Аутосорсинг и управление проектами - Андрей Парабеллум

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕСА: ТРИ КИТА, СЕМЬ НОТ И ДВЕ ВЕТВИ ТРИ КИТА ПРОДАЖ

Мы продолжаем разговаривать с вами об оптимизации Вашего бизнеса. Давайте задумаемся, с чего вообще все начинается? Абсолютно верно, с продаж. А чтобы грамотно выстроить систему продаж, необходимы три составляющие: во-первых, маркетинг (в общем смысле, то есть и реклама, и пиар, и привлечение трафика и так далее); во-вторых, близко к маркетингу стоит lead generation, то есть конкретные действия по привлечению человека, который скажет: «Да, мне эта тема интересна». И наконец, третье - это сам процесс продаж, или lead conversion, - то есть непосредственная работа с людьми, заинтересованными в ваших продуктах, и использование множества различных приемов реализации товара/услуги. Итого: три части - marketing, lead generation, lead conversion.

АНАТОМИЯ БИЗНЕСА

Вам необходимо определиться с источником продаваемого. Если вы перепродаете, тогда нужен отдел покупок, если же сами производите - то отдел, контролирующий и отгрузку товара, и упаковку, и проверку документов, и контроль качества. Как только клиент покупает ваш продукт, за него уже «берется» сервисный отдел, чтобы сопроводить покупку дальнейшим обслуживанием. Перечисленные системы по своему характеру являются внешними, так как их работа направлена в большей мере на рынок. Но без внутренних систем, естественно, также не обойтись. Какие направления работы можно отнести к таковым? Безусловно, это бухгалтерия; отдел по работе с государственными органами; IT-отдел; отдел по найму и работе с персоналом. Каждый из них в комплексе с остальными составляет эффективно работающий механизм, в котором одна шестеренка подстраховывает другую. Если зубья этих «шестеренок» не подогнаны друг к другу, ждите постоянных мини-кризисов, грозящих вылиться в макси-проблемы. Чтобы такого не случилось, работа по направлениям должна подкрепляться и дублироваться аудитами, обращением к сторонним специалистам.

ЛАЙНЕР ДОЛЖЕН ДОЛЕТЕТЬ

Из таких профессионалов вполне можно создать отдельную структуру, типа security (причем не обязательно в физическом смысле). Знаете, как в самолетах - там работа любого датчика, любого элемента управления не то что дублируется, а подстраховывается и по три, и по пять раз. То есть отказал датчик - включилась аварийная система и обеспечила работу второго такого же. Вышли из строя оба прибора? Включается третий! Благодаря этому самолет долетит до места назначения и благополучно приземлится. Так же должна работать ваша security, чтобы, несмотря ни на что, в понедельник компания вновь приступила к работе и общению с клиентами. Еще одна важная тонкость: как пассажиры не подозревают о неполадках в приборах лайнера, так клиентам не должны быть видны малейшие признаки проблем, возникающих в вашей компании. В Багдаде все спокойно! Что же касается взлета вашего «лайнера», то есть порядок выстраивания внешних и внутренних систем, то если вы начинаете бизнес одни, обычно сначала налаживаются продажи, затем логистика, затем финансы. После всего этого - очередь внутренних процессов.?

ДВЕ ВЕТВИ, ИЛИ УЧИТЕ НОТЫ

Дерево каждого бизнеса делится на два больших ответвления, от которых в свою очередь отделяются более мелкие - и приносят цветы и плоды в виде денег. Первое - это системы или процессы. Второе -проекты. Как мы понимаем, что такое процесс? Если выражаться просто, то процесс - это то, что повторяется, то есть стабильное, периодическое действие. Проект же носит разовый, уникальный характер. У него есть цель, начало и конец - и львиная доля его воплощается другими людьми. Важно помнить, что НА КАЖДЫЙ ПРОЕКТ ОТВОДИТСЯ ОГРАНИЧЕННОЕ КОЛИЧЕСТВО РЕСУРСОВ. К сожалению, не все принимают это во внимание, и в итоге у них бизнес очень плохо работает. А нужно всего-то уяснить несколько правил оптимизации процессов и продвижения проектов. Взять, например, такую известную компанию, как Microsoft. У них на сегодняшний день около 10% всех человек, то есть больше пяти тысяч сотрудников являются проджект-менеджерами. А в 80-х годах у компании была проблема с тем, чтобы связать инжиниринг, development, написание программ, техническую часть с маркетингом, а получившееся - с бизнес-частью. Все потому, что три отдела очень плохо между собой ладили. До сих пор во многих организациях эти департаменты находятся на разных этажах или даже в разных зданиях, что еще усугубляет внутренние помехи для развития. Как же поступили в Microsoft? На мой взгляд, был совершен очень умный шаг: они ввели новую позицию -продакт-менеджер, или программ-менеджер, или проджект-менеджер. Этот сотрудник - один - стал ответственным за конкретный продукт, как с технической стороны, со стороны продвижения на рынок, так и со стороны продаж. То есть бизнес-юнит полностью лег на его плечи. И на мой взгляд, не будь в компании в нужное время правильно настроен проджект-менеджмент, мы бы сегодня не видели на рынке IT-индустрии эту империю. Причина всех проблем в бизнесе - то, что люди пытаются управлять проектами, не умея этого делать. Поэтому я всем рекомендую пройти хотя бы краткий курс проектного менеджмента, управления ресурсами, чарт, гант-чарты, и т.д. Это семь нот, без которых не напишешь симфоний бизнеса.

СНЕЖНЫЙ КОМ

Мы уже говорили с вами в контексте оптимизации бизнеса о разной продуктивности времени. Так вот мегапродуктивное время делится на две категории. Первая - это когда вы создаете системы и в их рамки помещаете все процессы, то есть время тратится на процессный менеджмент. Вторая - когда на проектный менеджмент. Что же может случиться с проектами? Коснемся деталей. Почему часто бизнес идет вкривь и вкось? Типичный пример: у вас есть три проекта, которые вы параллельно пытаетесь поднять и вывести в рынок. Для многих, кстати, таких одновременно может быть не три, а все тридцать. Но остановимся на этой богоугодной цифре. Далее, каждый из этих проектов занимает три недели. Если рисовать блок-схему, то проект А занимает три недели, потом проект B столько же, а потом проект C. И обычно получается, что если так, по порядку, их делать, то через три недели проект А будет запущен и вы с него начнете получать деньги; через шесть недель запустится проект B и принесет прибыль; а через девять - вы уже получаете деньги со всех трех проектов. Так вот, к сожалению, у многих начинающих проджект-менеджеров все совершенно иначе. Они начинают, сломя голову, пытаться броситься во все проекты одновременно, не расставив приоритетов. В итоге все равно начинают переключаться с одного на другое и при каждом таком переключении теряют кучу времени, а заодно - инерцию. Ведь если столкнуть снежный комок с горы и не отвлекаться, то по инерции он превратится в огромный ком. Так и вы можете завершить проект. У множества бизнесменов, и у меня в том числе, есть ряд проектов, которые сделаны на 90%, но так и не завершены. Причина этого в нашей погоне за новым. Как только появляется свежая интересная идея, все внимание и энергию мы обращаем на нее, бросая начатое и развиваемое. Появляются такие мысли: «Пока горячо, надо хвататься, а остальное уже запущено, так что может подождать…» Незакрытые предыдущие проекты - это уже снежные комья, которые катятся на вас, с каждым оборотом набирая все новые слои проблем. Попытки решать все по принципу multi-tasking приводят многие компании к серьезным трудностям с продажами и финансами.