Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Две компании. Один праздник. Одна площадка.

– Знаешь, Шу, я думаю, это важно. Мероприятия отражают корпоративную культуру компании или, если ты позволишь, ее душу. Поначалу можно что-то скрыть, но вскоре основное проявится. В вежливости или хамстве, в дружеской атмосфере или соперничестве, в умении радоваться моменту или косых взглядах. Это прекрасный тест для руководителя: увидеть компанию как она есть.

Принцип также распространяется и на страны. Вы можете изо всех сил стараться сделать модный уличный праздник, но получится все равно фестиваль варенья или парад. В то же время в другой стране любой парад превратится в легкий уличный праздник, как бы вы ни старались.

Тем не менее роль мероприятий не только в этом. Меняя стиль мероприятий, вы можете демонстрировать сообществу желанные для вас изменения в компании. Например, убрав VIP-зону с мероприятия, покажете новый формат отношений с руководством. А перекрыв дороги для велопробега в городе, сделаете тонкий намек: необходимо учитывать интересы разных групп жителей.

История 117: Евентист – профессия будущего

В империи И-Го наступила зима. Беговые дорожки залили льдом, и мастер Бу вместе с близкими отправился на каток в Таганский парк.

В теплом домике у катка организовали пункт проката. Работали две кассы, но стояла одна очередь, расходившаяся на два потока уже у самых окошек. Время от времени кто-нибудь двигался сразу к окошку, минуя очередь. Это ситуация конфликта № 1.

После оплаты в кассе нужно было подойти к стойке аренды коньков. Усталая и раздраженная девушка за стойкой рассказывала каждому, как давать ей чеки: «Неужели вы не видите? Мне нужен только этот чек, а эти не нужны. Здесь же написано. Неужели трудно посмотреть?» Это ситуация конфликта № 2.

Бу обрадовался: он в очередной раз понял, что евентист – профессия будущего. Компетенции евентиста необходимы в совершенно разных сферах жизни.

И вот почему понимание пришло к нему не где-нибудь, а на катке.

1. Если один и тот же сотрудник старается объяснить каждому Клиенту одно и то же правило поведения, значит, что-то давно идет не так. Правило нужно доводить до сведения иначе, чтобы понятно стало сразу всем. Например, повесить над кассами табличку: «Обрати внимание на чек для аренды». Или задать алгоритм для кассиров: «Обрати внимание гостя на чек для аренды, пометь его маркером». Умение выстраивать понятную навигацию – компетенция евентистов, и она обязательно будет востребована в разных сферах жизни.

2. В И-Го исторически сложилась традиция стоять в очереди. Странно, что не прижились простые правила работы с ней. Любую двусмысленность в очереди определенный тип людей (free riders, или халявщики) истолкует в свою пользу, и это вечный источник конфликтов. Нельзя допускать стихийной самоорганизации очереди. Никаких самостоятельных решений стоящие принимать не должны. Правила должны быть визуализированы сверхнаглядно – с помощью разделения потоков лентами, номерков, инфографики. Накопленный опыт работы с очередями – еще один навык евентистов, делающий эту профессию актуальной в будущем.

Таким образом, оба источника постоянных конфликтов могут быть искоренены за несколько минут. Сколько таких конфликтов мы видим вокруг нас – на дорогах, в магазинах и аэропортах?

Евентисты, несомненно, войдут в будущее. Постепенно самые продвинутые из них станут проникать в соседние профессиональные сферы, делая мир более упорядоченным, позволяя людям наслаждаться коньками, а не искать правду… в очереди.

Выводы из шестой главы

• Счастье – как вирус, оно передается другим людям.

• Будущее мероприятий – в новых форматах, так как именно формат управляет и коммуникацией, и личным опытом участника.

• Творчество евентиста заключается не только в том, чтобы разработать оформление приглашений или декорации, но и в том, чтобы предложить новый способ коммуникации внутри мероприятия.

• Мероприятия всегда отражают корпоративную культуру компании или национальную культуру страны. Меняя стиль мероприятий, вы можете влиять на эту культуру.

Заключение

Последняя история

Почти все рассказанные истории основаны на реальных событиях. Большинство диалогов – тоже реальные. У каждого героя есть прототип. Мы лишь придали всему этому литературную форму.

Надеемся, что наши истории увлекли вас и натолкнули на правильные мысли. Еще лучше, если это привело к действиям и мудрым поступкам.

Мы написали эту книгу потому, что верим в мероприятия как мощный инструмент коммуникации, незаменимый способ влиять на людей, менять их поведение.

Помимо этого, мы боролись с некоторыми мифами.

1. Мероприятия – это просто. Зачастую мероприятие стоит в одном ряду с управлением государством, воспитанием детей и футболом: все знают, как и что делать правильно, а как и что – нет. Все знают, как избежать ошибки. Все знают «классную идею», которую кто-то реализовал. Надо сделать так же, это знают все!

Разница – как смотреть бокс по телевизору или стоять на ринге. Получив удар в голову, уже не так легко рассуждать с умным видом. Это тяжелый труд в области, требующей многих специальных знаний. И особого типа людей. Лучшие из них внутренне не переносят хаос в любом виде. Помните, что даже президенты пакуют подарки в ночь перед мероприятием.

2. Мероприятия – мелочь какая-то вроде шариков и клоунов. Мероприятия – многомиллиардная отрасль. В рейтинге городов по количеству международных мероприятий Москва и Санкт-Петербург находятся далеко не в первой десятке. Каждое такое мероприятие – не только дополнительный бюджет города, но и работа для тысяч специалистов. Каждый приезжающий на международное мероприятие (часто +1) тратит деньги в этом городе на проживание, на рестораны, на сувениры. В итоге экономический эффект для бюджета города и страны может достигать колоссальных цифр. Для примера посмотрите роль мероприятий в экономике Сингапура.

Но и это не все. Конференции изначально появились в научной среде как средство распространять идеи, создавать между учеными новые связи, приводящие к новым идеям и открытиям. Так что долгосрочный эффект правильно организованных мероприятий гораздо больше. Это новые идеи, новые продукты, новые компании.

Поэтому мы говорили о новых форматах, позволяющих сделать мероприятия более эффективными.

3. Мероприятия – ненужная роскошь. Вспомните пример с Говардом Шульцем, решившим провести мероприятие в самый ответственный и критический для своей компании момент. Мы привели много примеров того, как мероприятия становятся самым эффективным инструментом. Мероприятие не роскошь, если вы знаете, как им пользоваться.