Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

Кроме естественных биоритмов, на деятельность человека влияет огромное количество искусственных ритмов. Многие из них диктуются условиями окружающей среды, общества, а некоторые мы сознательно или неосознанно создаем сами: читаем книги или проверяем SMS-сообщения в метро, слушаем музыку в машине по дороге на работу, участвуем в ежедневных планерках, ежемесячно пишем отчеты и т. д.

Нашу подчиненность ритмам можно эффективно использовать на «макроуровне» – при планировании дня, недели, что позволяет выработать автоматизм выполнения определенных дел и задач (ежедневная уборка рабочего стола, еженедельные совещания, ежемесячная сдача отчета и т. д.). Появляется привычка, «внутреннее чувствование» момента выполнения того или иного дела; наработанный ритм сам подсказывает, что пришло время ими заняться. Преимущества такого использования ритмов: повышается эффективность выполнения задач, снижаются расходы внимания и памяти на выполнение конкретной деятельности.

Мыслями о том, как можно использовать знание своих биоритмов при составлении планов, делится Дмитрий Витер, один из авторов статей на сайте www.improvement.ru.

Вам наверняка известно, являетесь ли вы «совой» или «жаворонком», а также когда вы более продуктивны – в начале недели или вам нужна «раскачка». Зная особенности своих биоритмов, вы можете подстраивать под них свои планы. Например, если вы – «сова», не стоит назначать на утро дела, требующие высокой концентрации внимания. И если к концу недели вы обычно чувствуете себя уставшим и менее эффективным, стоит назначить важные переговоры на начало или середину недели.

Как ни странно это звучит, но планируйте ваше время под планирование. Для кого-то хорошее время – утро понедельника. Кому-то трудно планировать в офисе, особенно если с утра начинают отвлекать. В этом случае лучше заняться планированием в выходные, например вечером в воскресенье.

На микроуровне, в рамках исполнения конкретной деятельности, использование ритмов связано с созданием наиболее оптимальных ритма и темпа для выполнения конкретной задачи.

Многие творческие личности приходили к использованию внутрисуточной ритмики. По свидетельству Фукса – секретаря А. В. Суворова, режим дня генералиссимуса во время итальянской кампании в 1799 г. был таков 3 часа 30 минут – подъем, гимнастика; с 4 часов 30 минут до 8 часов – работа; с 8 до 12 часов – обед с гостями; с 12 до 17 часов – сон, причем Суворов засыпал мгновенно; с 18 часов до 19 часов 30 минут – ужин с гостями; с 19 часов 30 минут до 23 часов – работа; с 23 часов до 3 часов 30 минут – сон. Итого: работа – 5–7 часов; сон – около 9 часов; еда, беседы – 5,5 часа. В 1799 г. Суворову шел 70-й год. Ел он мало – после его обедов гости шли обедать по-настоящему. Пики и спады сдвинуты ровно на полсуток, но не сглажены, а наоборот – ярко выражены. День и ночь поменялись местами. Возможно, здесь сказалась военная специфика – внезапность и скрытность передвижения лучше всего достигаются ночью и под утро. Похожий режим принят и в американской армии.

Чтобы справиться со все убыстряющимися темпами современной жизни, в которых нам приходится существовать, необходимо иногда останавливать этот ускоряющийся бег, прерывать синхронизацию с ритмами общества и не допускать разрушения своего организма и личности. Этого можно достичь с помощью организации эффективного отдыха.

6.3. Правила организации эффективного отдыха

Отдых нам необходим: не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течение рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь такого результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха.

Правила эффективного отдыха

1. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.

Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.

Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»