Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Центральная идея в том, что группы (как в формате speed networking) меняются местами, оставляя одного человека на месте. К нему подсаживается другая группа, и они начинают обмениваться идеями. Формат позволяет одному члену маленькой группы остаться на месте, чтобы заразить идеями новую группу. Принцип, лежащий в основе knowledge cafe, – убеждение, что креатив – коллективный процесс, а большинство стоящих идей – результат творчества нескольких человек, дополнявших идеи друг друга.

Можно в дополнение сделать пространство удобным для совместного творчества, например положить на столы большие листы бумаги, чтобы участники могли визуализировать свои идеи, записывать их и, возможно, проводить связи с идеями предыдущей группы.

И если уж речь зашла о визуализации, то это также один из трендов в организации деловых мероприятий. Специальный художник следит за программой, за ходом дискуссии и в виде простой инфографики резюмирует темы на одном большом полотне. В конце мероприятия помимо большой пачки презентаций спикеров участники могут получить одну картинку, на которой отражены все ключевые идеи мероприятия.

Упомяну, пожалуй, еще об одной инновации, находящейся на стыке евентизма и театра. Специальная группа актеров и режиссер после встречи с организаторами, с руководством компании делают мини-постановку, отражающую ключевые проблемы компании или задачи, требующие коллективной работы и совершенствования. Например, кризисная ситуация в общении с Клиентом, коммуникация между отделами.

Постановка заканчивается в самый критический момент, и далее участники обсуждают, как должен повести себя тот или иной человек. Когда команда приходит к согласию, театральная постановка продолжается. Также один из слушателей может быть приглашен на сцену, чтобы заменить актера, сыграв финальную сцену. А другой желающий может сыграть ту же сцену, но иначе. Каждый раз в финале мы получаем разный итог.

Театральная постановка добавляет проблеме игровой оттенок. Очевидно, что так легче на нее взглянуть в поисках решения.

История 114: Концентрация

Мастер Бу наблюдал за гостями и за своими ощущениями на мероприятии. Вот, допустим, конференция.

Вы приходите, выпиваете чашку кофе, берете бейдж и блокнот, садитесь на стул или кресло, откидываетесь на спинку и входите в… режим мероприятия.

Вы здесь надолго, на полдня или на весь день. Это длинный путь, и вам должно быть комфортно. Вы готовы к спокойному течению мыслей. Вы расслабились, погрузились в свои раздумья. Вы готовы сделать все, кроме того, чего от вас ждут организаторы.

По сути, одна из целей организаторов – концентрация. Мы хотим, чтобы наши гости были сконцентрированы на мероприятии, которое мы делаем. На тех элементах, куда мы вложили свои силы, идеи и деньги.

В то же время, мы это знаем, у аудитории свои планы. Мысли о чем-то личном, о собаке или новой машине, об отношениях и здоровье, о проблемах на работе. Наша аудитория, будучи формально «здесь», чаще всего очень далеко. Часть нашей работы – контроль за вниманием аудитории, какое бы мероприятие мы ни делали.

Поэтому главный вопрос, который евентист должен задавать себе во время мероприятия: «В какой момент моя аудитория уснет и как я буду с этим бороться?»

Есть много различных способов сделать это. Можно дать множество советов. Но, пожалуй, самое главное – сделать аудиторию частью мероприятия, так, что без участия аудитории мероприятие просто не состоится.

– Что не так с этим мероприятием? Почему люди скучают? – спросили мастера Бу.

Мастер Бу ответил:

– Когда вы поставили стул, стол, пригласили спикера, а напротив посадили слушателей, дело уже почти сделано. Мы привыкли спать в этом мире. Мы привыкли, что будет как угодно, но не интересно. Но мир с лектором и слушателями – только у нас в голове.

Подумайте о направлении коммуникации. Сейчас она идет сверху вниз, от вышестоящего к нижестоящему, от главного к подчиненному, от того, кто знает, к тому, кто не знает.

Одно из главных заблуждений в области специальных мероприятий – будто они делаются ради знаний. Знания – это книги, статьи, собственные исследования. Зачем вкладывать так много сил и времени, чтобы дублировать книги? Просто вышлите распечатки с данными.

Подумайте, что коммуникация может идти горизонтально, от одного слушателя к другому. Сделайте так, чтобы слушатели общались и делились опытом друг с другом. Разбейте их на группы такой величины, чтобы были представлены разные мнения. Дайте им задания, предложите алгоритм и сценарий дискуссии. Создайте ситуацию, в которой выскажется каждый участник.

После этого направьте коммуникацию снизу вверх, и пусть каждая группа расскажет всем о своих выводах. Соберите данные с каждой группы, объедините их в понятную инфографику, презентацию, статистику. Пусть данные станут известны в президиуме.

Это как раз тот случай, когда пригодятся приложения. Для сбора данных и мнений можно использовать специальное приложение, оперативно обрабатывающее данные, чтобы уже через несколько минут показать их на большом экране в основном зале.

История 115: Мудрое замечание

Однажды Ле Ра подошла к Бу и Шу и сказала:

– Кажется, я поняла важную вещь.

– Какую, Ле Ра?

– Я знаю, когда мы ошибаемся. Когда повторяем что-то много раз и начинаем относиться к задаче как к рутине. Если же мы делаем что-то впервые, пусть задача и превосходит наш опыт, у нас получается на самом высоком уровне. Мы стараемся изо всех сил и выдаем лучший результат.

– Мудрое замечание, Ле Ра. Какой же вывод сделать?

– Не бояться проверять новичков, ведь для них наша рутина – что-то совершенно новое. В моменты рутинных проектов помнить об этом законе. И стараться делать как можно больше новых для нас проектов.

– Все верно!

История 116: Мероприятия как тест для сообщества

Однажды у компании Бу и Шу было два мероприятия подряд на одной площадке. Это был праздник Нового года для двух уважаемых компаний.

В первой компании люди пришли вовремя, принесли с собой красивую сменную обувь, повеселились и не позже полуночи спокойно разошлись. Состоялось много задушевных бесед, за столами и на сцене прозвучало много тостов и радостных лиц.

Во второй компании уже через пару часов люди начали засыпать в салате, начались курьезные танцы, а уже совсем скоро и драки. В качестве кульминации кто-то кинул напольную пепельницу в стеклянную дверь.

Две компании. Один праздник. Одна площадка.