Системное решение проблем - Юрий Лапыгин

Запланированные действия нужно задать полно и точно, в противном случае ожидаемых результатов достичь не удастся. Для этого необходимо обозначить конечную и промежуточные цели, определить адекватные им действия и их последовательность. Важно определить в измеримых величинах, что явится успешным результатом каждого из действий, и включить эти детали в план.

Действия могут совершаться последовательно или параллельно. Разумно использовать диаграмму (график) для представления последовательности действий и их вклада в достижение конечной цели. Это помогает показать согласование различных действий и выявить области возможных конфликтов. Действия должны быть подогнаны друг к другу максимально плотно для предотвращения потерь ресурсов, при этом необходимо предусмотреть некоторый запас времени для наложения их друг на друга.

Планирование создает основу для контроля и управления. Одним из элементов планирования выступает процесс определения опорных (реперных) точек реализации решения, которые помогают не сбиться с выбранного направления по достижению поставленной цели. Кроме того, опорные точки позволяют выделить стадии работ, что, в свою очередь, помогает определению их содержания.

Подразделение реализации на стадии позволяет разделить крупную задачу на более мелкие. Решение мелких задач находится быстрее и легче, а реализация решений протекает под лучшим контролем.

Но для сложных решений линейная структура стадийных планов не подходит, поэтому вводится сетевое планирование.

Преимущество сетевых планов заключается еще и в том, что в них:

• упорядочиваются логически сами работы и отдельные действия;

• для каждой отдельно взятой задачи можно определить и контролировать результаты и затраты ресурсов;

• могут быть выделены планы сроков и издержек;

• заложена основа для промежуточного контроля;

• иерархическое построение задач позволяет рационально распределить обязанности и роли участников процесса реализации решения.

Структурный план разделяет всю работу на отдельные элементы и обозначает связи между ними. Упрощенный пример структурного плана представлен на рисунке 16.4.

Процессуальный план представляет собой дальнейшую разработку и детализацию структурного плана. Для этого элементарные действия структурного плана следует выстроить в логической и временной последовательности. В результате становится ясно: кто, когда и что конкретно должен делать и как отдельные действия зависят друг от друга.

В качестве примера в табл. 16.1 представлена гистограмма процесса написания книги на заданную тему работниками кафедры университета.

Таблица 16.1

Гистограмма процесса по проекту: «Написание книги «Стратегическое развитие вуза»

На практике в случае реализации сложного решения процессуальный план выполняется в виде сетевого. В остальных случаях его можно представить в виде столбиковой диаграммы (гистограммы).

Важный этап в планировании заключается в определении срока реализации решения. График работ лучше всего выстроить в виде таблицы, где отмечается дата начала и окончания работ по решению элементарных задач. Другой вариант отражения сроков выполнения работ может быть представлен гистограммой.

Должно быть определено не только количество необходимых ресурсов, но и их сочетание, а также поставщики и условия поставки этих ресурсов.

При расчете ресурсов важно не допустить их недооценки. Нехватка ресурсов может сорвать реализацию полностью. Иногда приходится адаптировать план действий к ожидаемому наличию ресурсов.

При выработке и оценке своего решения вы рассмотрели зоны риска и возможные побочные эффекты. Вы изменили его, пытаясь минимизировать негативные последствия.

Определение ресурсов, требуемых для выполнения работ, целесообразно выполнить с учетом следующих замечаний:

• данные, полученные на ранних стадиях реализации решения, требуют уточнения по мере приближения к этапу расчета потребных ресурсов;

• метод определения размера ресурсов не может быть единственным, а должен позволять проводить встречную проверку;

• используемая для расчетов информация всегда не полна и не может быть абсолютно точной;

• необходимо учитывать временные издержки на подготовку и проведение рабочих заседаний по работе над реализацией решения;

• планировать необходимо с запасом (например, между окончанием одной работы и началом другой оставлять в запасе один-два дня);

• примерно 5 % потребных ресурсов могут быть списаны на непредвиденный простой в силу многофакторности внешней среды и изменений внутренней среды самой организации;

• в ходе работы расчеты будут периодически корректироваться.

Планирование издержек в управлении процессом реализации решения проявляется в составлении сметы, которая позволяет:

• включить издержки в бюджет организации в целом;

• оценить альтернативные варианты реализации решений;

• дать представление об эффективности процесса реализации;

• оценить динамику самого процесса;

• сформировать сценарные варианты реализации решения.

Нужно определить вероятность наступления негативных событий, связанных с реализацией намеченного плана, и разработать контрмеры. Хотя, как свидетельствуют законы Мерфи, если что-то плохое может произойти, оно непременно произойдет.[75]

Следует выяснить все, что может пойти неправильно, проанализировать детали и оценить последствия:

• если это произойдет, то каковы будут последствия?

• насколько последствия серьезны?

• какова их относительная серьезность?

• какова вероятность того, что это произойдет (низкая, средняя или высокая)?

Необходимо определить, каким образом можно выявить проблемы на самом раннем этапе их проявления, например, путем обнаружения неожиданных колебаний в прогнозируемых событиях. Для прогнозируемых проблем надо разработать контрмеры по устранению причин либо меры по минимизации их последствий.

Следует включить в план наиболее значимые контрмеры для эффективной борьбы с причинами возникновения возможных проблем.

Для реализации решений, протяженных во времени, необходимо указать, как будет осуществляться мониторинг и управление реализацией принятого решения. Необходимо не только реализовывать план, но и принимать надлежащие меры в случае существенных отклонений от него. Для этого необходимо выделить действия, которые требуют контроля и мониторинга, и определить этапы, на которых следует измерять ход реализации решения. Поэтому следует точно указать, достижение каких результатов ожидается на основных этапах плана, а также как и кем будут измеряться полученные результаты.