Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в качестве напоминания о том, что нужно достичь определенного результата. После этого следует поместить последовательность действий и ожидания в соответствующие списки напоминаний. Наконец, когда приходит время физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадобиться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутствующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах — эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специальных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабочем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию — в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взглянуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по проекту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посоветовать вам завести папку, озаглавленную «Новый дом», где содержатся все планы, подробные описания и заметки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта «Закончить обновление дома» в списке проектов, достаньте папку «Новый дом» и просмотрите все свои записи, чтобы убедиться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, передавать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова, во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специальные папки и/или программы управления контактами, такие как Act! для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой просто факты или исторические данные, которые нужно хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоминания о действиях, необходимых для развития отношений. Данные второго типа эффективнее было бы организовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я пользуюсь программой Act! благодаря единственному преимуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоминание об этом хранится в моем списке «Звонки».

В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову часто будут приходить идеи по проектам, которые не обязательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию «сопутствующих материалов» и могут представлять собой что угодно: от планов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых компонентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?

Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного проекта, предмета или темы.

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся сведения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более обширные объемы тематического материала. У большинства профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление заметок к пунктам списка, организация цифровой информации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организационных программ позволяют прикрепить электронную «заметку» к списку или календарю. Если вы храните список проектов на компьютере, то можете перейти к проекту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему «заметку» в цифровом формате и впечатать туда идею — это прекрасный способ фиксации проектного мышления «на обратной стороне конверта». Если ваш список проектов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклеющийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана проблема. В любом случае не забывайте взглянуть на прикрепленные данные, когда будете просматривать проект, чтобы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по проектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка «@Действия»: например, заведите список под названием «@Проекты»). Если вы еще не завели более подробной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользуется программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети.[10] Имеет смысл ознакомиться с базами данных некоторых других типов, присутствующих на рынке, — даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомиться с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложения, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фиксирования идей «на обороте конверта».

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, посвященной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный подход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую систему сортировки — заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущество бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот среднего формата, в начале которого был расположен список проектов, а в конце — перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.