Вдохновляющий менеджер - Джудит Лири-Джойс

Политика открытых дверей – правда или заблуждение?

«Да никаких проблем – у меня и так политика открытых дверей, и работники могут свободно обращаться ко мне по любым вопросам».

Конечно, большинство менеджеров стремятся проводить политику открытых дверей. Это чудесная идея, и когда она действительно реализуется на практике, это большое счастье для сотрудников (хотя и довольно тяжелая ноша для менеджера). Возможно, вам тоже кажется, что вы проводите в своем коллективе политику открытых дверей, но я посоветовала бы вам проанализировать, так ли это на самом деле. Прежде всего, подумайте: что выражает ваш взгляд, вся ваша фигура и манера поведения; какая энергетика от вас исходит? Я сама знала таких менеджеров, которые на словах провозглашают политику открытых дверей, а сами безвылазно сидят в кабинете, угрюмо сдвинув брови и с головой зарывшись в кипу бумаг. Найдется ли на свете хоть один человек, который рискнет шагнуть в эти «открытые» двери?

Конечно, у всех бывают трудные дни, когда нагрузка зашкаливает и очень тяжело, когда кто-то отрывает от работы. Тут вся хитрость в том, чтобы, не забывая о своей работе, всегда быть готовым прийти на помощь сотрудникам. Разумеется, вам как руководителю меньше всего хотелось бы, чтобы ваши подчиненные боролись с проблемой в одиночку, особенно если минимального вмешательства с вашей стороны достаточно, чтобы эту проблему предотвратить или, по крайней мере, значительно сократить время на ее решение.

Менеджеры часто договариваются с подчиненными о различных условных знаках:

♦ открытая дверь означает «Заходи свободно», закрытая предупреждает: «Я не хочу, чтобы меня беспокоили, если только не произошло чего-то чрезвычайного»;

♦ некоторые руководители, когда им нужно сосредоточиться, ставят на свой компьютер условленные предметы, «сигнализирующие», что они не хотят, чтобы их отрывали;

♦ один мой знакомый менеджер надевал на голову кепку-бейсболку, когда хотел показать, что он очень занят и не может отвлекаться на разговоры.

Договоритесь с членами команды, в каких случаях они могут к вам обращаться и каковы рамки их полномочий (чтобы они знали, когда им советоваться с вами, а когда – принимать решения самостоятельно). Установите соответствующие правила и, в качестве эксперимента, попытайтесь их соблюдать в течение двух-трех недель. Затем на очередном командном совещании обсудите, насколько эффективна выбранная вами схема, и, если понадобится, внесите необходимые изменения.

Возможно, эта процедура покажется вам трудоемкой, но результаты не заставят себя долго ждать. Не каждому сотруднику легко вот так, запросто, зайти к шефу и попросить о помощи – у многих это навевает воспоминания о кабинете директора школы. Но сотрудникам будет гораздо проще к вам обращаться, если вы открыто обсудите с ними этот вопрос и убедите, что всегда готовы их принять, а если в какой-то момент вас все-таки нельзя будет беспокоить, обязательно их предупредите(дадите знак).

Установите предельное число подчиненных

Наверное, вы уже убедились, что грамотное управление эффективностью – процесс весьма напряженный, и вы сможете по-настоящему добиться успеха, только если у вас будет возможность уделять достаточно внимания всем своим сотрудникам. А это значит, что вам придется ограничить количество людей, за которых вы отвечаете. Каково оптимальное число подчиненных – зависит от организации, однако все менеджеры, с которыми мне доводилось встречаться, едины в том, что оно не может превышать девяти.

А потому, если вы чувствуете, что, управляя командой численностью в 15 или более человек, лишь бессмысленно выбиваетесь из сил, подумайте, что можно сделать, чтобы сократить нагрузку Дайте прочитать эту главу своему непосредственному начальнику и обсудите с ним возможные варианты: управлять большой командой, но делать это посредственно – или же сократить нагрузку и с полной отдачей руководить небольшой группой сотрудников. Попробуйте найти нестандартный способ решения проблемы и, обсуждая этот вопрос с начальством, не забывайте о таком важном моменте, как профессиональное и личностное развитие ваших сотрудников. Я понимаю, что сократить число подчиненных будет непросто, особенно если вы работаете в компании с горизонтальной организационной структурой, однако дело того стоит: качество управления эффективностью изменится в вашей команде самым решительным образом.

«Сократите нагрузку и руководите с полной отдачей»

Так, в компании Data Connection введены ограничения, в соответствии с которыми можно иметь только по одному подчиненному на каждый палец руки. Ник Ларкин делит свое время так: приблизительно три дня в неделю он проводит с командой, а два дня посвящает своей собственной работе. Поскольку бизнес в области компьютерных технологий требует очень высокой квалификации, считается крайне важным, чтобы менеджер умел делать все то, что делает его команда, – ведь только так можно завоевать уважение таких интеллектуальных, технически образованных людей. Понятно также, что таким специалистам необходима возможность подробно поговорить с начальством о своей работе, своих замыслах и достижениях, отчего и родилась фраза «высокие технологии, высокие отношения»[13].

Я понимаю, что для многих читателей столь полное погружение в работу подчиненных кажется недостижимым идеалом, поэтому попросила Хелену Мур из компании Bromford Housing Group рассказать, как она распределяет свое время и как ей удается справляться со всеми управленческими задачами. Вот ее ответ:

«Однажды я побывала на презентации, устроенной компанией BMW. И там я узнала, что менеджер должен стремиться к такому соотношению: 90 % времени уделять руководящей и управленческой работе, а 10 % – тому, чтобы… работать над имиджем!

Я глубоко убеждена, что быть менеджером – это серьезное испытание, а потому основные мои советы таковы.

♦ Посмотрите, когда в вашем графике появится следующее «окно» и можно будет заняться планированием. Постарайтесь на это время куда-нибудь уйти из офиса и обязательно отключите мобильный телефон! Даже если вы повесите на дверь табличку: «Пожалуйста, прошу вас, умоляю, не беспокойте меня», сотрудники все равно не смогут удержаться и будут беспрерывно к вам заглядывать со словами: «А можно я только спрошу… Это всего лишь на минутку». Я знаю это по собственному опыту – сама так донимаю своего начальника!

♦ Ловите момент: если возникает выигрышная с управленческой точки зрения ситуация, используйте ее немедленно, например, скажите человеку «спасибо» или собственноручно подпишите открытку с поздравлением по какому-нибудь знаменательному случаю.