сознания при сборе содержимого мысленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. «Изучить испанский язык», «купить лошадь для Марси», «покорить гору Вашингтон» и «построить коттедж для гостей» — типичные проекты, относящиеся к данной категории.

Если вы еще не создали список «Когда-нибудь/может быть» в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, — этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.

Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировосприятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка «Когда-нибудь/может быть» может внести массу интересных приключений в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный принцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту начались для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины, есть два обильных источника замыслов для списка «Когда-нибудь/может быть»: речь идет о вашем воображении и списке текущих проектов.