Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Соломон

Большинство стратегических сессий проводится в офисных зданиях или отелях. Но стоит рассмотреть менее очевидные варианты. Мы проводили стратегические совещания в ночных клубах, на круизном лайнере, в VIP-ложе бейсбольного стадиона, в галерее искусств и даже в монастыре. Несмотря на то что выбор нестандартных мест потребует больших усилий в плане логистики, они несут в себе элемент сюрприза и подчеркивают тему совещания.

Одним из эффективных способов использования механизма обмена знаниями является наглядная запись в хронологической последовательности всех важных тенденций и событий. На стратегическом совещании по вопросу долгосрочных инвестиций команда Фонда Рокфеллера представила хронологию событий за десять лет, приведших к возникновению этой сферы деятельности. Команда проекта также предложила участникам дополнить картину историями из своего опыта, наподобие создания граффити на стенах. Это позволило участникам представить свою деятельность как часть общей картины.

При разработке стратегических совещаний меньше всего внимания уделяется музыке. Между тем, она может создавать у участников ощущение продвижения вперед, а также разбивать совещание на части. Необходимо подобрать мелодии, гармонирующие с общим настроем совещания и культурными особенностями группы участников.

Бывает, что организации функционируют изолированно и замкнуты лишь на себе. Один наш коллега на стратегическом совещании по вопросу работы с клиентами помог его участникам выйти за границы этого замкнутого пространства таким образом: во время перерывов он включал запись звонков, поступающих в контактный центр, в качестве фонового «белого шума». Джервейс Томпкин из Gensler сделал нечто похожее. Он поставил в зале вырезанные из картона фигуры в человеческий рост значимых для совещания персон, которые на нем не присутствовали. Этот шаг помог преодолеть известный феномен, о котором говорится: «С глаз долой, из сердца вон».

Деятельность небольших групп будет более продуктивной при наличии у них наглядных таблиц (макетов) или карт процесса. Консалтинговая группа Grove называет их «графическими руководствами». Разнообразные руководства в большом количестве представлены на сайте компании (www.grove.com). Их можно использовать либо в готовом виде, либо как источник вдохновения для создания собственных «графических руководств».

Иногда имеет смысл создать для совещания фирменный знак. Он не должен быть замысловатым или дорогостоящим. Для этой цели вполне подойдет логотип. Создание наглядного изображения темы совещания или соответствующая цветовая гамма помогут объединить все части вашей программы.

Раздача участникам игрушек, таких как йо-йо, пластилин и т. п., может быть очень милым штрихом, помогающим создать творческую атмосферу. Но при этом также возникает риск превратить совещание в нечто несерьезное. Несмотря на то что творческий подход к решению проблем подразумевает наличие игрового элемента, далеко не всегда для этой цели подходят игрушки. Постарайтесь придумать другие способы стимулировать творческое начало присутствующих.

Скотт Дорли и Скотт Уитхофт «Создайте пространство: как подготовить почву для креативного сотрудничества» (Make Space: How to Set the Stage for Creative Collaboration), изд-во Wiley, 2012. Два автора выполнили очень почетный и очень сложный проект – спроектировали здание Института дизайна в Стэнфорде. В этой книге рассказывается о приемах создания рабочих мест, способствующих творческому процессу.

Нэнси Дуарте «Slide: ology. Искусство создания выдающихся презентаций»[29]. Ценное руководство по созданию увлекательных, а не скучных слайдов и других материалов, в которое входят уроки как для новичков, так и для профессионалов.

Стивен Фью «Покажи мне цифры: создание таблиц и графиков» (Show Me The Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten), изд-во Analytics Press, 2012, и «Теперь вы можете это увидеть: простые методы визуализации для количественного анализа» (Now You See It: Simple Visualization Techniques for Quantitative Analysis), изд-во Analytics Press, 2009. Замечательный обзор методов визуализации данных, основанный на фундаментальных работах Эдварда Тафти и представленный в доступной форме.

Дональд Норман «Дизайн привычных вещей»[30]. В своей работе, посвященной классическим ошибкам дизайнеров, Норман проникает в тайну того, почему вещи либо вызывают у нас восторг, либо доводят до отчаяния.

Гарр Рейнольдс «Искусство презентаций. Идеи для создания и проведения выдающихся презентаций»[31]. Книга-бестселлер рассказывает об эффективном способе донесения материала презентации до аудитории за счет достижения большей простоты и использования повествовательной формы изложения и наглядных материалов.

Дэн Роэм «Бла-бла-бла. Что делать, когда слова не работают». В своей первой книге «Визуальное мышление»» Роэм показал, как простые наброски могут ускорить процесс нахождения креативных решений. Эта книга более детально описывает, как визуальное мышление способствует возникновению продуктивного диалога между участниками совещания.

Дэвид Сиббет «Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы»[32]. Дэвид Сиббет – отец визуальной фасилитации, которая заключается в визуальном запечатлении в режиме реального времени групповых обсуждений и дискуссий. В его книге описываются основные методы данного процесса и много полезных для проведения стратегических совещаний приемов.

5. Сделайте сессию незабываемым опытом

Большинство людей готовятся к стратегической сессии, как к важной встрече, вместо того чтобы рассматривать ее как нечто совсем иное.

Они подходят к планированию, как и авиадиспетчеры, стараясь организовать «посадочные полосы» для рассмотрения различных вопросов в насыщенной повестке дня.

Если вы хотите генерировать получение незабываемого опыта – а не просто отштамповать повестку дня – вам следует мыслить иначе. Снимите с головы наушники авиадиспетчера и попробуйте роль диджея, подбирающего сет-лист, который зарядит участников энергией, расскажет им историю и запомнится навсегда.

Многие люди рассматривают «переживание», положительный опыт как некий дополнительный бонус – представляя его как проведение совещания с последующим ужином в хорошем ресторане или поиск отличного места для выездной встречи, или как красивое оформление раздаточных материалов для совещания. Но в рамках стратегической сессии переживание, впечатление, полученный опыт значат куда больше. Они вовлекают участников в интеллектуальный и эмоциональный процесс.

При разработке стратегического совещания необходимо повысить уровень активного обучения, эмоционально (а не только интеллектуально) вовлечь участников в процесс и создать линию повествования. Проделайте эту работу максимально хорошо, и вы подарите участникам переживание, ведущее к генерированию новых идей и эффективным действиям.

«Опыт – лучший учитель» – возможно, это уже избитое, но очень верное выражение. В зависимости от ваших целей, правильным опытом может стать военная игра, сценарное планирование, рабочее совещание, обучение с «глубоким погружением», настроенное на пользователя имитационное моделирование или какие-то другие варианты. Но это точно не должна быть стандартная встреча, наполненная слайдовыми презентациями.

Все стратегические сессии предполагают как достижения (возможности), так и переживания (риски), и группа может оказаться в большей степени мотивирована двигаться в ту или иную сторону. Хорошо спланированная сессия обеспечивает отличный баланс между двумя этими направлениями, в зависимости от того, что нужно в конкретной ситуации и для достижения поставленных целей.

Стратегические сессии подразумевают наличие компромисса, который мы называем парадоксом комфорта. Творческий подход проявляется в том случае, когда удовлетворены базовые потребности людей и они не испытывают стресс. Но появлению новых идей всегда предшествуют определенные разногласия. Подумайте заранее над тем, что может заставить участников чувствовать себя комфортно во время совещания, а что может вызвать дискомфорт.